El papel de las auditorías internas en la certificación SQF

Las auditorías internas son una de las herramientas más valiosas de su caja de herramientas SQF. Aunque a menudo se considera un punto de control previo a la certificación, su verdadero propósito es más profundo: evaluar proactivamente la eficacia de su sistema, descubrir brechas de cumplimiento e impulsar una cultura de mejora continua mucho antes de que un auditor externo pise el sitio.

El Código SQF exige auditorías internas como parte de las actividades de verificación de una instalación. Pero cómo se ejecutan esas auditorías, y cómo responde a los hallazgos, puede ser la diferencia entre un proceso de certificación sin problemas y un ciclo de costosas acciones correctivas.

Qué debe cubrir una auditoría interna efectiva

Una auditoría interna exitosa va más allá de verificar una lista de cumplimiento. Debería:

• Evaluar cada cláusula del Código SQF aplicable (Seguridad alimentaria, Calidad o Fundamentos), incluidos los requisitos específicos del sector.
• Incluya entrevistas con empleados de todos los niveles, desde trabajadores de primera línea hasta supervisores, para evaluar la comprensión y la concienciación.
• Realizar observaciones en el piso en diferentes turnos y departamentos para garantizar que las prácticas se alineen con los procedimientos.
• Revisar registros y documentación que abarquen al menos 30-60 días de operaciones, incluidos registros de supervisión, comprobaciones de verificación y formularios de formación.
• Evaluar las acciones correctivas y preventivas (CAPA) de auditorías internas anteriores, inspecciones regulatorias o quejas de clientes.

Las auditorías deben segmentarse por elemento del sistema, como:

• Compromiso y revisión de la dirección
• Control de documentos y mantenimiento de registros
• Planes de seguridad alimentaria y HACCP
• PRP (p. ej., saneamiento, control de plagas, gestión de alérgenos)
• Gestión de proveedores y mercancías entrantes
• Formación y competencia del personal
• Procedimientos internos de rastreo y retirada
• Mantenimiento de equipos e instalaciones
• Defensa alimentaria y gestión de crisis t

Un sólido programa de auditoría interna también utiliza herramientas como:

• Listas de comprobación de cláusula por cláusula alineadas con la última versión del código SQF
• Auditar los sistemas de puntuación para priorizar las áreas de riesgo
• Mapas de auditoría visuales para realizar un seguimiento de cuándo y dónde se realizan las auditorías en toda la instalación

Brechas comunes de auditoría interna y cómo evitarlas

• No se siguen los programas de auditoría: Las auditorías internas deben realizarse de acuerdo con un calendario documentado que refleje el perfil de riesgo de la instalación. Las áreas de alto riesgo deben auditarse con más frecuencia.
• Los auditores carecen de formación: Los auditores internos deben recibir formación sobre los principios del SQF, las habilidades de entrevista y la recopilación de pruebas. Sin capacitación, pueden perder indicadores clave o dudar en registrar no conformidades.
• Falta de objetividad: Asignar empleados para auditar sus propios departamentos introduce sesgos. Utilizar auditorías interdepartamentales o apoyo de terceros para la neutralidad.
• Hallazgos superficiales: Un número bajo de hallazgos no siempre significa cumplimiento. Puede reflejar una revisión a nivel de superficie. Las auditorías internas deben identificar averías menores antes de que se intensifiquen.
• Seguimiento débil: Los hallazgos deben documentarse con descripciones detalladas, respaldados por pruebas y abordados mediante acciones correctivas validadas y oportunas.

Acciones correctivas: Cierre del bucle

Las acciones correctivas son más que parches. Son una oportunidad para identificar la causa raíz de las no conformidades e implementar cambios a nivel del sistema que eviten la recurrencia.

Un proceso CAPA sólido incluye:

1. Identificación del problema, incluida la fuente (p. ej., hallazgo de auditoría, desviación, queja del cliente)
2. Contención para mitigar el riesgo inmediato (p. ej., aislar el producto, detener la actividad de la línea)
3. Análisis de la causa raíz utilizando herramientas estructuradas como 5 porqués, diagramas de Ishikawa o análisis de árbol de fallos
4. Planificación de acciones correctivas, asignación de responsabilidades, fechas de vencimiento y resultados medibles
5. Implementación y verificación, que pueden incluir recapacitación, actualizaciones de documentos, cambios de procedimientos o calibración de equipos
6. Validación de la eficacia, confirmada mediante reauditorías, revisiones de tendencias o verificación de terceros
7. Documentación, mantenida en un registro de CAPA o sistema de gestión de calidad centralizado

Cada acción correctiva debe categorizarse por gravedad y rastrearse para detectar recurrencias con el fin de identificar debilidades sistémicas.

Cómo le preparan las auditorías internas para la certificación

Cuando se ejecutan correctamente, las auditorías internas:

• Actuar como simulación del proceso de auditoría de terceros
• Crear familiaridad con las preguntas de auditoría y la revisión de documentación
• Identificar registros o brechas de implementación antes de que los auditores los encuentren
• Asegurarse de que las prácticas estén alineadas en todos los turnos y departamentos
• Animar a los empleados a que se comprometan con el sistema de seguridad alimentaria y hablen con confianza sobre sus funciones

Lo más importante es que las auditorías internas demuestran un compromiso con el autocontrol y la mejora continua: dos principios que pesan mucho en la evaluación final de un auditor.

El papel de Registrar Corp en el fortalecimiento de su programa de auditoría interna

Nuestros especialistas en seguridad alimentaria:

• Realizar auditorías internas independientes con una perspectiva nueva
• Ayudar a desarrollar SOP de auditoría interna, programas y herramientas de informes
• Proporcionar formación práctica para auditores internos basada en los estándares actuales del Código SQF
• Revisar los hallazgos de auditorías anteriores y los registros de CAPA para evaluar la efectividad del cierre
• Ofrecer evaluaciones de preparación de todo el sistema antes de la certificación de terceros

Nuestro objetivo no es solo prepararlo para la auditoría, sino también ayudar a desarrollar la competencia, la propiedad y la estructura necesarias para mantener el cumplimiento de SQF durante todo el año.

Conclusiones finales: Auditorías internas establecen el tono para el éxito de la auditoría

Una auditoría interna no se trata solo de detectar errores, es un proceso estratégico que revela cómo es su operación cuando nadie está mirando. Esa información no tiene precio.

Cuando se combinan con un proceso disciplinado de acciones correctivas, las auditorías internas se convierten en el motor de la mejora continua que impulsa el éxito de la certificación SQF y la excelencia operativa a largo plazo.