Por qué es importante la trazabilidad y la preparación para el recuerdo en SQF

En la industria alimentaria actual, la capacidad de rastrear productos y responder a las retiradas no es solo un requisito normativo, es un componente crítico de la protección de la marca y la confianza del consumidor. El Código de alimentos de calidad segura (SQF) exige sólidos sistemas de trazabilidad y retirada como parte de sus principales expectativas de gestión de seguridad alimentaria.

Una instalación de SQF totalmente certificada debe demostrar que puede realizar un seguimiento de los ingredientes desde la recepción hasta el procesamiento y la distribución, y, si es necesario, ejecutar una retirada rápida y bien coordinada.

Con la edición 10 de SQF, que enfatiza la trazabilidad basada en el riesgo y la preparación mejorada para la retirada, esta área está más sometida que nunca a un mayor escrutinio.

Requisitos clave en virtud del Código de Seguridad Alimentaria de SQF

SQF requiere que las instalaciones implementen sistemas que permitan una trazabilidad completa del producto en ambas direcciones:

• Hacia atrás hacia los proveedores, las materias primas y el embalaje
• Reenvíos a clientes, lotes y puntos de distribución

Las expectativas principales incluyen:

• Sistemas de identificación de lotes para materias primas y productos terminados
• Registros precisos de producción y embalaje
• Ensayos de trazabilidad realizados al menos una vez al año
• Ejercicios de recuerdo simulado para probar la preparación y la documentación
• Procedimientos de retirada que incluyen protocolos de notificación internos, informes normativos y planes de comunicación con el cliente

Las instalaciones también deben mantener funciones y responsabilidades claramente definidas, plazos de escalamiento y diagramas de flujo de comunicación como parte de sus procedimientos de retirada por escrito.

Cómo encajan la trazabilidad y la recuperación en el sistema SQF más amplio

La trazabilidad y la preparación para la recuperación no existen de forma aislada, sino que se conectan a todos los aspectos de su sistema SQF:

• Aprobación del proveedor: No se puede rastrear de forma efectiva sin registros precisos de proveedores
• Control de alérgenos: Los problemas de etiquetado incorrecto a menudo conducen a retiradas; la trazabilidad ayuda a identificar rápidamente el producto afectado
• Verificación de la etiqueta: Se vincula directamente con la prevención de retiradas y la seguridad del consumidor
• Programas de formación: Los empleados deben saber reconocer los códigos de trazabilidad y seguir los protocolos de retirada
• Gestión de inventario: Las herramientas de seguimiento en tiempo real son esenciales para las retiradas y estimaciones de recuperación eficientes

Consejo profesional: Durante una auditoría, no basta con tener procedimientos: deberá mostrar pruebas de las pruebas de trazabilidad, los resultados de la memoria simulada y las acciones de mejora continua.

Qué buscan los auditores en los sistemas de trazabilidad

Los auditores de SQF evaluarán:

• Su capacidad para rastrear ingredientes y envases hasta su origen
• La velocidad a la que puede identificar y aislar el producto afectado
• Registros que muestran cuándo se realizaron las pruebas de trazabilidad y qué resultados se documentaron
• Si la trazabilidad está digitalizada o depende de sistemas manuales propensos a errores
• Evidencia de que todos los departamentos involucrados en las retiradas (QA, producción, logística, servicio al cliente) están capacitados y preparados

Las retiradas simuladas deben ser:

• Realizado al menos una vez al año (muchas instalaciones lo hacen trimestralmente)
• Seguimiento temporal y medición frente a objetivos de recuperación (p. ej., 98%+ recuperación en un plazo de 2 a 4 horas)
• Revisado con el liderazgo para evaluar las brechas sistémicas
• Documentado con planes de acción para cualquier deficiencia identificada

Consejo práctico: Utilice simulaciones de recuperación para probar la velocidad de rastreo del proveedor, no solo la recuperación interna. Esto fortalece la responsabilidad del proveedor y expone las brechas pronto.

Escollos comunes y cómo evitarlos

Las instalaciones a menudo se enfrentan a no conformidades debido a:

• Seguimiento de lotes incompleto o mala vinculación de registros entre producción y distribución
• Procedimientos de retirada obsoletos o demasiado complejos que no se comprenden en todos los departamentos
• Falta de participación interdepartamental en las retiradas simuladas
• Falta documentación de los resultados del ensayo, los plazos o las mejoras correctivas
• Dependencia excesiva de una sola persona para gestionar toda la respuesta de retirada

Soluciones:

• Implementar carpetas de retirada centralizadas (físicas o digitales) con contactos críticos, guías de codificación de lotes y árboles de escalamiento
• Asignar anualmente coordinadores de retirada de copias de seguridad y personal de formación cruzada
• Llevar a cabo revisiones posteriores a la simulación de recuerdo con objetivos medibles y análisis departamentales

Enfoque de Registrar Corp para fortalecer la preparación para el recuerdo

A través de la SQF de Registrar Corp y la capacitación de preparación para la retirada, ayudamos a las instalaciones a:

• Crear sistemas de trazabilidad que cumplan con las expectativas de SQF, FSMA y clientes
• Crear manuales de recuerdo simulados realistas con capacitación basada en escenarios
• Implementar tecnología y flujos de trabajo que aceleren el acceso a los datos
• Preparar al personal de todos los departamentos para su función en un escenario del mundo real

Nuestro enfoque enfatiza la resiliencia operativa, no solo la documentación, para que su instalación pueda proteger a los consumidores, mantener contratos y mantenerse por delante de los requisitos de cumplimiento.

El ROI real de estar preparado para el recuerdo

Estar preparado no se trata solo de aprobar auditorías, sino de:

• Protección de los consumidores
• Evitar las medidas reglamentarias
• Preservar contratos con los principales compradores
• Limitar las consecuencias financieras y de reputación
• Mejorar la transparencia de los proveedores y la responsabilidad interna

Se espera que las instalaciones con certificación SQF demuestren un sistema proactivo, probado y resistente. Cuando ocurre lo inesperado, su capacidad de responder define más que su cumplimiento, define su credibilidad.