Entendendo o papel das auditorias no processo de certificação SQF

As auditorias são a chave da certificação SQF. É o mecanismo formal usado para avaliar se os sistemas de qualidade e segurança alimentar de uma instalação não são apenas documentados, mas implementados, mantidos e continuamente melhorados de forma eficaz.

Embora a documentação estabeleça a base e a implementação construa a estrutura, a auditoria valida a integridade dessa estrutura. Sem uma auditoria bem-sucedida, a certificação não pode ser obtida. Mas, além do certificado, o processo de auditoria é uma ferramenta poderosa para percepção operacional, identificação de risco e melhoria de desempenho.

Tipos de auditorias SQF

Durante todo o ciclo de vida da certificação SQF, as instalações encontrarão vários tipos de auditorias. Compreender suas diferenças e seu valor é fundamental para a preparação.

1. Auditoria de mesa (revisão de documentos)

Antes da parte no local da sua auditoria de certificação inicial, o auditor SQF designado analisará a documentação do seu sistema de gestão de qualidade e segurança de alimentos. Isso inclui:

• Planos APPCC
• Políticas de segurança alimentar
• Programas de pré-requisitos (PRPs)
• Procedimentos e SOPs
• Sistemas de manutenção de registros
• Organogramas e registros de treinamento

O objetivo é verificar se sua documentação está alinhada com o Código SQF aplicável e abrange todos os elementos necessários. Se a auditoria documental revelar lacunas significativas, a auditoria no local pode ser adiada ou rebaixada no escopo.

2. Auditoria da instalação (avaliação no local)

Este é o núcleo do processo de certificação. O auditor visitará fisicamente seu local, observará as operações e entrevistará o pessoal para confirmar que seus procedimentos documentados estão sendo seguidos de forma consistente. As principais áreas de foco incluem:

• Monitoramento de CCP e ações corretivas
• Práticas de saneamento e higiene
• Controle de alérgenos
• Rastreabilidade e prontidão para recall
• Defesa alimentar e segurança do local
• Práticas de pessoal e adesão às BPF
• Condição do equipamento e manutenção preventiva

Os auditores procurarão evidências objetivas da implementação: registros concluídos, execução consistente e compreensão de toda a equipe. Eles podem solicitar exercícios de rastreamento, observar processos em tempo real e desafiar sua equipe de segurança de alimentos com perguntas situacionais.

3. Auditorias não anunciadas

Uma vez certificada, sua instalação pode ser selecionada para uma auditoria não anunciada, normalmente dentro de um ciclo de três anos. Essas são auditorias completas realizadas sem agendamento prévio e são projetadas para avaliar o estado diário do seu sistema de segurança de alimentos.

A preparação para auditorias não anunciadas depende da maturidade do sistema. Os procedimentos devem ser incorporados em suas operações, não apenas polidos para inspeções anuais.

4. Auditorias de vigilância e auditorias de recertificação

Para certificações de várias unidades ou categorias de risco de nível superior, auditorias de vigilância podem ser conduzidas no meio do ciclo para garantir a conformidade contínua. Auditorias de recertificação são realizadas anualmente para renovar o status da certificação.

Essas auditorias refletem a estrutura da sua auditoria de certificação original, mas se concentram fortemente na melhoria desde a auditoria anterior, mudanças nas operações e encerramento de não conformidades anteriores.

Descobertas comuns de auditoria — e como evitá-las

Auditores SQF experientes frequentemente relatam problemas recorrentes nas instalações. Entender isso pode ajudar sua equipe a evitá-los proativamente:

• Documentação incompleta ou desatualizada: Procedimentos sem histórico de revisão ou que não refletem operações reais
• Registros de treinamento que não correspondem às funções do funcionário: Equipe que executa tarefas de CCP sem treinamento documentado
• Registros de verificação ausentes: Auditorias internas, verificações sanitárias ou revisões de fornecedores não concluídas ou arquivadas
• Implementação inconsistente em todos os turnos: Um turno adere estritamente aos SOPs, enquanto outro se desvia
• Falta de documentação de ação corretiva: Problemas identificados, mas não documentados, investigados ou resolvidos

Auditorias internas proativas, revisão de registros em tempo real e uma forte cultura de segurança alimentar são fundamentais para prevenir esses problemas.

O que os auditores estão procurando

Os auditores não estão apenas procurando uma pasta polida, eles estão procurando evidências de:

• Compromisso da gerência sênior
• Adesão em tempo real a sistemas documentados
• Uma força de trabalho que entende e é responsável por suas responsabilidades de segurança alimentar
• Práticas de melhoria contínua e autoidentificação de problemas
• Registros que apoiam alegações de conformidade, com rastreabilidade e consistência

Em resumo, os auditores querem ver se seu sistema SQF está vivo, não apenas vivo durante a semana da auditoria.

Como a Registrar Corp apoia a prontidão para auditoria

A Registrar Corp oferece serviços personalizados para ajudar as instalações a se prepararem para auditorias com confiança:

• Auditorias simuladas que simulam auditorias SQF reais
• Revisão da documentação e análise de lacunas
• Preparação da entrevista para a equipe de segurança de alimentos e supervisores
• Coaching de ação corretiva
• Suporte pós-auditoria para abordar descobertas e fechar não conformidades rapidamente

Nossos especialistas em segurança alimentar entendem como preencher a lacuna entre suas políticas e sua execução, e como apresentar isso de forma eficaz durante uma auditoria.

Conclusão final: Auditoria é mais do que conformidade

Embora auditorias sejam necessárias para certificação, elas também são uma oportunidade. Um processo de auditoria SQF eficaz revela lacunas que você não sabia que existiam, fortalece a responsabilidade e traz clareza ao seu sistema de segurança de alimentos.

Ao abordar a auditoria como um processo colaborativo e focado em aprendizagem, não apenas um obstáculo regulatório, as instalações estão mais bem posicionadas para construir sistemas duradouros.