La manutenzione di un sistema di gestione della sicurezza alimentare (FSMS) come FSSC 22000, SQF o ISO 22000 include la conduzione di verifiche interne per garantire che i sistemi siano implementati come previsto. I revisori interni confrontano i processi con le politiche documentate e identificano le non conformità che suggeriscono che il sistema non funziona come pianificato o soddisfa i requisiti dello standard. Lo scopo finale di un audit interno è promuovere il miglioramento continuo e misurare la conformità con il sistema documentato.
Continua a leggere per scoprire come eseguire una verifica interna di successo.
Impostazione di un audit interno
Un revisore interno è una persona formata che osserva l’interazione dei processi all’interno di un Sistema di gestione della sicurezza alimentare (FSMS) ed è responsabile di trovare prove oggettive per verificare l’implementazione efficace del FSMS. Il revisore interno esamina inoltre la conoscenza dei dipendenti della documentazione e dei requisiti del FSMS, nonché registra l’aderenza del personale ai requisiti.
Insieme ai revisori interni, le strutture devono anche designare un coordinatore di audit interno o un revisore principale per mantenere il programma di audit, assegnare i revisori e avviare gli audit. Il coordinatore collaborerà con la direzione per identificare le diverse aree che devono essere sottoposte a verifica e la frequenza di verifica. Ad esempio, uno stabilimento potrebbe suddividerlo in diverse aree di produzione, spedizione e ricezione, stoccaggio, acquisto, amministrazione e gestione. Ognuno di questi è trattato in un audit separato.
Il programma di audit identificherà la frequenza con cui ogni area viene sottoposta a audit e quando sono programmate le verifiche. La frequenza delle verifiche è determinata dall’importanza dell’area e dallo stato dell’area. L’importanza si basa sull’impatto dell’area sulla sicurezza alimentare. Ad esempio, le aree di produzione possono avere un impatto maggiore rispetto allo stoccaggio. Lo stato dell’area si basa sulle prestazioni dell’area nelle verifiche precedenti. Se un’area ha avuto numerosi risultati, deve essere verificata più frequentemente.
Le verifiche devono coprire l’intero sistema almeno una volta all’anno. I coordinatori devono verificare che un numero sufficiente di revisori sia formato e disponibile per completare il programma.
I coordinatori degli audit interni sono responsabili della creazione di un piano di audit che includa l’identificazione delle procedure soggette a audit in ogni reparto o area. Il coordinatore deve assegnare revisori imparziali all’area sottoposta a verifica.
Prima di iniziare l’audit, il revisore interno organizza una riunione di apertura con la dirigenza per discutere di come il revisore prevede di implementare l’audit. L’auditor contatta i dipendenti dell’area sottoposta a verifica e comunica quando e perché si svolge la verifica. Ciò aiuterà il personale a essere adeguatamente preparato a fornire informazioni al revisore.
Implementazione di una verifica
Durante una verifica interna, il revisore osserva il processo e le procedure relative a un’area specifica, confrontandoli con le procedure documentate e le istruzioni di lavoro. Una lista di controllo standard aiuta il revisore a garantire la valutazione dei requisiti di audit di base. Tuttavia, il revisore deve prendere appunti dettagliati per creare un rapporto più completo e personalizzato. Durante l’audit, l’auditor cerca la prova che il FSMS sta funzionando in modo efficace, pone domande, identifica le non conformità e conferma che l’azienda soggetta all’audit comprende i risultati dell’auditor.
L’auditor interno indaga sui risultati della verifica e prepara la relazione di verifica da presentare alla riunione di chiusura. Il rapporto di audit evidenzia i risultati importanti per aiutare l’azienda a migliorare il FSMS. Nella riunione di chiusura, i partecipanti discutono delle non conformità e delle azioni correttive. L’auditor prepara il file di audit e segue le azioni correttive suggerite. Se un audit scopre non conformità sostanziali, il revisore aumenta la frequenza degli audit in tale area.
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