Mantener un Sistema de Gestión de Seguridad Alimentaria (FSMS) como FSSC 22000, SQF o ISO 22000 incluye realizar auditorías internas para garantizar que los sistemas se implementen según lo previsto. Los auditores internos comparan los procesos con las políticas documentadas e identifican las no conformidades que sugieren que el sistema no funciona según lo planificado o que cumple con los requisitos del estándar. El propósito final de una auditoría interna es impulsar la mejora continua y medir el cumplimiento del sistema documentado.
Continúe leyendo para aprender cómo realizar una auditoría interna exitosa.
Configuración de una auditoría interna
Un auditor interno es una persona capacitada que observa la interacción de los procesos dentro de un Sistema de gestión de seguridad alimentaria (FSMS) y es responsable de encontrar evidencia objetiva para verificar la implementación efectiva del FSMS. El auditor interno también examina el conocimiento de los empleados sobre la documentación y los requisitos del FSMS, así como también registra el cumplimiento de los requisitos por parte del personal.
Junto con los auditores internos, las instalaciones también deben designar un coordinador de auditoría interna o auditor principal para mantener el cronograma de auditoría, asignar auditores e iniciar auditorías. El coordinador trabajará con la gerencia para identificar las diferentes áreas que deben auditarse y la frecuencia de las auditorías. Por ejemplo, una instalación puede dividir la instalación en varias áreas de producción, envío y recepción, almacenamiento, compra, administración y gestión. Cada uno de estos se cubre en una auditoría separada.
El cronograma de auditoría identificará con qué frecuencia se audita cada área y cuándo se programan las auditorías. La frecuencia de las auditorías está determinada por la importancia del área y el estado del área. La importancia se basa en el impacto del área en la seguridad alimentaria. Por ejemplo, las áreas de producción pueden tener más impacto que el almacenamiento. El estado del área se basa en el desempeño del área en auditorías anteriores. Si un área ha tenido numerosos hallazgos, debe auditarse con más frecuencia.
Las auditorías deben cubrir todo el sistema como mínimo una vez al año. Los coordinadores deben verificar que haya suficientes auditores capacitados y disponibles para completar el cronograma.
Los coordinadores de auditoría interna son responsables de crear un plan de auditoría que incluya la identificación de procedimientos sujetos a auditoría en cada departamento o área. El coordinador debe asignar auditores imparciales al área que se audita.
Antes de comenzar la auditoría, el auditor interno realiza una reunión de apertura con la gerencia para analizar cómo planea implementar la auditoría. El auditor se comunica con los empleados del área que se está auditando y comunica cuándo y por qué se está llevando a cabo la auditoría. Esto ayudará al personal a estar adecuadamente preparado para proporcionar información al auditor.
Implementación de una auditoría
Durante una auditoría interna, el auditor observa el proceso y los procedimientos relacionados con un área específica, comparándolos con procedimientos documentados e instrucciones de trabajo. Una lista de verificación estándar ayuda al auditor a garantizar que se evalúen los requisitos básicos de auditoría. Sin embargo, el auditor debe tomar notas detalladas para crear un informe más completo y personalizado. A lo largo de la auditoría, el auditor busca evidencia de que el FSMS está funcionando de manera efectiva, hace preguntas, identifica no conformidades y confirma que el auditado comprende los hallazgos del auditor.
El auditor interno investiga los resultados de la auditoría y prepara el informe de auditoría para presentarlo en la reunión de cierre. El informe de auditoría destaca hallazgos importantes para ayudar a la compañía a mejorar el FSMS. En la reunión de cierre, los participantes analizan las no conformidades y las medidas correctivas. El auditor prepara el archivo de auditoría y realiza un seguimiento de las acciones correctivas sugeridas. Si una auditoría descubre no conformidades sustanciales, el auditor aumenta la frecuencia de las auditorías en esa área.
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