Warum Rückverfolgbarkeit und Erinnerungsbereitschaft in SQF wichtig sind

In der heutigen Lebensmittelindustrie ist die Fähigkeit, Produkte nachzuverfolgen und auf Rückrufe zu reagieren, nicht nur eine regulatorische Anforderung, sondern ein wichtiger Bestandteil des Markenschutzes und des Verbrauchervertrauens. Der Safe Quality Food (SQF) Code schreibt robuste Rückverfolgbarkeits- und Rückrufsysteme als Teil seiner zentralen Erwartungen an das Management der Lebensmittelsicherheit vor.

Eine vollständig zertifizierte SQF-Einrichtung muss nachweisen, dass sie die Zutaten vom Eingang über die Verarbeitung bis hin zum Vertrieb verfolgen und bei Bedarf einen schnellen, gut koordinierten Rückruf durchführen kann.

Mit SQF Edition 10, die risikobasierte Rückverfolgbarkeit und verbesserte Rückrufbereitschaft betont, wird dieser Bereich genauer denn je überprüft.

Wichtige Anforderungen gemäß dem SQF-Lebensmittelsicherheitskodex

SQF verlangt von Einrichtungen, Systeme zu implementieren, die eine vollständige Produktrückverfolgbarkeit in beide Richtungen ermöglichen:

• Zurück zu Lieferanten, Rohstoffen und Verpackungen
• Weiterleitung an Kunden, Chargen und Vertriebsstellen

Zu den Kernerwartungen gehören:

• Chargenidentifikationssysteme für Rohstoffe und Fertigwaren
• Genaue Produktions- und Verpackungsaufzeichnungen
• Mindestens einmal jährlich durchgeführte Nachverfolgbarkeitsstudien
• Angedeutete Rückrufübungen zur Prüfung der Bereitschaft und Dokumentation
• Rückrufverfahren, die interne Benachrichtigungsprotokolle, regulatorische Berichterstattung und Kundenkommunikationspläne umfassen

Einrichtungen müssen im Rahmen ihrer schriftlichen Rückrufverfahren auch klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten, Eskalationszeitpläne und Kommunikationsflussdiagramme pflegen.

Wie Rückverfolgbarkeit und Rückruf in das breitere SQF-System passen

Rückverfolgbarkeit und Rückrufbereitschaft existieren nicht isoliert – sie verbinden sich mit jedem Aspekt Ihres SQF-Systems:

• Genehmigung des Lieferanten: Sie können ohne genaue Lieferantenaufzeichnungen nicht effektiv zurückverfolgt werden
• Allergenkontrolle: Fehletikettierungsprobleme führen häufig zu Rückrufen; Rückverfolgbarkeit hilft, betroffene Produkte schnell zu lokalisieren
• Überprüfung des Etiketts: Bindet sich direkt an die Rückrufprävention und Verbrauchersicherheit
• Schulungsprogramme: Mitarbeiter müssen wissen, wie sie Rückverfolgbarkeitscodes erkennen und Rückrufprotokolle befolgen können
• Bestandsverwaltung: Echtzeit-Tracking-Tools sind für effiziente Rückrufe und Wiederherstellungsschätzungen unerlässlich

Pro-Tipp: Während eines Audits reicht es nicht aus, über Verfahren zu verfügen – Sie müssen Nachweise für Rückverfolgbarkeitstests, Scheinrückrufergebnisse und kontinuierliche Verbesserungsmaßnahmen vorlegen.

Worauf Auditoren bei Rückverfolgbarkeitssystemen achten

SQF-Auditoren bewerten:

• Ihre Fähigkeit, Inhaltsstoffe und Verpackungen bis zu ihrer Quelle zurückzuverfolgen
• Die Geschwindigkeit, mit der Sie das betroffene Produkt identifizieren und isolieren können
• Aufzeichnungen, die zeigen, wann Rückverfolgbarkeitstests durchgeführt wurden und welche Ergebnisse dokumentiert wurden
• Ob die Rückverfolgbarkeit digitalisiert ist oder auf fehleranfällige manuelle Systeme angewiesen ist
• Nachweis, dass alle an Rückrufen beteiligten Abteilungen (QA, Produktion, Logistik, Kundendienst) geschult und vorbereitet sind

Scheinrückrufe sollten sein:

• Mindestens einmal jährlich durchgeführt (viele Einrichtungen führen sie vierteljährlich durch)
• Zeitlich verfolgt und anhand der Wiederherstellungsziele gemessen (z. B. 98 %+ Wiederherstellung innerhalb von 2–4 Stunden)
• Mit der Geschäftsleitung überprüft, um systemische Lücken zu bewerten
• Dokumentiert mit Aktionsplänen für festgestellte Mängel

Umsetzbarer Tipp: Verwenden Sie Rückrufsimulationen, um die Rückverfolgungsgeschwindigkeit des Lieferanten zu testen, nicht nur die interne Wiederherstellung. Dies stärkt die Verantwortlichkeit der Lieferanten und macht Lücken frühzeitig sichtbar.

Häufige Fallstricke und wie man sie vermeidet

Einrichtungen müssen häufig mit Nichtkonformitäten rechnen, weil:

• Unvollständige Chargenverfolgung oder schlechte Verbindung zwischen Produktion und Vertrieb
• Veraltete oder zu komplexe Rückrufverfahren, die abteilungsübergreifend nicht verstanden werden
• Mangelnde abteilungsübergreifende Beteiligung an Scheinrückrufen
• Fehlende Dokumentation von Studienergebnissen, Zeitplänen oder Korrekturverbesserungen
• Übermäßige Abhängigkeit von einer einzelnen Person, um die gesamte Rückrufantwort zu verwalten

Lösungen:

• Implementierung zentralisierter Rückrufordner (physisch oder digital) mit kritischen Kontakten, Chargencodierungsleitfäden und Eskalationsbäumen
• Weisen Sie jährlich Backup-Rückrufkoordinatoren und schulübergreifende Mitarbeiter zu
• Durchführung von Nachbesprechungen mit messbaren Zielen und Abteilungsnachbesprechungen

Registrar Corps Ansatz zur Stärkung der Bereitschaft zur Erinnerung

Durch die SQF- und Recall Readiness-Schulung von Registrar Corp helfen wir Einrichtungen:

• Aufbau von Rückverfolgbarkeitssystemen, die die Erwartungen von SQF, FSMA und Kunden erfüllen
• Erstellen Sie realistische Mock-Recall-Playbooks mit szenariobasierter Schulung
• Implementierung von Technologien und Workflows, die den Datenzugriff beschleunigen
• Mitarbeiter aller Abteilungen auf ihre Rolle in einem realen Szenario vorbereiten

Unser Ansatz legt Wert auf betriebliche Belastbarkeit – nicht nur auf Dokumentation – damit Ihre Einrichtung Verbraucher schützen, Verträge pflegen und den Compliance-Anforderungen einen Schritt voraus sein kann.

Der echte ROI, rückrufbereit zu sein

Bei der Vorbereitung geht es nicht nur darum, Audits zu bestehen – es geht um:

• Verbraucher schützen
• Vermeidung behördlicher Maßnahmen
• Erhalt von Verträgen mit Großkäufern
• Begrenzung finanzieller und Reputationsschäden
• Verbesserung der Lieferantentransparenz und der internen Verantwortlichkeit

Von SQF-zertifizierten Einrichtungen wird erwartet, dass sie ein proaktives, getestetes und belastbares System demonstrieren. Wenn das Unerwartete passiert, definiert Ihre Reaktionsfähigkeit mehr als nur Ihre Compliance – sie definiert Ihre Glaubwürdigkeit.