O papel das auditorias internas na certificação SQF

As auditorias internas são uma das ferramentas mais valiosas em sua caixa de ferramentas SQF. Embora muitas vezes seja visto como um ponto de verificação de pré-certificação, seu verdadeiro objetivo é mais profundo: avaliar proativamente a eficácia do seu sistema, descobrir lacunas de conformidade e impulsionar uma cultura de melhoria contínua muito antes de um auditor externo entrar no local.

O Código SQF exige auditorias internas como parte das atividades de verificação de uma instalação. Mas como essas auditorias são executadas, e como você responde às descobertas, pode ser a diferença entre um processo de certificação tranquilo e um ciclo de ações corretivas dispendiosas.

O que uma auditoria interna eficaz deve abranger

Uma auditoria interna bem-sucedida vai além da verificação de uma lista de conformidade. Ele deve:

• Avaliar cada cláusula do Código SQF aplicável (Segurança Alimentar, Qualidade ou Fundamentos), incluindo requisitos específicos do setor.
• Inclua entrevistas com funcionários em todos os níveis, de trabalhadores da linha de frente a supervisores, para avaliar a compreensão e a conscientização.
• Conduzir observações no chão de fábrica em diferentes turnos e departamentos para garantir que as práticas estejam alinhadas com os procedimentos.
• Revisar registros e documentação abrangendo pelo menos 30 a 60 dias de operações, incluindo registros de monitoramento, verificações e formulários de treinamento.
• Avaliar ações corretivas e preventivas (CAPA) de auditorias internas anteriores, inspeções regulatórias ou reclamações de clientes.

As auditorias devem ser segmentadas por elemento do sistema, como:

• Compromisso e análise da gestão
• Controle de documentos e manutenção de registros
• APPCC e planos de segurança alimentar
• PRPs (por exemplo, saneamento, controle de pragas, controle de alérgenos)
• Gestão de Fornecedores e Mercadorias Recebidas
• Treinamento e competência de pessoal
• Procedimentos internos de rastreamento e recall
• Manutenção de equipamentos e instalações
• Defesa alimentar e gestão de crises t

Um programa de auditoria interna robusto também usa ferramentas como:

• Listas de verificação cláusula por cláusula alinhadas com a versão mais recente do Código SQF
• Sistemas de pontuação de auditoria para priorizar áreas de risco
• Mapas de auditoria visual para rastrear quando e onde as auditorias ocorrem em toda a instalação

Lacunas comuns de auditoria interna e como evitá-las

• Os cronogramas de auditoria não são seguidos: As auditorias internas devem ser conduzidas de acordo com um cronograma documentado que reflita o perfil de risco da instalação. As áreas de alto risco devem ser auditadas com mais frequência.
• Os auditores não têm treinamento: Os auditores internos devem ser treinados sobre os princípios SQF, habilidades de entrevista e coleta de evidências. Sem treinamento, eles podem perder indicadores-chave ou hesitar em registrar não conformidades.
• Falta de objetividade: Atribuir funcionários para auditar seus próprios departamentos introduz viés. Usar auditorias entre departamentos ou suporte de terceiros para neutralidade.
• Achados superficiais: Um número baixo de descobertas nem sempre significa conformidade. Isso pode refletir uma revisão no nível da superfície. As auditorias internas devem identificar pequenas avarias antes que elas se agravem.
• Acompanhamento fraco: As descobertas devem ser documentadas com descrições detalhadas, apoiadas por evidências e abordadas por meio de ações corretivas oportunas e validadas.

Ações corretivas: Fechando o loop

As ações corretivas são mais do que patches. Eles são uma oportunidade para identificar a causa raiz das não conformidades e implementar mudanças no nível do sistema que previnem a recorrência.

Um processo CAPA forte inclui:

1. Identificação do problema, incluindo fonte (por exemplo, constatação de auditoria, desvio, reclamação do cliente)
2. Contenção para mitigar o risco imediato (por exemplo, isolar o produto, interromper a atividade da linha)
3. Análise de causa raiz usando ferramentas estruturadas como 5 Porquês, Diagramas de Ishikawa ou Análise de árvore de falhas
4. Planejamento de ações corretivas, atribuição de responsabilidades, prazos e resultados mensuráveis
5. Implementação e verificação, que podem incluir novo treinamento, atualizações de documentos, alterações de procedimentos ou calibração de equipamentos
6. Validação da eficácia, confirmada por meio de novas auditorias, revisões de tendências ou verificação de terceiros
7. Documentação, mantida em um registro CAPA ou sistema centralizado de gestão de qualidade

Cada ação corretiva deve ser categorizada por gravidade e acompanhada quanto à recorrência para identificar fraquezas sistêmicas.

Como as auditorias internas preparam você para a certificação

Quando executadas corretamente, auditorias internas:

• Atuar como uma simulação do processo de auditoria de terceiros
• Desenvolver familiaridade com perguntas de auditoria e revisão de documentação
• Identificar registros ou lacunas de implementação antes que os auditores os encontrem
• Garantir que as práticas se alinhem em todos os turnos e departamentos
• Incentive os funcionários a se envolverem com o sistema de segurança alimentar e falarem com confiança sobre suas funções

Mais importante ainda, as auditorias internas demonstram um compromisso com o automonitoramento e a melhoria contínua, dois princípios que pesam fortemente na avaliação final de um auditor.

O papel da Registrar Corp no fortalecimento do seu programa de auditoria interna

Nossos especialistas em segurança alimentar:

• Conduzir auditorias internas independentes com uma nova perspectiva
• Ajudar a desenvolver SOPs, cronogramas e ferramentas de relatórios de auditoria interna
• Fornecer treinamento prático para auditores internos com base nos padrões atuais do Código SQF
• Revisar os resultados da auditoria anterior e os registros CAPA para avaliar a eficácia do encerramento
• Oferecer avaliações de prontidão de todo o sistema antes da certificação de terceiros

Nossa meta não é apenas preparar você para a auditoria, mas ajudar a construir a competência, a propriedade e a estrutura necessárias para sustentar a conformidade SQF durante todo o ano.

Conclusão final: Auditorias internas definem o tom para o sucesso da auditoria

Uma auditoria interna não se trata apenas de detectar erros, é um processo estratégico que revela como é sua operação quando ninguém está observando. Essa percepção é inestimável.

Quando combinadas com um processo de ação corretiva disciplinado, as auditorias internas se tornam o motor de melhoria contínua que impulsiona o sucesso da certificação SQF e a excelência operacional de longo prazo.