Tại sao cam kết quản lý lại có hiệu quả đầu tiên trong SQF

Bộ quy tắc An toàn Thực phẩm (SQF) không bắt đầu bằng phân tích mối nguy, vệ sinh hoặc kiểm soát quy trình mà bắt đầu bằng cam kết quản lý. Đó là bởi vì một hệ thống an toàn thực phẩm chỉ có thể thành công khi lãnh đạo tích cực đầu tư vào việc thực hiện, giám sát và cải tiến liên tục.

SQF nhận ra rằng nếu không có trách nhiệm giải trình từ trên xuống, ngay cả những chương trình an toàn thực phẩm mạnh mẽ nhất cũng có nguy cơ trở thành các bài tập kiểm tra hộp. Thay vào đó, tiêu chuẩn đòi hỏi một nền văn hóa nơi lãnh đạo thúc đẩy trách nhiệm, các nguồn lực được ưu tiên và an toàn thực phẩm được đưa vào hoạt động hàng ngày.

Với SQF Edition 10 sắp ra mắt, những kỳ vọng về sự tham gia của lãnh đạo, văn hóa an toàn thực phẩm và trách nhiệm giải trình có thể đo lường chỉ tăng lên – hiện là thời điểm để tăng cường sự tham gia của cấp cao nhất.

Những gì SQF yêu cầu từ quản lý cấp cao

Theo SQF 9 (và có khả năng tiếp tục phát triển trong Phiên bản 10), cam kết quản lý là một tập hợp các trách nhiệm cụ thể, có thể kiểm toán được – không phải là một nguyên tắc mơ hồ. Những dịch vụ này bao gồm:

• Thiết lập Mục tiêu An toàn Thực phẩm: Các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được gắn liền với hiệu suất và tuân thủ được xem xét định kỳ.
• Chỉ định một Chuyên viên SQF: Một cá nhân đủ điều kiện có thẩm quyền và năng lực để triển khai và duy trì Hệ thống SQF.
• Cung cấp đầy đủ nguồn lực: Nhân sự, thời gian, công nghệ và cơ sở hạ tầng để hỗ trợ các hoạt động an toàn thực phẩm.
• Tham gia Đánh giá Hệ thống Nội bộ: Ban quản lý phải tích cực tham gia đánh giá tính hiệu quả của Hệ thống SQF và thúc đẩy các hành động tiếp theo.
• Thúc đẩy Văn hóa An toàn Thực phẩm: Quản lý dự kiến sẽ mô hình hóa hành vi, hỗ trợ giao tiếp và duy trì cách tiếp cận mở cửa cho các mối quan tâm về an toàn thực phẩm.

Đây không phải là những gợi ý – chúng là những tiêu chí đánh giá. Kiểm toán viên thường xuyên tìm kiếm bằng chứng về sự tham gia của ban quản lý vào các hoạt động và tài liệu an toàn thực phẩm quan trọng phản ánh quyền sở hữu của lãnh đạo.

Lãnh đạo đặt ra tinh thần chung như thế nào

Phân tầng hành vi lãnh đạo. Khi quản lý cấp trên coi an toàn thực phẩm là ưu tiên chiến lược, thái độ đó sẽ giảm xuống mọi cấp độ của tổ chức, từ công nhân dây chuyền sản xuất đến các nhà quản lý cấp trung. An toàn thực phẩm không chỉ là tuân thủ mà còn trở thành bản sắc công ty.

Những cách thức hiệu quả để lãnh đạo củng cố cam kết:

• Tham dự các buổi đào tạo về an toàn thực phẩm và SQF cùng với nhân viên
• Thường xuyên đi bộ khu vực sản xuất và đặt câu hỏi về quy trình
• Tham khảo các mục tiêu an toàn thực phẩm trong các cuộc họp nhóm hoặc đánh giá hiệu suất
• Bao gồm các KPI an toàn thực phẩm trong bảng điều khiển và báo cáo trên toàn công ty
• Phân bổ chi phí vốn cho các cải thiện cần thiết trước khi kiểm toán phát hiện lực lượng hành động

Mẹo chuyên nghiệp: Các cơ sở điều chỉnh các mục tiêu an toàn thực phẩm với KPI kinh doanh—chẳng hạn như giảm khiếu nại của khách hàng, giảm thiểu việc làm lại hoặc tăng độ tin cậy của thời hạn sử dụng—thấy lãnh đạo mạnh mẽ hơn và trách nhiệm giải trình giữa các bộ phận lớn hơn.

Đánh giá của Ban quản lý: Giám sát có ý nghĩa

SQF yêu cầu quản lý cấp cao tham gia vào các đánh giá quản lý chính thức theo các khoảng thời gian xác định và Ấn bản 10 có thể sẽ nhấn mạnh hơn vào sự tham gia có ý nghĩa và các kết quả đầu ra có thể hành động.

Những đánh giá này không phải là nghi lễ mà là cơ chế thông qua đó:

• Mục tiêu được xem xét và sửa đổi
• Sự không phù hợp được đánh giá một cách có hệ thống
• Theo dõi xu hướng khiếu nại, vấn đề nhà cung cấp hoặc phát hiện kiểm toán
• Các nguồn lực cho đào tạo, thiết bị hoặc nhân sự được lên kế hoạch

Registrar Corp khuyến nghị sử dụng các mẫu có cấu trúc cho các đánh giá quản lý bao gồm:

• Mục tiêu trước đó so với hiệu suất thực tế
• Tóm tắt dữ liệu (kiểm toán nội bộ, khiếu nại, từ chối, thu hồi)
• Thông tin đầu vào liên chức năng từ các trưởng nhóm sản xuất, chất lượng và vệ sinh môi trường
• Chủ sở hữu được chỉ định và thời gian theo dõi

Những cạm bẫy SQF phổ biến—và cách phòng tránh chúng

Nhiều cơ sở thiếu hụt không phải do sơ suất, mà vì họ đánh giá thấp mức độ tham gia theo yêu cầu của SQF. Tránh những sai lầm thường gặp:

• Năng lực lãnh đạo thiếu gắn kết: Chuyên viên SQF chịu toàn bộ gánh nặng mà không có ý kiến điều hành.
• Mục tiêu không rõ ràng: “Cải thiện an toàn thực phẩm” không thể thực hiện được nếu không có các tiêu chuẩn hoặc mốc thời gian.
• Ngăn chặn các hành động khắc phục: Nếu không có sự theo dõi của quản lý, nguyên nhân gốc rễ vẫn chưa được giải quyết.
• Thiếu sự hiện diện của lãnh đạo: Khi quản lý bỏ qua đào tạo, nó sẽ gửi một thông điệp rằng an toàn thực phẩm là một vấn đề về QA.

Mẹo có thể thực hiện: Coi Hệ thống SQF của bạn như bất kỳ sáng kiến quan trọng nào trong kinh doanh – lập ngân sách cho nó, xem xét nó, phân công trách nhiệm và ăn mừng chiến thắng.

Lời bài hát: The Payoff Of Real Commitment

Các cơ sở thể hiện cam kết quản lý thực sự—không chỉ tuân thủ—có xu hướng:

• Đạt được điểm kiểm toán tốt hơn và ít trường hợp không tuân thủ lặp lại hơn
• Xây dựng sự hợp tác giữa các bộ phận mạnh mẽ hơn
• Thu hút và giữ chân nhân viên hoạt động và chất lượng hàng đầu
• Tăng cường mối quan hệ với người mua và mở khóa các thị trường mới
• Giảm trách nhiệm thông qua tư thế an toàn thực phẩm chủ động

Cuối cùng, cam kết không phải là một chính sách – đó là một hành vi. Với kỳ vọng nâng cao của Ấn bản 10, các doanh nghiệp thực phẩm thể chế hóa trách nhiệm lãnh đạo sẽ là những doanh nghiệp phát triển mạnh, không chỉ tồn tại.