Ein Kosmetikprodukt auf den kanadischen Markt zu bringen, wird oft als einfach beschrieben – und in vielerlei Hinsicht ist es das –, aber nur, wenn Sie genau verstehen, was Health Canada erwartet, bevor Sie Ihr erstes Gerät versenden. Im Mittelpunkt dieser Anforderung steht das Cosmetic Notification Form, das branchenweit einfach als CNF bekannt ist. Die korrekte, rechtzeitige und korrekte Einreichung dieses Formulars ist kein gutes Hilfsmittel; es ist die rechtliche Erklärung, die bestätigt, dass Ihr Produkt nach kanadischem Recht als Kosmetikprodukt gilt und verkauft werden kann, ohne kostspielige Ablehnungen, Zollverzögerungen oder Stop-Sale-Aufträge zu riskieren.
Verstehen, was als Kosmetikum zählt
Für viele internationale Marken, insbesondere für europäische Rahmenwerke, ist der erste Punkt der Verwirrung, was Kanada als Kosmetik betrachtet. Gemäß dem Food and Drugs Act umfasst ein Kosmetikum alle Substanzen oder Gemische, die zur Reinigung, Verbesserung oder Veränderung des Teints, der Haut, der Haare oder der Zähne hergestellt, verkauft oder repräsentiert werden – dies gilt auch für Parfüms und Deodorants. Nicht abgedeckt sind Produkte mit therapeutischen Ansprüchen. Wenn Ihre Verpackung, Website oder Werbung die Behandlung von Hauterkrankungen, Heilung oder die Bereitstellung medizinischer Wirkungen erwähnt, haben Sie möglicherweise die Grenze in das Gebiet des Arzneimittels oder natürlichen Gesundheitsprodukts überschritten, was einen völlig separaten Lizenzierungsprozess erfordert.
Die Bestätigung, dass das, was Sie verkaufen möchten, wirklich als Kosmetik gilt, ist der erste entscheidende Schritt. Das bedeutet, dass Sie jedes Wort auf Ihrer Verpackung und Ihrem Werbematerial überprüfen müssen, um zu vermeiden, dass therapeutische Aussagen, die mehr erfordern, als eine CNF liefern kann, überwunden werden.
Die Rolle der CNF
Sobald Sie wissen, dass Ihr Produkt eindeutig als Kosmetika qualifiziert ist, müssen Sie verstehen, was das Kosmetik-Benachrichtigungsformular tut – und was nicht. Im Gegensatz zu einer Arzneimittel- oder Gerätelizenz ist die CNF keine Zulassung oder Sicherheitsbescheinigung. Es handelt sich um eine obligatorische Post-Market-Einreichung, die Health Canada formell mitteilt, was Sie verkaufen möchten, wer für sie in Kanada rechtlich verantwortlich ist und was sie enthält. Gesetzlich ist dieses Formular innerhalb von zehn Tagen nach dem erstmaligen Verkauf eines Kosmetika in Kanada einzureichen. In der Praxis warten nur sehr wenige Marken so lange; große Einzelhändler, Händler und Zollmakler erwarten in der Regel eine Bestätigung einer gültigen CNF lange bevor die erste Einheit Ihr Lager verlässt.
Was in die Benachrichtigung eingeht
Die CNF wird elektronisch über das Online-Portal von Health Canada eingereicht und erfasst detaillierte Informationen über die Identität, den Zweck und den Inhalt des Produkts. Sie müssen den Produktnamen, das Format und die Funktion, den Namen und die kanadische Adresse der verantwortlichen Person, die Herstellerinformationen und eine vollständige Inhaltsstoffliste angeben, die genaue Prozentsätze oder akzeptable Bereiche für jede verwendete Substanz enthält.
Hier stoßen viele Marken auf Probleme. Im Gegensatz zu anderen Ländern, die allgemeine Inhaltsstofflisten für die Vermarktung zulassen, erwartet Kanada eine vollständige Offenlegung dessen, was tatsächlich im Produkt enthalten ist, mit genauen Prozentsätzen. Dies ermöglicht Health Canada zu bestätigen, dass keine verbotenen oder eingeschränkten Substanzen unbemerkt durchrutschen und dass alle Inhaltsstoffe den Beschränkungen der kanadischen Heißliste für kosmetische Inhaltsstoffe entsprechen.
Warum Namen von Inhaltsstoffen wichtig sind
Einer der häufigsten Fehler, die neue Marken machen, ist die Verwendung von informellen oder Handelsnamen anstelle offizieller INCI-Begriffe. Die kanadischen Kosmetikvorschriften erwarten, dass jeder Inhaltsstoff unter Verwendung seines richtigen Namens für internationale Nomenklatur der Kosmetikzutaten deklariert wird, nicht unter Verwendung des internen Codes eines Lieferanten oder eines marketingfreundlichen Spitznamens. Zum Beispiel bedeutet „Vitamin C Complex“ nichts in der CNF; Sie müssen die genaue Verbindung wie „Ascorbinsäure“ oder „Natriumascorbylphosphat“ auflisten. Wenn Sie beides verwenden, müssen Sie beides mit individuellen Konzentrationen angeben.
Das gleiche Prinzip gilt für Duftstoffe und ätherische Öle. Viele Duftmischungen enthalten in kleinen Mengen regulierte Allergene oder eingeschränkte Chemikalien, die jedoch bei Bedarf deklariert werden müssen. Wenn Ihr Produkt einen Duft mit Unterkomponenten verwendet, die ihn über einen regulatorischen Schwellenwert hinausschieben, müssen diese in der CNF erscheinen und mit dem übereinstimmen, was auf dem endgültigen Etikett steht. Wenn diese Punkte nicht miteinander verbunden werden, kann dies zu Strafen für falsche Markenkennzeichnungen, Versandsperren oder einer erzwungenen Neuetikettierung führen.
Die Anforderung der verantwortlichen Person
Jedes Kosmetikprodukt in Kanada muss über eine identifizierte verantwortliche Person mit einer kanadischen Adresse verfügen. Dies ist die rechtliche Anlaufstelle für Health Canada, wenn Fragen auftreten. Für inländische Marken ist dies unkompliziert. Für ausländische Marken ohne eingetragenen kanadischen Sitz ist die Benennung eines glaubwürdigen, erreichbaren Vertreters erforderlich, der schriftlich zustimmt, die Verantwortung für die Kommunikation und die Führung von Aufzeichnungen zu übernehmen. Ein vages Postfach oder ein Vertriebshändler, der diese Rolle nicht bestätigt hat, stellt ein Risiko für unbeantwortete Mitteilungen oder Verzögerungen dar, wenn ein Inspektor eine Folgedokumentation anfordert.
Ablage vor dem Start
Technisch gesehen ist die CNF innerhalb von zehn Tagen nach dem ersten Verkauf fällig, aber die Realität ist, dass keine verantwortungsvolle Marke wartet, bis der Bestand im Regal ist. Viele große Einzelhandelsketten verlangen einen Nachweis der CNF-Einreichung, bevor sie ein neues Produkt auflisten. Zollbeamte können eine Sendung auch stoppen, wenn Ihre Erklärungen nicht mit Ihrer eingereichten CNF übereinstimmen. Sobald Sie die CNF eingereicht haben, erhalten Sie eine Bestätigungsnummer – es gibt kein „Genehmigungsschreiben“ oder Zertifikat. Diese Bestätigung ist Ihr Nachweis, dass die Einreichung vorliegt und kann auf Anfrage eines Einzelhändlers oder Inspektors vorgelegt werden.
Ihr kosmetisches Benachrichtigungsformular auf dem neuesten Stand halten
Ein übermittelter CNF ist nicht statisch. Wenn Sie Ihre Formel anpassen, Ihr Etikett erheblich ändern, die Menge der Inhaltsstoffe anpassen oder Ihre verantwortliche Person ändern, müssen Sie die CNF aktualisieren, um das tatsächlich verkaufte Produkt widerzuspiegeln. Wenn Sie dies nicht tun, sind Sie für die Durchsetzung offen, wenn Ihre Etiketten, Ihr Produkt und Ihre offizielle Einreichung nicht übereinstimmen. Ebenso empfiehlt es sich, die CNF formell zurückzuziehen, wenn Sie ein Produkt absetzen, damit Ihre Unterlagen klar bleiben.
Achten Sie auf häufige Fallstricke
Fehler im CNF-Prozess können teuer sein. Eine der häufigsten ist die Behandlung des Formulars als Last-Minute-Box, um zu kreuzen, nur um festzustellen, dass die Inhaltsstoffliste in der CNF und auf der Verpackung nicht übereinstimmt. Inkonsistente Angaben zur verantwortlichen Person, vage Inhaltsstoffnamen oder übersprungene Prozentangaben können alle Gründe für Health Canada sein, eine Sendung beim Zoll nachzuverfolgen oder abzulehnen.
Ein weiteres leicht zu übersehendes Problem ist die Hotlist. Nur weil ein Inhaltsstoff in der EU erlaubt ist, bedeutet dies nicht, dass er automatisch in Kanada übergeht. Einige Substanzen, die in anderen Regionen erlaubt sind, können unter der kanadischen Hotlist eingeschränkt oder verboten sein. Wenn Ihr CNF einen Inhaltsstoff deklariert, der die Grenzen der Hotlist verletzt, können Sie mit Fragen oder Korrekturmaßnahmen rechnen. Die Hotlist deckt auch Konzentrationskappen für bestimmte Konservierungsmittel, Farbstoffe, UV-Filter und Duftstoffe ab. Die Überprüfung der Hotlist ist genauso wichtig wie die Vorbereitung der CNF selbst.
Gute Gewohnheiten für langfristige Compliance
Die erfolgreichsten Marken behandeln die CNF als internen Kontrollpunkt für jede Neueinführung oder Neuformulierung. Bevor Sie ein Design zum Drucken senden, stimmen Sie die CNF-Inhaltsstoffliste mit Ihrem endgültigen Etikett ab. Bestätigen Sie, dass die Prozentsätze mit den von Ihnen eingereichten übereinstimmen. Überprüfen Sie, ob der Name und die Adresse der verantwortlichen Person aktuell sind. Bewahren Sie alle Lieferantendokumente auf, die Ihre Erklärungen unterstützen, falls Health Canada während einer Inspektion nach der Markteinführung Beweise anfordert.
Marken, die international tätig sind, wissen, dass dieses Maß an Buchführung normal ist – aber diejenigen, die neu im kanadischen System sind, unterschätzen manchmal, wie ernst Health Canada die Details behandelt. Einmal einzureichen und zu vergessen, ist selten eine erfolgreiche Strategie. Eine gute CNF-Praxis unterstützt das größere Ziel: ein transparentes, ordnungsgemäß deklariertes Produkt, dem Verbraucher vertrauen können.
Aufbau von Vertrauen durch gute Benachrichtigung
Letztendlich ist das kosmetische Benachrichtigungsformular nicht nur ein weiteres Stück regulatorischer Unterlagen. Es ist eine praktische Bestätigung, dass Sie genau wissen, was in Ihr Produkt eingeht, dass Sie Ihre Verantwortlichkeiten nach kanadischem Recht verstehen und dass Sie hinter Ihren Ansprüchen stehen. Einzelhändler schätzen das Vertrauen, das mit einer klaren Einreichung einhergeht.