Ha formado a su profesional del SQF. Usted siguió el protocolo, abordó los temas correctos y se aseguró de que entendieran sus responsabilidades. ¿Pero puede demostrarlo?

Porque su auditor no está buscando confirmación verbal. No están ahí para asumir buenas intenciones ni aceptar garantías generales. Están ahí para confirmar, con pruebas escritas, que cada elemento de su sistema SQF cumple con los estándares documentados y auditables, y que la confirmación comienza con sus registros de capacitación.

El papel de la documentación en las auditorías de SQF

La edición 9 del SQF es inequívoca: los profesionales no solo deben recibir formación, sino que también deben documentar su formación. Los auditores confían en esta documentación para establecer confianza en la capacidad de su instalación para mantener la seguridad alimentaria y el control normativo. Sin ella, incluso el profesional más competente se convierte en una responsabilidad, no por su capacidad, sino por la incapacidad del sistema para probarla.

¿Por qué hacer hincapié en los rastros y pruebas de papel? Debido a que los registros de capacitación son más que casillas de verificación o formalidad, son una de las señales más claras del control institucional. Muestran que su cultura de seguridad alimentaria está arraigada en la responsabilidad. Demuestran que usted no solo afirma ser conforme, sino que ha operacionalizado ese cumplimiento. Y que tiene la documentación para respaldarla delante de cualquier auditor, en cualquier momento.

Qué esperan los auditores y por qué la mayoría de las instalaciones no lo tienen

Los auditores no esperan detectar errores. Sin embargo, vienen en busca de consistencia, integridad y conformidad con la Edición 9. Su trabajo es validar, no asumir. Eso significa que sus registros deben marcar más que solo unas pocas casillas.

Esto es lo que están capacitados para preguntar:

• ¿Puede la instalación producir certificados de capacitación con nombre y fecha?
• ¿La documentación se alinea con la lista de competencias requeridas de la Edición 9 de SQF?
• ¿Es creíble la fuente de formación y el registro es verificable de forma independiente?
• ¿Existen procedimientos para cuando la formación caduca, caduca o cambia?

Aquí es donde muchas instalaciones se quedan cortas. Es posible que crean que cumplen, hasta que una auditoría de escritorio o una solicitud de documentación revelen:

• Hace cinco años se formó a un profesional, pero no hay evidencia de repasos
• Un certificado carece de fecha o no menciona qué competencias se cubrieron
• El registro vive en un archivador y no es accesible durante las auditorías remotas

Una auditoría no es solo una prueba de lo que sabe, es una prueba de lo que puede probar, de forma clara y rápida.

Errores comunes que ponen a las instalaciones en problemas

Las instalaciones rara vez fallan en las auditorías por falta de esfuerzo o inversión. Fallan debido a brechas evitables: descuidos sutiles pero críticos que erosionan la credibilidad. Y pocas brechas son tan comunes, o tan consecuentes, como registros de capacitación faltantes o inadecuados.

Estas son las señales de alerta con las que más se encuentran los auditores:

• Afirmaciones verbales de experiencia: Decir que alguien “tiene años en la industria” puede ser cierto, pero no aguantará sin evidencia formal y documentada. Los auditores quieren ver certificados, esquemas de cursos y credenciales de instructores, no solo oír.
• Archivos incompletos: Un certificado en el que falta una fecha, el nombre del formador o una descripción de lo que se cubrió pone en duda todo su registro de formación. Los auditores evalúan la exhaustividad y trazabilidad de sus archivos.
• Credenciales caducadas o no verificadas: Muchas instalaciones no se dan cuenta de que la formación obsoleta, aunque sea una vez válida, puede no cumplir con la Edición 9. Peor aún, algunos certificados nunca cumplieron las expectativas de la Edición 9 para comenzar.

Incluso si su profesional es altamente competente y participa activamente en el liderazgo de seguridad alimentaria, su auditoría tambaleará si su documentación no cumple con las expectativas. El umbral no está “suficientemente entrenado”; está “demostrado con especificidad”.

Registrar Corp facilita la preparación para la auditoría

El curso para profesionales de SQF de Registrar Corp no solo está diseñado para educar. Está diseñado para satisfacer a los auditores. Cada componente de la formación, desde el plan de estudios hasta la documentación, está alineado con las expectativas de la edición 9 en cuanto a mantenimiento de registros, transparencia y trazabilidad.

Cada alumno recibe:

• Un certificado con nombre y fecha de finalización clara
• Documentación descargable alineada con SQF Edition 9
• Prueba verificable de que el profesional ha cubierto todas las competencias requeridas, incluida la gestión del plan de seguridad alimentaria, auditorías internas y acciones correctivas
• Un registro digital que se puede recuperar fácilmente durante las auditorías de escritorio o compartir con los inspectores en tiempo real

No se trata de una formación genérica y única. Se trata de una formación calibrada para auditoría, entregada con registros que coinciden con lo que los auditores quieren ver: estructurada, completa y alineada con el estándar.

Vamos a desglosarlo:

Si se pregunta si su documentación actual realmente cumple con los estándares de auditoría actuales, no espere a que un inspector realice esa llamada. Aquí es donde muchos gerentes de control de calidad se vuelven ciegos. Vea qué esperan los principales auditores y cómo se acumula su capacitación.

Palabra final: No deje que la documentación faltante socave su cumplimiento

Es el día de la auditoría. Su auditor le pide el archivo de capacitación de su profesional de SQF. Puede acceder a la carpeta, o a la carpeta del escritorio, y abrirla.

Pero falta una fecha en un certificado. Otro no menciona el contenido del curso. La única copia digital que tiene está enterrada en tres bandejas de entrada.

Ahora lo estás explicando. Scrampling. Esperar que el auditor acepte lo que usted tiene.

Su profesional de SQF podría estar totalmente cualificado. Pero en el mundo de las auditorías, las cualificaciones sin documentación no tienen peso. Y los registros de capacitación son una de las áreas más simples y engañosas que se deben descuidar, porque no parecen urgentes hasta que el auditor se sienta frente a usted, pidiéndole que los haga.

No puede permitirse suposiciones durante una auditoría. No puede permitirse archivos parciales ni marcas de tiempo faltantes. Lo que necesita es una prueba completa y validada: clara, alineada y lista para su inspección.

Si no está seguro de que las credenciales actuales de su médico sigan cumpliendo las expectativas de la edición 9, vale la pena hacer una pausa. Revise lo que ha cambiado y cómo mantenerse calificado.

No necesita otro programa de capacitación genérico. Necesitas una prueba documentada que satisfaga a tu auditor y borre la inspección sin un segundo vistazo. Obtenga el curso de SQF Practitioner que ofrece documentación lista para auditoría.