Die Rolle interner Audits bei der SQF-Zertifizierung

Interne Audits sind eines der wertvollsten Tools in Ihrer SQF-Toolbox. Obwohl sie oft als Kontrollpunkt vor der Zertifizierung angesehen werden, ist ihr wahrer Zweck tiefer: proaktiv die Effektivität Ihres Systems zu bewerten, Compliance-Lücken aufzudecken und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu fördern, lange bevor ein externer Auditor vor Ort tritt.

Der SQF-Kodex schreibt interne Audits als Teil der Verifizierungsaktivitäten einer Einrichtung vor. Aber wie diese Audits durchgeführt werden – und wie Sie auf Ergebnisse reagieren – kann der Unterschied zwischen einem reibungslosen Zertifizierungsprozess und einem Zyklus kostspieliger Korrekturmaßnahmen sein.

Was eine effektive interne Revision abdecken sollte

Ein erfolgreiches internes Audit geht über das Abhaken einer Compliance-Liste hinaus. Es sollte:

• Bewerten Sie jede Klausel des geltenden SQF-Kodex (Lebensmittelsicherheit, Qualität oder Grundlagen), einschließlich sektorspezifischer Anforderungen.
• Nehmen Sie Interviews mit Mitarbeitern auf allen Ebenen auf, von Mitarbeitern an vorderster Front bis hin zu Vorgesetzten, um Verständnis und Bewusstsein zu messen.
• Führen Sie Beobachtungen vor Ort in verschiedenen Schichten und Abteilungen durch, um sicherzustellen, dass die Praktiken mit den Verfahren übereinstimmen.
• Überprüfen Sie Aufzeichnungen und Dokumentationen, die sich über mindestens 30–60 Betriebstage erstrecken, einschließlich Überwachungsprotokolle, Verifizierungsprüfungen und Schulungsformulare.
• Bewerten Sie Korrektur- und Präventivmaßnahmen (CAPA) aus früheren internen Audits, behördlichen Inspektionen oder Kundenbeschwerden.

Audits sollten nach Systemelement segmentiert werden, wie z. B.:

• Verpflichtung und Überprüfung des Managements
• Dokumentenkontrolle und Dokumentation
• HACCP- und Lebensmittelsicherheitspläne
• PRPs (z. B. Hygiene, Schädlingsbekämpfung, Allergenmanagement)
• Lieferanten- und Wareneingangsmanagement
• Personalschulung und -kompetenz
• Verfahren für interne Nachverfolgung und Rückruf
• Wartung von Geräten und Einrichtungen
• Lebensmittelverteidigung und Krisenmanagement

Ein robustes internes Auditprogramm verwendet auch Tools wie:

• Checklisten für einzelne Klauseln, die mit der neuesten SQF-Code-Version abgestimmt sind
• Audit-Scoring-Systeme zur Priorisierung von Risikobereichen
• Visuelle Audit-Maps, um zu verfolgen, wann und wo Audits in der gesamten Einrichtung stattfinden

Häufige interne Auditlücken – und wie man sie vermeidet

• Audit-Zeitpläne werden nicht befolgt: Interne Audits sollten gemäß einem dokumentierten Zeitplan durchgeführt werden, der das Risikoprofil der Einrichtung widerspiegelt. Hochrisikobereiche sollten häufiger geprüft werden.
• Auditoren haben keine Schulung: Interne Auditoren sollten in Bezug auf SQF-Prinzipien, Interviewfähigkeiten und Beweiserhebung geschult werden. Ohne Schulung können sie wichtige Indikatoren verpassen oder zögern, Nichtkonformitäten aufzuzeichnen.
• Mangelnde Objektivität: Die Zuweisung von Mitarbeitern zur Prüfung ihrer eigenen Abteilungen führt zu Voreingenommenheit. Verwenden Sie abteilungsübergreifende Audits oder Unterstützung durch Dritte zur Neutralität.
• Oberflächliche Befunde: Eine geringe Anzahl von Erkenntnissen bedeutet nicht immer Compliance. Es kann eine Überprüfung auf Oberflächenebene widerspiegeln. Interne Audits sollten kleinere Ausfälle identifizieren, bevor sie eskalieren.
• Schwache Nachbeobachtung: Die Ergebnisse müssen mit detaillierten Beschreibungen dokumentiert, durch Nachweise gestützt und durch rechtzeitige, validierte Korrekturmaßnahmen adressiert werden.

Korrekturmaßnahmen: Schließen des Regelkreises

Korrekturmaßnahmen sind mehr als nur Patches. Sie bieten die Möglichkeit, die Ursache von Nichtkonformitäten zu identifizieren und Änderungen auf Systemebene zu implementieren, die ein erneutes Auftreten verhindern.

Ein starker CAPA-Prozess umfasst:

1. Identifizierung des Problems, einschließlich der Quelle (z. B. Auditfindung, Abweichung, Kundenreklamation)
2. Eindämmung zur Minderung des unmittelbaren Risikos (z. B. Produktisolierung, Unterbrechung der Linienaktivität)
3. Ursachenanalyse mit strukturierten Tools wie 5 Whys, Ishikawa-Diagrammen oder Fehlerbaumanalyse
4. Korrekturmaßnahmenplanung, Zuweisung von Verantwortlichkeiten, Fälligkeiten und messbaren Ergebnissen
5. Implementierung und Verifizierung, die eine erneute Schulung, Dokumentenaktualisierungen, Verfahrensänderungen oder Gerätekalibrierung umfassen kann
6. Validierung der Wirksamkeit, bestätigt durch erneute Audits, Trendüberprüfungen oder Verifizierung durch Dritte
7. Dokumentation, in einem CAPA-Protokoll oder einem zentralisierten Qualitätsmanagementsystem gepflegt

Jede Korrekturmaßnahme sollte nach Schweregrad kategorisiert und auf ein Wiederauftreten hin verfolgt werden, um systemische Schwächen zu identifizieren.

Wie interne Audits Sie auf die Zertifizierung vorbereiten

Bei ordnungsgemäßer Durchführung sind interne Audits:

• Als Simulation des Prüfungsprozesses von Dritten fungieren
• Vertrautheit mit Auditfragen und Dokumentationsprüfung aufbauen
• Identifizieren Sie Aufzeichnungen oder Implementierungslücken, bevor Auditoren diese finden
• Stellen Sie sicher, dass die Praktiken in allen Schichten und Abteilungen aufeinander abgestimmt sind
• Ermutigen Sie die Mitarbeiter, sich mit dem Lebensmittelsicherheitssystem zu beschäftigen und selbstbewusst über ihre Rollen zu sprechen

Am wichtigsten ist, dass interne Audits eine Verpflichtung zur Selbstüberwachung und kontinuierlichen Verbesserung zeigen – zwei Prinzipien, die bei der abschließenden Bewertung eines Prüfers stark gewichten.

Die Rolle von Registrar Corp bei der Stärkung Ihres internen Auditprogramms

Unsere Spezialisten für Lebensmittelsicherheit:

• Durchführung unabhängiger interner Audits mit neuer Perspektive
• Hilfe bei der Entwicklung interner Audit-SOPs, Zeitpläne und Berichtstools
• Bereitstellung praktischer Schulungen für interne Auditoren auf der Grundlage der aktuellen SQF-Kodexstandards
• Überprüfen Sie frühere Auditergebnisse und CAPA-Protokolle, um die Wirksamkeit des Abschlusses zu bewerten
• Systemweite Bereitschaftsbewertungen vor der Zertifizierung durch Dritte anbieten

Unser Ziel ist es nicht nur, Sie auf das Audit vorzubereiten, sondern auch, die Kompetenz, Verantwortung und Struktur aufzubauen, die erforderlich sind, um die SQF-Compliance das ganze Jahr über aufrechtzuerhalten.

Letztes Takeaway: Interne Audits geben den Ton für den Auditerfolg vor

Bei einer internen Prüfung geht es nicht nur darum, Fehler zu erkennen, sondern auch um einen strategischen Prozess, der zeigt, wie Ihr Betrieb aussieht, wenn niemand zuschaut. Dieser Einblick ist unbezahlbar.

In Verbindung mit einem disziplinierten Korrekturmaßnahmenprozess werden interne Audits zum Motor der kontinuierlichen Verbesserung, die den Erfolg der SQF-Zertifizierung und die langfristige operative Exzellenz fördert.