Comprender el papel de las auditorías en el proceso de certificación SQF

Las auditorías son el eje de la certificación SQF. Es el mecanismo formal utilizado para evaluar si los sistemas de seguridad y calidad de los alimentos de una instalación no solo se documentan, sino que se implementan, mantienen y mejoran de manera efectiva y continua.

Aunque la documentación sienta las bases y la implementación construye la estructura, la auditoría valida la integridad de esa estructura. Sin una auditoría satisfactoria, no se puede lograr la certificación. Pero más allá del certificado, el proceso de auditoría es una poderosa herramienta para la información operativa, la identificación de riesgos y la mejora del rendimiento.

Tipos de auditorías de SQF

A lo largo del ciclo de vida de la certificación SQF, las instalaciones se encontrarán con varios tipos de auditorías. Comprender sus diferencias, y su valor, es clave para la preparación.

1. Auditoría de escritorio (revisión de documentos)

Antes de la parte in situ de su auditoría de certificación inicial, el auditor de SQF asignado revisará la documentación de su sistema de gestión de calidad y seguridad alimentaria. Esto incluye:

• Planes HACCP
• Políticas de seguridad alimentaria
• Programas de requisitos previos (PRP)
• Procedimientos y SOP
• Sistemas de mantenimiento de registros
• Gráficos organizativos y registros de formación

El objetivo es verificar que su documentación se alinee con el Código SQF aplicable y cubra todos los elementos requeridos. Si la auditoría de escritorio revela brechas significativas, la auditoría in situ puede posponerse o reducirse en el alcance.

2. Auditoría de la instalación (evaluación in situ)

Este es el núcleo del proceso de certificación. El auditor recorrerá físicamente su centro, observará las operaciones y entrevistará al personal para confirmar que sus procedimientos documentados se siguen de forma coherente. Las áreas clave de interés incluyen:

• Supervisión de CCP y acciones correctivas
• Prácticas de higiene y saneamiento
• Control de alérgenos
• Trazabilidad y preparación para el recuerdo
• Defensa alimentaria y seguridad del sitio
• Prácticas del personal y cumplimiento de las BPF
• Estado del equipo y mantenimiento preventivo

Los auditores buscarán pruebas objetivas de la implementación: registros completados, ejecución coherente y comprensión de todo el equipo. Pueden solicitar ejercicios de seguimiento, observar procesos en tiempo real y desafiar a su equipo de seguridad alimentaria con preguntas situacionales.

3. Auditorías no anunciadas

Una vez certificada, su instalación puede ser seleccionada para una auditoría no anunciada, normalmente dentro de un ciclo de tres años. Se trata de auditorías completas realizadas sin programación previa y diseñadas para evaluar el estado diario de su sistema de seguridad alimentaria.

La preparación para auditorías no anunciadas depende de la madurez del sistema: los procedimientos deben integrarse en sus operaciones, no solo pulidos para inspecciones anuales.

4. Auditorías de vigilancia y auditorías de recertificación

Para certificaciones de varios centros o categorías de riesgo de nivel superior, se pueden realizar auditorías de vigilancia a mitad de ciclo para garantizar el cumplimiento continuo. Las auditorías de recertificación se realizan anualmente para renovar el estado de certificación.

Estas auditorías reflejan la estructura de su auditoría de certificación original, pero se centran en gran medida en la mejora desde la auditoría anterior, los cambios en las operaciones y el cierre de no conformidades anteriores.

Hallazgos comunes de auditoría y cómo evitarlos

Los experimentados auditores de SQF a menudo informan problemas recurrentes en todas las instalaciones. Comprenderlos puede ayudar a su equipo a evitarlos de forma proactiva:

• Documentación incompleta u obsoleta: Procedimientos que carecen de historial de revisiones o no reflejan las operaciones reales
• Registros de formación que no coinciden con las funciones de los empleados: Personal que realiza tareas de CCP sin formación documentada
• Registros de verificación faltantes: Auditorías internas, controles de saneamiento o revisiones de proveedores no completadas o archivadas
• Implementación inconsistente en todos los turnos: Un turno se adhiere estrictamente a los SOP mientras que otro se desvía
• Falta de documentación de medidas correctivas: Problemas identificados pero no documentados, investigados o resueltos

Las auditorías internas proactivas, la revisión de registros en tiempo real y una sólida cultura de seguridad alimentaria son clave para prevenir estos problemas.

Qué buscan los auditores

Los auditores no solo buscan una carpeta pulida, sino que buscan evidencia de:

• Compromiso de la alta dirección
• Cumplimiento en tiempo real de los sistemas documentados
• Una fuerza laboral que comprende y es propietaria de sus responsabilidades de seguridad alimentaria
• Prácticas de mejora continua y autoidentificación de problemas
• Registros que respaldan las reclamaciones de cumplimiento, con trazabilidad y coherencia

En resumen, los auditores quieren ver que su sistema SQF está activo, no solo durante la semana de la auditoría.

Cómo Registrar Corp apoya la preparación para la auditoría

Registrar Corp ofrece servicios personalizados para ayudar a las instalaciones a prepararse para las auditorías con confianza:

• Auditorías simuladas que simulan auditorías SQF reales
• Revisión de documentación y análisis de brechas
• Preparación de entrevistas para el personal de seguridad alimentaria y los supervisores
• Orientación sobre acciones correctivas
• Apoyo posterior a la auditoría para abordar los hallazgos y cerrar las no conformidades rápidamente

Nuestros especialistas en seguridad alimentaria entienden cómo cerrar la brecha entre sus políticas y su ejecución, y cómo presentarlo de manera efectiva durante una auditoría.

Conclusiones finales: La auditoría va más allá del cumplimiento

Aunque las auditorías son necesarias para la certificación, también son una oportunidad. Un proceso de auditoría SQF eficaz revela brechas que no sabía que existían, refuerza la responsabilidad y aporta claridad a su sistema de seguridad alimentaria.

Al abordar la auditoría como un proceso colaborativo y centrado en el aprendizaje, no solo un obstáculo normativo, las instalaciones están mejor posicionadas para construir sistemas que duren.