Le rôle des audits internes dans la certification SQF

Les audits internes sont l’un des outils les plus précieux de votre boîte à outils SQF. Bien qu’ils soient souvent considérés comme un point de contrôle de pré-certification, leur véritable objectif est plus profond : évaluer de manière proactive l’efficacité de votre système, découvrir les lacunes en matière de conformité et favoriser une culture d’amélioration continue bien avant qu’un auditeur externe ne marche sur le site.

Le Code SQF exige des audits internes dans le cadre des activités de vérification d’un site. Mais la manière dont ces audits sont exécutés et dont vous répondez aux conclusions peuvent faire la différence entre un processus de certification fluide et un cycle d’actions correctives coûteuses.

Ce qu’un audit interne efficace doit couvrir

Un audit interne réussi va au-delà de la vérification d’une liste de conformité. Il doit :

• Évaluer chaque clause du code SQF applicable (sécurité alimentaire, qualité ou fondamentaux), y compris les exigences spécifiques au secteur.
• Incluez des entretiens avec les employés à tous les niveaux, des travailleurs de première ligne aux superviseurs, pour évaluer la compréhension et la sensibilisation.
• Effectuer des observations sur le terrain dans les différents services et équipes pour s’assurer que les pratiques sont alignées sur les procédures.
• Examiner les dossiers et la documentation couvrant au moins 30 à 60 jours d’opérations, y compris les journaux de surveillance, les vérifications et les formulaires de formation.
• Évaluer les actions correctives et préventives (CAPA) provenant d’audits internes antérieurs, d’inspections réglementaires ou de réclamations de clients.

Les audits doivent être segmentés par élément du système, tel que :

• Engagement et examen de la direction
• Contrôle des documents et tenue des dossiers
• HACCP et plans de sécurité alimentaire
• PRP (p. ex., assainissement, lutte antiparasitaire, gestion des allergènes)
• Gestion des fournisseurs et des marchandises entrantes
• Formation et compétences du personnel
• Procédures internes de suivi et de rappel
• Maintenance des équipements et des installations
• Responsables de la défense alimentaire et de la crise t

Un programme d’audit interne robuste utilise également des outils tels que :

• Listes de contrôle clause par clause alignées sur la dernière version du code SQF
• Systèmes de notation d’audit pour hiérarchiser les zones à risque
• Cartes d’audit visuelles pour suivre quand et où les audits ont lieu dans l’ensemble de l’installation

Écarts d’audit interne courants et comment les éviter

• Les calendriers d’audit ne sont pas respectés : Les audits internes doivent être menés conformément à un calendrier documenté qui reflète le profil de risque de l’établissement. Les zones à haut risque doivent être auditées plus fréquemment.
• Les auditeurs manquent de formation : Les auditeurs internes doivent être formés aux principes du SQF, aux compétences en matière d’entretien et à la collecte de preuves. Sans formation, ils peuvent manquer des indicateurs clés ou hésiter à enregistrer les non-conformités.
• Manque d’objectivité : Affecter des employés pour auditer leurs propres services introduit des préjugés. Utiliser des audits interservices ou une assistance tierce pour la neutralité.
• Résultats superficiels : Un faible nombre de résultats ne signifie pas toujours la conformité. Cela peut refléter un examen au niveau de la surface. Les audits internes doivent identifier les pannes mineures avant qu’elles ne s’aggravent.
• Suivi faible : Les résultats doivent être documentés avec des descriptions détaillées, étayés par des preuves et traités par des mesures correctives validées en temps opportun.

Actions correctives : Fermeture de la boucle

Les actions correctives sont plus que des correctifs. Elles sont l’occasion d’identifier la cause profonde des non-conformités et de mettre en œuvre des changements au niveau du système qui empêchent la récurrence.

Un processus CAPA solide comprend :

1. Identification du problème, y compris la source (p. ex., constatation d’audit, déviation, plainte du client)
2. Confinement pour atténuer le risque immédiat (par ex., isolement du produit, arrêt de l’activité de la ligne)
3. Analyse des causes profondes à l’aide d’outils structurés tels que les 5 pourquoi, les diagrammes d’Ishikawa ou l’analyse de l’arbre des défaillances
4. Planification des mesures correctives, attribution des responsabilités, dates d’échéance et résultats mesurables
5. Mise en œuvre et vérification, qui peuvent inclure une nouvelle formation, des mises à jour de documents, des modifications procédurales ou l’étalonnage de l’équipement
6. Validation de l’efficacité, confirmée par des réaudits, des revues de tendances ou une vérification par un tiers
7. Documentation, conservée dans un journal CAPA ou un système centralisé de gestion de la qualité

Chaque action corrective doit être catégorisée par gravité et suivie pour la récurrence afin d’identifier les faiblesses systémiques.

Comment les audits internes vous préparent à la certification

Lorsqu’ils sont exécutés correctement, les audits internes :

• Agir comme une simulation du processus d’audit tiers
• Se familiariser avec les questions d’audit et l’examen de la documentation
• Identifier les dossiers ou les lacunes de mise en œuvre avant que les auditeurs ne les trouvent
• S’assurer que les pratiques s’alignent sur toutes les équipes et tous les services
• Encourager les employés à s’engager dans le système de sécurité alimentaire et à parler en toute confiance de leurs rôles

Plus important encore, les audits internes démontrent un engagement envers l’auto-surveillance et l’amélioration continue, deux principes qui pèsent lourdement dans l’évaluation finale d’un auditeur.

Rôle de Registrar Corp dans le renforcement de votre programme d’audit interne

Nos spécialistes de la sécurité alimentaire :

• Mener des audits internes indépendants avec une nouvelle perspective
• Aider à développer des SOP d’audit interne, des calendriers et des outils de reporting
• Fournir une formation pratique aux auditeurs internes en fonction des normes actuelles du code SQF
• Examiner les résultats d’audit précédents et les journaux CAPA pour évaluer l’efficacité de la clôture
• Proposer des évaluations de préparation à l’échelle du système avant la certification par un tiers

Notre objectif n’est pas seulement de vous préparer à l’audit, mais aussi de vous aider à développer les compétences, la propriété et la structure nécessaires pour maintenir la conformité SQF tout au long de l’année.

Dernier point à retenir : Les audits internes donnent le ton de la réussite de l’audit

Un audit interne ne consiste pas seulement à détecter les erreurs : c’est un processus stratégique qui révèle à quoi ressemble votre opération lorsque personne ne regarde. Ces informations sont inestimables.

Lorsqu’ils sont associés à un processus d’action corrective discipliné, les audits internes deviennent le moteur de l’amélioration continue qui stimule la réussite de la certification SQF et l’excellence opérationnelle à long terme.