L’introduction d’un produit cosmétique sur le marché canadien est souvent décrite comme simple, et à bien des égards, c’est le cas, mais seulement lorsque vous comprenez exactement ce que Santé Canada attend avant d’expédier votre première unité. Au centre de cette exigence se trouve le formulaire de notification cosmétique, connu dans l’ensemble de l’industrie simplement sous le nom de CNF. Le dépôt correct de ce formulaire, dans les délais et avec les bonnes informations n’est pas une bonne chose à avoir ; c’est la déclaration légale qui confirme que votre produit est considéré comme un produit cosmétique en vertu de la loi canadienne et peut être vendu sans risquer de rejets coûteux, de retards douaniers ou de commandes stop-sale.
Comprendre ce qui compte comme un produit cosmétique
Pour de nombreuses marques internationales, en particulier celles habituées aux cadres européens, le premier point de confusion est ce que le Canada considère comme un cosmétique. En vertu de la loi Food and Drugs Act, un produit cosmétique comprend toute substance ou tout mélange fabriqué, vendu ou représenté pour une utilisation dans le nettoyage, l’amélioration ou la modification du teint, de la peau, des cheveux ou des dents, ce qui s’étend également aux parfums et aux déodorants. Ce qu’il ne couvre pas, ce sont les produits avec des revendications thérapeutiques. Si votre emballage, votre site Web ou vos publicités mentionnent le traitement des affections cutanées, la guérison ou la fourniture d’effets médicaux, vous avez peut-être franchi la ligne pour entrer dans le territoire des médicaments ou des produits de santé naturels, ce qui nécessite un processus d’autorisation entièrement distinct.
Confirmer que ce que vous voulez vendre est vraiment qualifié de cosmétique est la première étape essentielle. Cela signifie examiner chaque mot sur votre emballage et votre matériel promotionnel pour éviter de transposer dans des allégations thérapeutiques qui exigent plus qu’un CNF ne peut fournir.
Le rôle de la CNF
Une fois que vous savez que votre produit est clairement considéré comme un produit cosmétique, vous devez comprendre ce que le formulaire de notification cosmétique fait et ne fait pas. Contrairement à une licence de médicament ou de dispositif, le CNF n’est pas une approbation ou un certificat de sécurité. Il s’agit d’un dépôt obligatoire après la mise sur le marché qui indique formellement à Santé Canada ce que vous avez l’intention de vendre, qui en est légalement responsable au Canada et ce qu’il contient. Conformément à la loi, ce formulaire doit être soumis dans les dix jours suivant la première vente d’un produit cosmétique au Canada. En pratique, très peu de marques attendent aussi longtemps ; les principaux détaillants, distributeurs et courtiers en douane attendent généralement la confirmation d’un CNF valide bien avant que la première unité ne quitte votre entrepôt.
Ce qui entre dans la notification
Le CNF est déposé par voie électronique sur le portail en ligne de Santé Canada et recueille des renseignements détaillés sur l’identité, l’objectif et le contenu du produit. Vous devrez déclarer le nom, le format et la fonction du produit, le nom et l’adresse canadienne de la personne responsable, les informations du fabricant et une liste complète des ingrédients indiquant les pourcentages exacts ou les plages acceptables pour chaque substance utilisée.
C’est là que de nombreuses marques rencontrent des problèmes. Contrairement à d’autres pays qui autorisent la mise sur le marché de listes générales d’ingrédients, le Canada s’attend à une divulgation complète de ce qui se trouve réellement dans le produit, avec des pourcentages précis. Cela permet à Santé Canada de confirmer qu’aucune substance interdite ou restreinte ne passe inaperçue et que tous les ingrédients sont conformes aux limites de la liste d’ingrédients cosmétiques du Canada.
Pourquoi les noms d’ingrédients sont importants
L’une des erreurs les plus courantes commises par les nouvelles marques est d’utiliser des noms informels ou commerciaux au lieu des termes officiels de l’ICN. Les réglementations canadiennes sur les produits cosmétiques s’attendent à ce que chaque ingrédient soit déclaré en utilisant son nom international approprié d’ingrédients cosmétiques, et non le code interne d’un fournisseur ou un surnom favorable au marketing. Par exemple, « Complexe de vitamine C » ne signifie rien dans le CNF ; vous devez indiquer le composé exact, comme « Acide ascorbique » ou « Phosphate d’ascorbyle de sodium ». Si vous utilisez les deux, vous devez déclarer les deux, avec des concentrations individuelles.
Ce même principe s’applique aux parfums et aux huiles essentielles. De nombreux mélanges de parfums contiennent des allergènes réglementés ou des produits chimiques restreints en petites quantités, mais ceux-ci doivent être déclarés si nécessaire. Si votre produit utilise un parfum avec des sous-composants qui le poussent au-delà d’un seuil réglementaire, ils doivent apparaître dans le CNF et correspondre à ce qui apparaît sur l’étiquette finale. Le fait de ne pas relier ces points peut entraîner des pénalités pour erreur d’étiquetage, des blocages d’expédition ou un réétiquetage forcé.
Exigence de la personne responsable
Chaque cosmétique au Canada doit avoir une personne responsable identifiée avec une adresse canadienne. Il s’agit du point de contact légal de Santé Canada en cas de questions. Pour les marques nationales, c’est simple. Pour les marques étrangères sans siège social au Canada, il est nécessaire de nommer un agent crédible et joignable qui accepte par écrit d’assumer la responsabilité des communications et de la tenue des registres. Une boîte postale vague ou un distributeur qui n’a pas confirmé ce rôle crée un risque d’avis ou de retards sans réponse si un inspecteur demande une documentation de suivi.
Dépôt avant le lancement
Techniquement, la CNF est due dans les dix jours suivant la première vente, mais la réalité est qu’aucune marque responsable n’attend jusqu’à ce que le stock soit en rayon. De nombreuses grandes chaînes de vente au détail exigeront la preuve du dépôt CNF avant de répertorier un nouveau produit. Les fonctionnaires des douanes peuvent également arrêter une expédition si vos déclarations ne correspondent pas à celles que vous avez déposées auprès du CNF. Une fois que vous avez soumis le CNF, vous recevez un numéro de confirmation : il n’y a pas de « lettre d’approbation » ou de certificat. Cette confirmation est votre preuve que le dépôt existe et peut être présentée si un détaillant ou un inspecteur le demande.
Tenir à jour votre formulaire de notification cosmétique
Un CNF soumis n’est pas statique. Si vous modifiez votre formule, changez significativement votre étiquette, ajustez les niveaux d’ingrédients ou changez votre personne responsable, vous devez mettre à jour le CNF pour refléter le produit réellement vendu. Le non-respect de cette consigne vous laisse un droit d’application si vos étiquettes, votre produit et votre dépôt officiel ne correspondent pas. De même, si vous arrêtez un produit, il est recommandé de retirer officiellement le CNF afin que vos dossiers restent clairs.
Attention aux pièges courants
Les erreurs dans le processus CNF peuvent être coûteuses. L’un des plus courants est de traiter la forme comme une case à cocher de dernière minute, uniquement pour trouver que la liste des ingrédients dans le CNF et sur l’emballage ne s’aligne pas. Des détails incohérents sur la personne responsable, des noms d’ingrédients vagues ou des déclarations de pourcentage ignorées peuvent tous être des raisons pour Santé Canada de suivre ou de rejeter une expédition à la douane.
Un autre problème facile à rater est la Hotlist. Ce n’est pas parce qu’un ingrédient est autorisé dans l’UE qu’il passe automatiquement au Canada. Certaines substances autorisées dans d’autres régions peuvent être restreintes ou interdites dans le cadre de la Hotlist du Canada. Si votre CNF déclare un ingrédient qui enfreint les limites de la Hotlist, vous pouvez vous attendre à des questions ou à des mesures correctives. La Hotlist couvre également les bouchons de concentration pour certains conservateurs, colorants, filtres UV et ingrédients parfumés. La vérification de la Hotlist est tout aussi essentielle que la préparation de la CNF elle-même.
Bonnes habitudes pour la conformité à long terme
Les marques les plus prospères considèrent la CNF comme un point de contrôle interne pour chaque nouveau lancement ou nouvelle reformulation. Avant d’envoyer un design à imprimer, rapprochez la liste des ingrédients CNF de votre étiquette finale. Confirmez que les pourcentages correspondent à ce que vous avez déposé. Vérifiez que le nom et l’adresse de la personne responsable sont à jour. Conservez tous les documents du fournisseur qui étayent vos déclarations, au cas où Santé Canada demanderait des preuves lors d’une inspection post-commercialisation.
Les marques qui opèrent à l’international savent que ce niveau de tenue des registres est normal, mais celles qui viennent d’arriver dans le système canadien sous-estiment parfois la gravité avec laquelle Santé Canada traite les détails. Déposer une fois et l’oublier est rarement une stratégie gagnante. Une bonne pratique de la CNF soutient l’objectif plus large : un produit transparent, correctement déclaré, auquel les consommateurs peuvent faire confiance.
Instaurer la confiance grâce à une bonne notification
En fin de compte, le formulaire de notification cosmétique n’est pas seulement un autre document réglementaire. C’est une confirmation pratique que vous savez exactement ce qui entre dans votre produit, que vous comprenez vos responsabilités en vertu de la loi canadienne et que vous soutenez vos réclamations. Les détaillants apprécient la confiance qui accompagne un dépôt clair.
