Comprendre le rôle des audits dans le processus de certification SQF

Les audits sont le pilier de la certification SQF. Il s’agit du mécanisme formel utilisé pour évaluer si les systèmes de sécurité et de qualité des aliments d’une installation sont non seulement documentés, mais également mis en œuvre, maintenus et continuellement améliorés de manière efficace.

Alors que la documentation pose les bases et que la mise en œuvre construit la structure, l’audit valide l’intégrité de cette structure. Sans un audit réussi, la certification ne peut pas être obtenue. Mais au-delà du certificat, le processus d’audit est un outil puissant pour la connaissance opérationnelle, l’identification des risques et l’amélioration des performances.

Types d’audits SQF

Tout au long du cycle de vie de la certification SQF, les installations rencontreront différents types d’audits. Comprendre leurs différences et leur valeur est essentiel à la préparation.

1. Audit de bureau (examen des documents)

Avant la partie sur site de votre audit de certification initial, l’auditeur SQF désigné examinera la documentation de votre système de gestion de la qualité et de la sécurité alimentaire. Cela inclut :

• Plans HACCP
• Politiques de sécurité alimentaire
• Programmes préalables (PRP)
• Procédures et SOP
• Systèmes de tenue des registres
• Organigrammes et dossiers de formation

L’objectif est de vérifier que votre documentation est conforme au code SQF applicable et couvre tous les éléments requis. Si l’audit de bureau révèle des lacunes significatives, l’audit sur site peut être reporté ou dégradé dans le champ d’application.

2. Audit des installations (évaluation sur site)

C’est le cœur du processus de certification. L’auditeur visitera physiquement votre site, observera les opérations et interrogera le personnel pour confirmer que vos procédures documentées sont suivies de manière cohérente. Les principaux domaines d’intérêt comprennent :

• Suivi du CCP et actions correctives
• Pratiques sanitaires et d’hygiène
• Contrôle des allergènes
• Traçabilité et préparation au rappel
• Défense alimentaire et sécurité du site
• Pratiques du personnel et respect des BPF
• État de l’équipement et maintenance préventive

Les auditeurs rechercheront des preuves objectives de la mise en œuvre : dossiers terminés, exécution cohérente et compréhension à l’échelle de l’équipe. Ils peuvent demander des exercices de suivi, observer les processus en temps réel et remettre en question votre équipe de sécurité alimentaire avec des questions situationnelles.

3. Audits inopinés

Une fois certifié, votre établissement peut être sélectionné pour un audit inopiné, généralement au cours d’un cycle de trois ans. Il s’agit d’audits complets menés sans planification préalable et conçus pour évaluer l’état quotidien de votre système de sécurité alimentaire.

La préparation aux audits inopinés dépend de la maturité du système : les procédures doivent être intégrées à vos opérations, et pas seulement polies pour les inspections annuelles.

4. Audits de surveillance et audits de recertification

Pour les certifications multi-sites ou les catégories de risque de niveau supérieur, des audits de surveillance peuvent être menés en milieu de cycle pour assurer une conformité continue. Des audits de recertification sont effectués chaque année pour renouveler le statut de certification.

Ces audits reflètent la structure de votre audit de certification d’origine, mais se concentrent fortement sur l’amélioration depuis l’audit précédent, les changements opérationnels et la clôture des non-conformités passées.

Conclusions d’audit courantes et comment les éviter

Les auditeurs SQF expérimentés signalent souvent des problèmes récurrents dans les installations. Comprendre ces éléments peut aider votre équipe à les éviter de manière proactive :

• Documentation incomplète ou obsolète : Procédures qui manquent d’historique de révision ou ne reflètent pas les opérations réelles
• Les enregistrements de formation ne correspondent pas aux rôles des employés : Personnel effectuant des tâches CCP sans formation documentée
• Enregistrements de vérification manquants : Audits internes, vérifications sanitaires ou examens des fournisseurs non effectués ou déposés
• Mise en œuvre incohérente entre les équipes : Un quart respecte strictement les SOP tandis qu’un autre s’écarte
• Manque de documentation sur les mesures correctives : Problèmes identifiés mais non documentés, étudiés ou résolus

Les audits internes proactifs, l’examen des dossiers en temps réel et une culture solide de la sécurité alimentaire sont essentiels pour prévenir ces problèmes.

Ce que les auditeurs recherchent

Les auditeurs ne recherchent pas seulement un classeur poli, ils recherchent des preuves de :

• Engagement de la haute direction
• Adhésion en temps réel aux systèmes documentés
• Une main-d’œuvre qui comprend et assume ses responsabilités en matière de sécurité alimentaire
• Pratiques d’amélioration continue et auto-identification des problèmes
• Dossiers qui soutiennent les allégations de conformité, avec traçabilité et cohérence

En bref, les auditeurs veulent voir que votre système SQF est en vie, et pas seulement en vie pendant la semaine de l’audit.

Comment Registrar Corp soutient la préparation à l’audit

Registrar Corp propose des services sur mesure pour aider les installations à se préparer aux audits en toute confiance :

• Des simulations d’audits simulant des audits SQF réels
• Examen de la documentation et analyse des écarts
• Préparation des entretiens pour le personnel et les superviseurs de la sécurité alimentaire
• Coaching des actions correctives
• Soutien post-audit pour traiter les conclusions et clôturer rapidement les non-conformités

Nos spécialistes de la sécurité alimentaire comprennent comment combler l’écart entre vos politiques et votre exécution, et comment présenter cela efficacement pendant un audit.

Dernier point à retenir : L’audit ne se limite pas à la conformité

Bien que des audits soient requis pour la certification, ils constituent également une opportunité. Un processus d’audit SQF efficace révèle des lacunes que vous ne saviez pas existantes, renforce la responsabilité et apporte de la clarté à votre système de sécurité alimentaire.

En abordant l’audit comme un processus collaboratif axé sur l’apprentissage, et pas seulement comme un obstacle réglementaire, les installations sont mieux positionnées pour construire des systèmes qui durent.