O registro de estabelecimento de medicamentos é uma obrigação fundamental para empresas farmacêuticas que buscam fabricar, distribuir ou importar medicamentos para os Estados Unidos. Longe de uma mera etapa administrativa, esse processo forma um componente crítico do sistema da FDA para garantir a segurança, transparência e integridade da cadeia de suprimentos de medicamentos do país. Seja você um fabricante doméstico ou um fornecedor estrangeiro, entender como o registro do estabelecimento e a lista de medicamentos funcionam, além de obrigações de conformidade como números FEI e envios SPL, é essencial para a operação legal e o acesso de longo prazo ao mercado.

Neste artigo, exploramos os principais requisitos, processos técnicos e implicações estratégicas do registro de estabelecimento de medicamentos de acordo com o 21 CFR Parte 207.

Entendendo o registro de estabelecimento de medicamentos

Registro de estabelecimento de medicamentos é o processo pelo qual as empresas notificam a Agência de Administração de Alimentos e Medicamentos dos EUA (FDA) sobre os locais físicos (estabelecimentos) onde os medicamentos são fabricados, preparados, propagados, processados ou importados para distribuição comercial nos Estados Unidos.

Este requisito está fundamentado na Lei Federal de Alimentos, Medicamentos e Cosméticos (FD&C Act) e codificado no CFR 21 Parte 207. O objetivo é criar um sistema centralizado e transparente para a FDA monitorar e regular as instalações responsáveis pela produção ou manuseio de medicamentos distribuídos no mercado dos EUA.

Cada estabelecimento registrado recebe um número de Identificador de Estabelecimento da Instalação (FEI), que a FDA usa para realizar inspeções, rastrear recalls e facilitar decisões de importação. Por exemplo, uma empresa que não se registrar pode enfrentar uma recusa de importação, como visto em várias cartas de advertência da FDA publicadas anualmente.

Quem deve se registrar na FDA?

Qualquer entidade, estrangeira ou doméstica, que se envolva em atividades relacionadas à fabricação ou manuseio de medicamentos deve se registrar na FDA. Isso inclui:

• Fabricantes de medicamentos (ingredientes farmacêuticos ativos e produtos acabados)
• Reembalagens e reetiquetagens
• Laboratórios de testes e esterilização contratados
• Salvadores
• Importadores de drogas humanas

Estabelecimentos estrangeiros estão sujeitos aos mesmos requisitos, mas também devem designar um agente dos EUA. O agente dos EUA atua como ponto de contato para a FDA e é responsável por facilitar a comunicação, coordenar inspeções e garantir que a empresa responda prontamente a consultas regulatórias.

Observações: Os compostos medicamentosos são regulamentados sob diferentes disposições (por exemplo, Seção 503A e 503B da Lei FD&C) e não estão sujeitos aos mesmos requisitos de registro sob a 21 CFR Parte 207.

Por que o registro é importante

Além da conformidade, o registro do estabelecimento serve como base para outras funções regulatórias:

• Rastreamento de origens de medicamentos e cadeias de suprimentos
• Priorizar inspeções com base no risco
• Permitir decisões de importação e ações de execução
• Melhorar o acesso público a informações sobre medicamentos

Não registrar um estabelecimento ou listar produtos medicamentosos associados pode resultar em ações de aplicação da lei, incluindo recusas de importação, cartas de advertência e, em casos graves, convulsões de produtos. Por exemplo, o FDA Import Alert 66-40 listou várias empresas por não cumprirem os regulamentos de registro e listagem.

Quais informações devem ser fornecidas durante o registro?

O registro é realizado eletronicamente por meio do Sistema eletrônico de registro e listagem de medicamentos (Electronic Drug Registration and Listing System, eDRLS) da FDA, que usa arquivos formatados de rotulagem estruturada de produtos (Structured Product Labeling, SPL).

Dados principais de registro:

• Razão social e número D-U-N-S (Sistema de numeração universal de dados) do estabelecimento
• Tipo(s) de operação comercial (por exemplo, fabricante, reembalador)
• Detalhes de contato do funcionário responsável
• Detalhes do agente e importador dos EUA (para empresas estrangeiras)
• Uma lista de todos os medicamentos fabricados ou processados no centro

Essas informações devem ser precisas, atualizadas e enviadas por meio do Electronic Submission Gateway (ESG) da FDA ou, mais comumente, por meio do FDA Direct, que inclui seu próprio recurso de validação integrado. Os arquivos SPL devem ser preparados usando ferramentas validadas de criação SPL. No entanto, ferramentas como o LORENZ docuBridge ou o eSUBmanager do Extedo, que são sistemas baseados em eCTD, não são usados para registro e listagem.

O que é um número FEI e por que ele é importante?

O Identificador de Estabelecimento da Instalação (FEI) é um identificador exclusivo e específico do centro atribuído pela FDA. Ele difere de outros identificadores, como um número de identificação do empregador (EIN) ou DUNS, e é usado internamente pela FDA para:

• Acompanhar inspeções e históricos de conformidade
• Coordenar ações de execução
• Apoiar a vigilância pós-venda e os esforços de recall

Ao contrário do EIN, o FEI não é emitido pelo IRS e é exclusivamente para fins regulatórios. As empresas podem solicitar seu FEI à FDA ou procurá-lo usando ferramentas da FDA disponíveis publicamente, se já tiverem sido atribuídas.

Requisitos de listagem de produtos medicamentosos

Além de registrar a instalação, as empresas devem listar cada medicamento que é fabricado, reembalado, reetiquetado ou importado para o comércio dos EUA.

Produtos que devem ser listados:

• Medicamentos com receita (Rx)
• Medicamentos de venda livre (OTC)
• Produtos homeopáticos (em conformidade com o CPG 400.400 da FDA)
• Medicamentos que não exigem um NDA/ANDA se cobertos por uma monografia
• Medicamentos inacabados destinados a processamento adicional

Cada produto é identificado com um Código Nacional de Medicamentos (National Drug Code, NDC), que segue uma estrutura de três segmentos:

• Código do Rotulador: Identifica a empresa (atribuída pela FDA)
• Código do produto: Especifica formulação, potência e forma farmacêutica
• Código do pacote: Identifica o tamanho e o tipo do pacote

Esses identificadores são usados em toda a cadeia de suprimentos de saúde para rastreabilidade, faturamento e verificação. Os NDCs são necessários na rotulagem de medicamentos com receita, mas embora sejam recomendados pela FDA para outros tipos de medicamentos, eles não são obrigatórios em todas as rotulagem.

Cronogramas e responsabilidades contínuas

Registro de estabelecimento e listagem de medicamentos não são eventos únicos. Os inscritos devem:

• Renovar registros de estabelecimento anualmente entre 1o de outubro e 31 de dezembro
• Atualizar listagens de medicamentos sempre que ocorrer uma alteração (p. ex., formulação, rotulagem, descontinuação)
• Responder prontamente a consultas da FDA ou achados de inspeção

A não manutenção de registros precisos e atuais pode resultar na desativação do registro da FDA, recusas de importação ou ações de execução mais graves.

Acesso público a informações de registro e listagem

A FDA disponibiliza ao público dados de estabelecimento e listagem de medicamentos por meio de bancos de dados pesquisáveis:

• Banco de dados de registro de estabelecimento de medicamentos
• Diretório nacional de códigos de medicamentos

Esses bancos de dados são usados não apenas por autoridades regulatórias, mas também por provedores de saúde, atacadistas e até consumidores para verificar a legitimidade e a origem do produto.

Armadilhas comuns e como evitá-las

Muitas empresas, particularmente empresas estrangeiras ou startups, encontram problemas de conformidade devido a:

• Envio de arquivos SPL incompletos ou imprecisos
• Incompreensão da diferença entre FEI, DUNS e EIN
• Não nomear um agente confiável dos EUA
• Listagem de produtos sem rotulagem correspondente ou segmentos NDC ausentes

Envolver profissionais regulatórios experientes pode ajudar a evitar atrasos dispendiosos e riscos de aplicação da lei.

Valor estratégico além da conformidade

Embora o registro de estabelecimento de medicamentos seja um requisito legal, ele também atende a objetivos estratégicos:

• Interações simplificadas com a FDA durante inspeções e atividades de pré-aprovação
• Credibilidade de mercado para parceiros e compradores
• Entrada facilitada em Organizações de Compras do Grupo (GPOs) e redes da cadeia de suprimentos
• Risco reduzido de retenções e detenções de importação

Manter um perfil regulatório limpo, incluindo estabelecimento e listas de produtos atualizados, sinaliza maturidade operacional e prontidão regulatória para reguladores, distribuidores e parceiros de negócios.

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