A menudo, llevar un producto cosmético al mercado canadiense se describe como algo sencillo, y en muchos aspectos, lo es, pero solo cuando comprende exactamente lo que Health Canada espera antes de enviar su primera unidad. En el centro de este requisito se encuentra el Formulario de notificación cosmética, conocido en toda la industria simplemente como el CNF. Presentar este formulario correctamente, a tiempo y con la información correcta no es una buena idea; es la declaración legal la que confirma que su producto califica como cosmético en virtud de la ley canadiense y puede venderse sin arriesgarse a costosos rechazos, retrasos en aduanas u órdenes de venta.

Comprender lo que cuenta como cosmético

Para muchas marcas internacionales, especialmente las que se utilizan en los marcos europeos, el primer punto de confusión es lo que Canadá considera cosmético. En virtud de la Ley de Alimentos y Medicamentos, un cosmético incluye cualquier sustancia o mezcla fabricada, vendida o representada para su uso en la limpieza, mejora o alteración del cutis, la piel, el cabello o los dientes; esto también se extiende a los perfumes y desodorantes. Lo que no cubre son los productos con afirmaciones terapéuticas. Si su envase, sitio web o anuncios mencionan el tratamiento de afecciones cutáneas, la curación o la provisión de efectos medicinales, es posible que haya cruzado la línea hacia el territorio de medicamentos o productos naturales de salud, lo que requiere un proceso de licencia completamente independiente.

Confirmar que lo que quieres vender realmente califica como cosmético es el primer paso fundamental. Esto significa revisar todas las palabras de su envase y material promocional para evitar cruzar las afirmaciones terapéuticas que exigen más de lo que un CNF puede proporcionar.

El papel del CNF

Una vez que sepa que su producto se considera claramente cosmético, debe comprender lo que hace el Formulario de notificación cosmética y lo que no. A diferencia de una licencia de fármaco o dispositivo, el CNF no es una aprobación o certificado de seguridad. Es una presentación obligatoria posterior a la comercialización que le dice formalmente a Health Canada lo que pretende vender, quién es legalmente responsable de ello en Canadá y qué contiene. Por ley, este formulario debe enviarse dentro de los diez días posteriores a la venta de un cosmético en Canadá por primera vez. En la práctica, muy pocas marcas esperan tanto; los principales minoristas, distribuidores y agentes de aduanas suelen esperar la confirmación de un CNF válido mucho antes de que la primera unidad salga de su almacén.

Qué incluye la notificación

El CNF se archiva electrónicamente a través del portal en línea de Health Canada y recopila información detallada sobre la identidad, el propósito y el contenido del producto. Deberá declarar el nombre, formato y función del producto, el nombre y la dirección canadiense de la persona responsable, la información del fabricante y una lista completa de ingredientes que muestre los porcentajes exactos o los rangos aceptables para cada sustancia utilizada.

Aquí es donde muchas marcas tienen problemas. A diferencia de otros países que permiten la comercialización de ingredientes generales, Canadá espera una divulgación completa de lo que realmente está en el producto, con porcentajes precisos. Esto permite a Health Canada confirmar que ninguna sustancia prohibida o restringida pasa desapercibida y que todos los ingredientes cumplen con los límites de la lista de ingredientes cosméticos de Canadá.

Por qué son importantes los nombres de ingredientes

Uno de los errores más comunes que cometen las nuevas marcas es usar nombres informales o comerciales en lugar de términos oficiales del INCI. Las regulaciones de cosméticos de Canadá esperan que cada ingrediente se declare utilizando su nombre de nomenclatura internacional de ingredientes cosméticos adecuado, no el código interno de un proveedor o un apodo apto para marketing. Por ejemplo, “Complejo de vitamina C” significa nada en el CNF; debe enumerar el compuesto exacto, como “Ácido ascórbico” o “fosfato ascorbilo sódico”. Si utiliza ambos, debe declarar ambos, con concentraciones individuales.

Este mismo principio se aplica a las fragancias y los aceites esenciales. Muchas mezclas de fragancias contienen alérgenos regulados o sustancias químicas restringidas en pequeñas cantidades, pero deben declararse cuando sea necesario. Si su producto utiliza una fragancia con subcomponentes que la superan por encima de un umbral normativo, debe aparecer en el CNF y coincidir con lo que aparece en la etiqueta final. No conectar estos puntos puede dar lugar a sanciones por uso incorrecto de la marca, retenciones de envíos o reetiquetado forzado.

El requisito de la persona responsable

Todos los cosméticos de Canadá deben tener una persona responsable identificada con una dirección canadiense. Este es el punto de contacto legal de Health Canada si surgen preguntas. Para las marcas nacionales, esto es sencillo. Para las marcas extranjeras sin oficina registrada en Canadá, se requiere nombrar a un agente creíble y accesible que acepte por escrito asumir la responsabilidad de las comunicaciones y el mantenimiento de registros. Un apartado de correos impreciso o un distribuidor que no haya confirmado esta función crea un riesgo de notificaciones sin respuesta o retrasos si un inspector solicita documentación de seguimiento.

Presentación antes del lanzamiento

Técnicamente, el CNF vence en un plazo de diez días desde la primera venta, pero la realidad es que ninguna marca responsable espera hasta que las existencias estén en el estante. Muchas grandes cadenas minoristas exigirán una prueba de la presentación de CNF antes de que enumeren un nuevo producto. Los funcionarios de aduanas también pueden detener un envío si sus declaraciones no coinciden con su CNF presentado. Una vez que envíe el CNF, recibirá un número de confirmación; no hay “carta de aprobación” ni certificado. Esta confirmación es su prueba de que la presentación existe y puede mostrarse si así lo solicita un minorista o inspector.

Mantener actualizado su formulario de notificación de cosméticos

Un CNF enviado no es estático. Si ajusta su fórmula, cambia su etiqueta significativamente, ajusta los niveles de ingredientes o cambia su persona responsable, debe actualizar el CNF para reflejar el producto que se vende realmente. Si no lo hace, estará abierto a la aplicación si sus etiquetas, su producto y su presentación oficial no coinciden. Del mismo modo, si interrumpe un producto, es una buena práctica retirar formalmente el CNF para que sus registros permanezcan claros.

Preste atención a los errores comunes

Los errores en el proceso de CNF pueden ser costosos. Uno de los más comunes es tratar la forma como una casilla de último minuto para marcar, solo para encontrar que la lista de ingredientes en el CNF y en el envase no se alinea. Los detalles incoherentes de la persona responsable, los nombres vagos de los ingredientes o las declaraciones de porcentaje omitidas pueden ser motivos para que Health Canada haga un seguimiento o rechace un envío en aduanas.

Otra cuestión fácil de omitir es la lista de puntos calientes. El hecho de que un ingrediente esté permitido en la UE no significa que pase automáticamente en Canadá. Algunas sustancias permitidas en otras regiones pueden estar restringidas o prohibidas en la lista de sustancias calientes de Canadá. Si su CNF declara un ingrediente que incumple los límites de la Hotlist, puede esperar preguntas o medidas correctivas. La Hotlist también cubre los tapones de concentración para ciertos conservantes, colorantes, filtros UV e ingredientes de fragancias. La comprobación de la Hotlist es tan esencial como la preparación del propio CNF.

Buenos hábitos para el cumplimiento a largo plazo

Las marcas más exitosas tratan al CNF como un punto de control interno para cada nuevo lanzamiento o reformulación. Antes de enviar un diseño para imprimirlo, concilia la lista de ingredientes de CNF con tu etiqueta final. Confirme que los porcentajes coincidan con lo que presentó. Compruebe que el nombre y la dirección de la persona responsable estén actualizados. Conserve toda la documentación del proveedor que respalde sus declaraciones, en caso de que Health Canada solicite pruebas durante una inspección posterior a la comercialización.

Las marcas que operan internacionalmente saben que este nivel de mantenimiento de registros es normal, pero las nuevas en el sistema de Canadá a veces subestiman lo seriamente que Health Canada trata los detalles. Presentarse una vez y olvidarse de ello rara vez es una estrategia ganadora. Una buena práctica de CNF respalda el objetivo más grande: un producto transparente y debidamente declarado en el que los consumidores pueden confiar.

Generar confianza a través de una buena notificación

Al final, el Formulario de notificación cosmética no es solo otra parte de la documentación normativa. Es una confirmación práctica de que sabe exactamente lo que implica su producto, comprende sus responsabilidades en virtud de la legislación canadiense y respalda sus reclamaciones. Los minoristas aprecian la confianza que conlleva una presentación clara.