Tại sao văn hóa là mặt trận và trung tâm trong SQF Edition 10 

Với việc phát hành SQF Edition 10, Viện Thực phẩm Chất lượng An toàn (SQFI) đã thực hiện một bước quan trọng trong việc tăng cường hệ thống quản lý an toàn thực phẩm bằng cách chính thức nâng cao văn hóa an toàn thực phẩm thành một yêu cầu có cấu trúc và có thể kiểm tra.

Trong khi khái niệm về văn hóa an toàn thực phẩm đã được thảo luận trong ngành công nghiệp trong nhiều năm, các phiên bản SQF trước đây coi nó là một kỳ vọng hơn là một yếu tố hệ thống được xác định. Bản 10 thay đổi điều đó. Các cơ sở hiện được dự kiến sẽ chứng minh, tài liệu và đo lường cách tổ chức của họ hỗ trợ các hành vi an toàn thực phẩm ở tất cả các cấp của lực lượng lao động.

Sự thay đổi này phản ánh một sự hiểu biết rộng hơn trong ngành công nghiệp thực phẩm: chỉ kiểm soát kỹ thuật là không đủ. Nhiều sự cố an toàn thực phẩm xảy ra không phải vì các quy trình không tồn tại, mà vì chúng không được tuân thủ một cách nhất quán.

Văn hóa an toàn thực phẩm mạnh mẽ đảm bảo rằng các quyết định đúng đắn được đưa ra ngay cả khi không có ai giám sát. Tuy nhiên, một quan niệm sai lầm phổ biến trong nhiều tổ chức là: “Chúng tôi đã có văn hóa an toàn thực phẩm.”

Trong thực tế, các kiểm toán viên bây giờ sẽ mong đợi các công ty để cho thấy văn hóa được quản lý, giám sát và cải thiện như thế nào. 

Có gì mới trong SQF Phiên bản 10 Yêu cầu về Văn hóa An toàn Thực phẩm

Một trong những bổ sung đáng chú ý nhất trong Ấn bản 10 là yêu cầu đối với Kế hoạch đánh giá văn hóa an toàn thực phẩm chính thức. Kế hoạch này được thiết kế để di chuyển văn hóa từ một khái niệm trừu tượng đến một quá trình quản lý có cấu trúc.

SQF kỳ vọng các tổ chức sẽ giải quyết một số yếu tố chính trong kế hoạch này:

Cam kết về năng lực lãnh đạo – Lãnh đạo phải tích cực thể hiện sự ủng hộ đối với an toàn thực phẩm thông qua sự tham gia và phân bổ nguồn lực rõ ràng.

Sự gắn kết của Nhân viên – Nhân viên ở tất cả các cấp nên được khuyến khích tham gia vào các hoạt động an toàn thực phẩm và nêu lên mối quan ngại mà không do dự.

Đào tạo và nhận thức – Các chương trình đào tạo nên củng cố các nguyên tắc an toàn thực phẩm và đảm bảo nhân viên hiểu được tác động của chúng đối với an toàn sản phẩm. Tận dụng các nền tảng đào tạo được xây dựng đặc biệt cho các nhà sản xuất thực phẩm, chẳng hạn như SkillUp, có thể giúp các tổ chức có thư viện eLearning được xây dựng sẵn, tài liệu sẵn sàng kiểm toán và tạo khóa học do AI cung cấp cho các nhu cầu cụ thể của từng địa điểm.

Giao tiếp – Các tổ chức phải thiết lập các cơ chế giao tiếp hai chiều về an toàn thực phẩm.

Đo lường và Cải tiến Liên tục – Văn hóa an toàn thực phẩm phải được đo lường và đánh giá bằng các chỉ số đã xác định và các hành động cải tiến.

Trong Phiên bản 9, văn hóa đã được thảo luận nhưng không được vận hành đầy đủ. Phiên bản 10 chuyển văn hóa từ một khái niệm triết học sang một chương trình được quản lý trong hệ thống an toàn thực phẩm. 

Những gì kiểm toán viên sẽ tìm kiếm

Với văn hóa bây giờ chính thức được nhúng trong bộ quy tắc, kiểm toán viên sẽ tìm kiếm bằng chứng khách quan hơn là các tuyên bố về ý định. Chỉ riêng áp phích và khẩu hiệu sẽ không thể hiện được văn hóa. Kiểm toán viên sẽ mong đợi tài liệu cho thấy văn hóa được quản lý và giám sát tích cực như thế nào.

Ví dụ về bằng chứng khách quan có thể bao gồm:

• Lãnh đạo tham gia vào các cuộc họp hoặc hướng dẫn về an toàn thực phẩm tại cơ sở
• Các cơ chế phản hồi của nhân viên như khảo sát hoặc chương trình đề xuất
• Các kênh liên lạc được ghi nhận về các mối quan ngại về an toàn thực phẩm
• Hồ sơ đào tạo củng cố các kỳ vọng về văn hóa
• KPI văn hóa và phân tích xu hướng
• Các cuộc thảo luận đánh giá của cấp quản lý liên quan đến hiệu suất văn hóa

Những cạm bẫy kiểm toán phổ biến bao gồm việc có một tuyên bố văn hóa mà không có một kế hoạch hỗ trợ, thiếu các mục tiêu đo lường được, sự tham gia hạn chế của lãnh đạo và không đánh giá hiệu quả văn hóa theo thời gian. 

Biến văn hóa thành một hệ thống hoạt động

Để đáp ứng các kỳ vọng của Ấn bản 10, văn hóa an toàn thực phẩm phải trở thành một phần của khung hoạt động của hệ thống quản lý an toàn thực phẩm. Các sáng kiến văn hóa phải phù hợp với hồ sơ rủi ro của cơ sở. Các hoạt động có rủi ro cao có thể cần chú trọng hơn vào các hành vi liên quan đến vệ sinh, kiểm soát chất gây dị ứng, giám sát môi trường hoặc xác minh vệ sinh.

Các sáng kiến văn hóa cũng có thể được tích hợp vào các hệ thống hiện có như các chương trình đào tạo, kiểm toán nội bộ và các quy trình đánh giá quản lý. Dữ liệu hoạt động có thể đóng vai trò là chỉ số văn hóa, bao gồm khiếu nại của khách hàng, sai lệch quy trình, tình huống cận nguy, hành động khắc phục và kết quả giám sát môi trường. 

Các bước thực hành đầu tiên để chuẩn bị

Các tổ chức chuẩn bị cho SQF Phiên bản 10 nên bắt đầu bằng việc đánh giá khoảng cách.

Các câu hỏi chính bao gồm:

• Chúng ta có kế hoạch đánh giá văn hóa an toàn thực phẩm được lập thành văn bản không?
• Trách nhiệm lãnh đạo có được xác định rõ ràng không?
• Nhân viên có được đào tạo, đủ năng lực và tự tin vào các hoạt động an toàn thực phẩm của họ không?
• Làm thế nào để nhân viên truyền đạt các mối quan ngại về an toàn thực phẩm?
• Chúng ta truyền đạt các kỳ vọng về an toàn thực phẩm như thế nào?
• Các chỉ số văn hóa có được giám sát và đánh giá không?
• Làm thế nào để đo lường sự cải thiện theo thời gian?

Các thành viên trong nhóm tham gia quản lý hệ thống SQF có thể được hưởng lợi từ việc đào tạo trực tuyến liên quan đến việc lập kế hoạch và thực hiện SQF 10:

• Khóa học Chuyển tiếp: Cập nhật lên SQF Edition 10 là một khóa học ngắn gọn hoàn hảo cho các chuyên gia dày dạn chỉ muốn hướng dẫn rõ ràng về những thay đổi từ Phiên bản 9 đến 10.
• SQF 10 Chương trình đào tạo và thực hiện cung cấp đào tạo toàn diện, chuyên sâu cho các chuyên gia mới để thực hiện hoặc quản lý một hệ thống SQF.

Các chương trình văn hóa thành công thường liên quan đến việc chia sẻ quyền sở hữu giữa Chất lượng, Hoạt động và Lãnh đạo thay vì chỉ được thúc đẩy bởi QA.

Các tổ chức có thể bắt đầu với những chiến thắng nhanh chóng như các cuộc thảo luận do lãnh đạo dẫn dắt, đánh giá văn hóa tổ chức, khảo sát phản hồi của nhân viên và các chương trình công nhận. Các sáng kiến dài hạn có thể bao gồm các hệ thống đo lường văn hóa có cấu trúc, các chương trình đào tạo mở rộng và các chiến lược cải tiến dựa trên dữ liệu. 

Văn hóa như một công cụ giảm thiểu rủi ro

Sự nhấn mạnh vào văn hóa an toàn thực phẩm trong SQF Edition 10 phản ánh thực tế rằng các hệ thống mạnh mẽ phụ thuộc vào hành vi tuân thủ mạnh mẽ của nhân viên.

Các cơ sở có văn hóa an toàn thực phẩm trưởng thành thường gặp ít sai lệch, có hành động khắc phục chính xác và phù hợp hơn, cải thiện kết quả kiểm toán và giảm rủi ro hoạt động.

Bằng cách làm cho văn hóa có thể đo lường và cấu trúc, SQF Edition 10 cho phép các tổ chức vượt ra ngoài sự tuân thủ và sử dụng văn hóa như một công cụ quản lý rủi ro thực tế.

Khi được thực hiện hiệu quả, văn hóa an toàn thực phẩm sẽ tăng cường cả an toàn sản phẩm và khả năng phục hồi của tổ chức.