Hiểu được vai trò của kiểm toán trong quy trình chứng nhận SQF

Kiểm toán là yếu tố then chốt của chứng nhận SQF. Đó là cơ chế chính thức được sử dụng để đánh giá liệu các hệ thống chất lượng và an toàn thực phẩm của một cơ sở không chỉ được ghi nhận mà còn được thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục một cách hiệu quả.

Trong khi tài liệu đặt nền tảng và việc thực hiện xây dựng cấu trúc, kiểm toán xác nhận tính toàn vẹn của cấu trúc đó. Nếu không có đánh giá thành công, không thể đạt được chứng nhận. Nhưng ngoài chứng nhận, quy trình kiểm toán là một công cụ mạnh mẽ để hiểu rõ hoạt động, xác định rủi ro và cải thiện hiệu suất.

Các loại Kiểm toán SQF

Trong suốt vòng đời chứng nhận SQF, các cơ sở sẽ gặp phải nhiều loại hình kiểm toán khác nhau. Hiểu được sự khác biệt của họ – và giá trị của họ – là chìa khóa để chuẩn bị.

1. Kiểm toán tại bàn (Xem xét tài liệu)

Trước phần đánh giá tại chỗ của chứng nhận ban đầu của bạn, đánh giá viên SQF được chỉ định sẽ xem xét tài liệu hệ thống quản lý chất lượng và an toàn thực phẩm của bạn. Điều này bao gồm:

• Kế hoạch HACCP
• Chính sách an toàn thực phẩm
• Các chương trình tiên quyết (PRP)
• Quy trình và SOP
• Hệ thống lưu trữ hồ sơ
• Sơ đồ tổ chức và hồ sơ đào tạo

Mục tiêu là xác minh rằng tài liệu của bạn phù hợp với Bộ Quy tắc SQF hiện hành và bao gồm tất cả các yếu tố bắt buộc. Nếu kiểm toán tại bàn cho thấy những lỗ hổng đáng kể, kiểm toán tại chỗ có thể bị hoãn hoặc hạ cấp trong phạm vi.

2. Kiểm toán tại Cơ sở (Đánh giá tại Cơ sở)

Đây là cốt lõi của quá trình chứng nhận. Kiểm toán viên sẽ trực tiếp đi thăm cơ sở của bạn, quan sát các hoạt động và phỏng vấn nhân viên để xác nhận rằng các quy trình được lập thành văn bản của bạn đang được tuân thủ một cách nhất quán. Các lĩnh vực trọng tâm chính bao gồm:

• Giám sát CCP và hành động khắc phục
• Thực hành vệ sinh và vệ sinh
• Kiểm soát chất gây dị ứng
• Sẵn sàng truy xuất nguồn gốc và thu hồi
• Bảo vệ thực phẩm và an ninh cơ sở
• Thực hành nhân sự và tuân thủ GMP
• Tình trạng thiết bị và bảo trì phòng ngừa

Đánh giá viên sẽ tìm kiếm bằng chứng khách quan về việc thực hiện: hồ sơ hoàn thành, thực hiện nhất quán và hiểu biết toàn bộ nhóm. Họ có thể yêu cầu các bài tập theo dõi, quan sát các quy trình thời gian thực và thách thức nhóm an toàn thực phẩm của bạn bằng các câu hỏi tình huống.

3. Kiểm toán không báo trước

Sau khi được chứng nhận, cơ sở của bạn có thể được chọn để kiểm toán không báo trước, thường là trong chu kỳ ba năm. Đây là những cuộc kiểm toán đầy đủ được thực hiện mà không có lịch trình trước và được thiết kế để đánh giá tình trạng hàng ngày của hệ thống an toàn thực phẩm của bạn.

Việc chuẩn bị cho các cuộc kiểm toán không báo trước phụ thuộc vào sự hoàn thiện của hệ thống—các thủ tục phải được đưa vào hoạt động của bạn, chứ không chỉ được đánh bóng để kiểm tra hàng năm.

4. Kiểm toán Giám sát và Kiểm toán Tái chứng nhận

Đối với các chứng nhận đa cơ sở hoặc các loại rủi ro cấp cao hơn, có thể tiến hành kiểm tra giám sát giữa chu kỳ để đảm bảo tiếp tục tuân thủ. Đánh giá tái chứng nhận được tiến hành hàng năm để gia hạn trạng thái chứng nhận.

Các cuộc đánh giá này phản ánh cấu trúc của cuộc đánh giá chứng nhận ban đầu của bạn nhưng tập trung chủ yếu vào cải tiến kể từ cuộc đánh giá trước đó, những thay đổi trong hoạt động và đóng các sự không phù hợp trong quá khứ.

Các kết quả kiểm toán phổ biến – và cách tránh chúng

Kiểm toán viên SQF có kinh nghiệm thường báo cáo các vấn đề tái diễn trên khắp các cơ sở. Hiểu những điều này có thể giúp nhóm của bạn chủ động tránh chúng:

• Tài liệu không đầy đủ hoặc lỗi thời: Các quy trình thiếu lịch sử sửa đổi hoặc không phản ánh các hoạt động thực tế
• Hồ sơ đào tạo không khớp với vai trò của nhân viên: Nhân viên thực hiện nhiệm vụ CCP mà không có tài liệu đào tạo
• Thiếu hồ sơ xác minh: Kiểm toán nội bộ, kiểm tra vệ sinh hoặc đánh giá nhà cung cấp chưa hoàn thành hoặc nộp hồ sơ
• Thực hiện không nhất quán giữa các ca: Một ca làm việc phải tuân thủ nghiêm ngặt các SOP trong khi ca khác không tuân thủ
• Thiếu tài liệu về hành động khắc phục: Các vấn đề được xác định nhưng chưa được ghi chép, điều tra hoặc giải quyết

Chủ động kiểm toán nội bộ, xem xét hồ sơ thời gian thực và văn hóa an toàn thực phẩm mạnh mẽ là chìa khóa để ngăn chặn những vấn đề này.

Những gì kiểm toán viên đang tìm kiếm

Kiểm toán viên không chỉ tìm kiếm một cuốn sổ tay được đánh bóng mà họ đang tìm kiếm bằng chứng về:

• Cam kết của ban quản lý cấp cao
• Tuân thủ theo thời gian thực đối với các hệ thống được ghi nhận
• Một lực lượng lao động hiểu và có trách nhiệm về an toàn thực phẩm của họ
• Thực hành cải tiến liên tục và tự xác định vấn đề
• Hồ sơ hỗ trợ các yêu cầu tuân thủ, với khả năng truy xuất nguồn gốc và tính nhất quán

Nói tóm lại, các kiểm toán viên muốn thấy rằng hệ thống SQF của bạn đang hoạt động, không chỉ tồn tại trong tuần kiểm toán.

Cách Nhà Đăng Ký Corp Hỗ Trợ Sẵn Sàng Kiểm Toán

Registrar Corp cung cấp các dịch vụ phù hợp để giúp các cơ sở chuẩn bị cho các cuộc kiểm toán một cách tự tin:

• Kiểm tra mô phỏng kiểm tra thực tế mô phỏng kiểm tra SQF
• Đánh giá tài liệu và phân tích lỗ hổng
• Chuẩn bị phỏng vấn cho nhân viên và giám sát an toàn thực phẩm
• Huấn luyện hành động khắc phục
• Hỗ trợ sau kiểm toán để giải quyết các phát hiện và khắc phục sự không phù hợp một cách nhanh chóng

Các chuyên gia an toàn thực phẩm của chúng tôi hiểu cách thu hẹp khoảng cách giữa các chính sách của bạn và việc thực hiện của bạn và cách trình bày điều đó một cách hiệu quả trong quá trình kiểm toán.

Bài học cuối cùng: Kiểm toán không chỉ là tuân thủ

Trong khi kiểm toán được yêu cầu để chứng nhận, chúng cũng là một cơ hội. Một quy trình kiểm toán SQF hiệu quả cho thấy những lỗ hổng mà bạn không biết tồn tại, tăng cường trách nhiệm giải trình và mang lại sự rõ ràng cho hệ thống an toàn thực phẩm của bạn.

Bằng cách tiếp cận kiểm toán như một quá trình hợp tác, tập trung vào học tập – không chỉ là một rào cản pháp lý – các cơ sở được định vị tốt hơn để xây dựng các hệ thống tồn tại lâu dài.