A manutenção de um Sistema de Gestão de Segurança Alimentar (FSMS), como FSSC 22000, SQF ou ISO 22000, inclui a realização de auditorias internas para garantir que os sistemas sejam implementados conforme pretendido. Os auditores internos comparam processos com políticas documentadas e identificam não conformidades que sugerem que o sistema não está operando conforme planejado ou atendendo aos requisitos da norma. O objetivo final de uma auditoria interna é impulsionar a melhoria contínua e medir a conformidade com o sistema documentado.
Continue lendo para saber como realizar uma auditoria interna bem-sucedida.
Configuração de uma auditoria interna
Um auditor interno é um indivíduo treinado que observa a interação de processos dentro de um Sistema de Gestão de Segurança Alimentar (FSMS) e é responsável por encontrar evidências objetivas para verificar a implementação eficaz do FSMS. O auditor interno também examina o conhecimento dos funcionários sobre a documentação e os requisitos do FSMS, bem como registra a adesão da equipe aos requisitos.
Juntamente com os auditores internos, as instalações também devem designar um coordenador de auditoria interna ou auditor líder para manter o cronograma de auditoria, atribuir auditores e iniciar auditorias. O coordenador trabalhará com a gerência para identificar as diferentes áreas que devem ser auditadas e a frequência da auditoria. Por exemplo, uma instalação pode dividi-la em várias áreas de produção, envio e recebimento, armazenamento, compra, administração e gestão. Cada uma delas é coberta em uma auditoria separada.
O cronograma de auditoria identificará com que frequência cada área é auditada e quando as auditorias são programadas. A frequência das auditorias é determinada pela importância da área e o status da área. A importância é baseada no impacto da área na segurança alimentar. Por exemplo, as áreas de produção podem ter mais impacto do que o armazenamento. O status da área é baseado no desempenho da área em auditorias anteriores. Se uma área tiver tido vários achados, ela deve ser auditada com mais frequência.
As auditorias devem cobrir todo o sistema no mínimo uma vez por ano. Os coordenadores devem verificar se há auditores suficientes treinados e disponíveis para concluir o cronograma.
Os coordenadores de auditoria interna são responsáveis por criar um plano de auditoria que inclua a identificação de procedimentos sujeitos à auditoria em cada departamento ou área. O coordenador deve designar auditores que sejam imparciais à área que está sendo auditada.
Antes de iniciar a auditoria, o auditor interno realiza uma reunião de abertura com a gerência para discutir como o auditor planeja implementar a auditoria. O auditor entra em contato com os funcionários da área que está sendo auditada e comunica quando e por que a auditoria está ocorrendo. Isso ajudará a equipe a estar adequadamente preparada para fornecer informações ao auditor.
Implementação de uma auditoria
Durante uma auditoria interna, o auditor observa o processo e os procedimentos relacionados a uma área específica, comparando-os com procedimentos documentados e instruções de trabalho. Uma lista de verificação padrão ajuda o auditor a garantir que os requisitos básicos de auditoria sejam avaliados. No entanto, o auditor deve fazer anotações detalhadas para criar um relatório mais completo e personalizado. Durante toda a auditoria, o auditor procura evidências de que o FSMS está funcionando de forma eficaz, faz perguntas, identifica não conformidades e confirma que o auditado entende as descobertas do auditor.
O auditor interno investiga os resultados da auditoria e prepara o relatório da auditoria para apresentar na reunião de encerramento. O relatório de auditoria destaca descobertas importantes para ajudar a empresa a melhorar o FSMS. Na reunião de encerramento, os participantes discutem não conformidades e ações corretivas. O auditor prepara o arquivo de auditoria e acompanha as ações corretivas sugeridas. Se uma auditoria descobrir não conformidades substanciais, o auditor aumentará a frequência das auditorias nessa área.
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