Bạn đã đào tạo bác sĩ SQF của mình. Bạn đã tuân thủ quy trình, đề cập đến các chủ đề phù hợp và đảm bảo họ hiểu rõ trách nhiệm của mình. Nhưng bạn có thể chứng minh điều đó không?

Bởi vì kiểm toán viên của bạn không tìm kiếm xác nhận bằng lời nói. Họ không ở đó để đảm nhận ý định tốt hoặc chấp nhận sự đảm bảo chung. Họ ở đó để xác nhận, với bằng chứng bằng văn bản, rằng mọi yếu tố trong hệ thống SQF của bạn đều đáp ứng các tiêu chuẩn có thể kiểm toán được và xác nhận đó bắt đầu với hồ sơ đào tạo của bạn.

Vai trò của Tài liệu trong Kiểm toán SQF

SQF Edition 9 là rõ ràng: các học viên không chỉ phải được đào tạo, mà việc đào tạo của họ phải được ghi lại. Kiểm toán viên dựa vào tài liệu này để thiết lập sự tin tưởng vào năng lực của cơ sở của bạn để duy trì an toàn thực phẩm và kiểm soát quy định. Không có nó, ngay cả những người hành nghề có năng lực nhất cũng trở thành một trách nhiệm pháp lý – không phải vì khả năng của họ, mà vì hệ thống không có khả năng chứng minh điều đó.

Tại sao nhấn mạnh vào dấu vết giấy và bằng chứng? Bởi vì hồ sơ đào tạo không chỉ là các hộp kiểm hoặc hình thức – chúng là một trong những tín hiệu rõ ràng nhất về sự kiểm soát của cơ sở. Chúng cho thấy rằng văn hóa an toàn thực phẩm của bạn bắt nguồn từ trách nhiệm. Chúng chứng minh rằng bạn không chỉ tuyên bố tuân thủ—mà bạn đã vận hành việc tuân thủ đó. Và bạn có tài liệu để sao lưu nó trước bất kỳ kiểm toán viên nào, bất cứ lúc nào.

Những gì kiểm toán viên mong đợi – và tại sao hầu hết các cơ sở bỏ lỡ nó

Kiểm toán viên không đi bộ trong hy vọng để bắt lỗi. Nhưng họ đến để tìm kiếm sự nhất quán, đầy đủ và phù hợp với Phiên bản 9. Công việc của họ là xác nhận – không giả định. Điều đó có nghĩa là hồ sơ của bạn cần phải kiểm tra nhiều hơn chỉ là một vài hộp.

Đây là những gì họ được đào tạo để hỏi:

• Nhà máy có thể xuất trình chứng nhận đào tạo đã nêu tên, ghi ngày tháng không?
• Tài liệu có phù hợp với danh sách năng lực cần thiết của SQF Phiên bản 9 không?
• Nguồn đào tạo có đáng tin cậy không và hồ sơ có thể được xác minh độc lập không?
• Có quy trình nào được áp dụng khi khóa đào tạo bị gián đoạn, hết hạn hoặc thay đổi không?

Đây là nơi mà nhiều cơ sở bị thiếu hụt. Họ có thể tin rằng họ đang tuân thủ—cho đến khi yêu cầu kiểm toán tại bàn hoặc tài liệu cho thấy:

• Một học viên đã được đào tạo cách đây 5 năm, nhưng không có bằng chứng về việc bồi dưỡng
• Giấy chứng nhận thiếu ngày hoặc không đề cập đến những năng lực đã được đề cập
• Hồ sơ nằm trong tủ hồ sơ và không thể truy cập được trong quá trình kiểm tra từ xa

Kiểm toán không chỉ là kiểm tra những gì bạn biết – đó là kiểm tra những gì bạn có thể chứng minh, rõ ràng và nhanh chóng.

Những sai lầm phổ biến khiến các cơ sở gặp rắc rối

Cơ sở hiếm khi thất bại kiểm toán vì thiếu nỗ lực hoặc đầu tư. Họ thất bại vì những khoảng trống có thể tránh được – những sự giám sát tinh tế nhưng quan trọng làm xói mòn uy tín. Và một vài khoảng trống là phổ biến hoặc hậu quả là thiếu hoặc không đầy đủ hồ sơ đào tạo.

Dưới đây là những lá cờ đỏ mà các kiểm toán viên gặp phải nhiều nhất:

• Tuyên bố về kinh nghiệm bằng lời nói: Nói rằng ai đó “có nhiều năm trong ngành” có thể là sự thật, nhưng nó sẽ không giữ được nếu không có bằng chứng chính thức, được ghi lại. Đánh giá viên muốn xem chứng chỉ, phác thảo khóa học và thông tin giảng viên—không chỉ là tin đồn.
• Tệp chưa hoàn tất: Chứng chỉ thiếu ngày, tên của người hướng dẫn hoặc mô tả về những gì đã được đề cập đặt toàn bộ hồ sơ đào tạo của bạn vào câu hỏi. Kiểm toán viên đánh giá tính kỹ lưỡng và khả năng truy xuất nguồn gốc của các tệp của bạn.
• Thông tin đăng nhập đã hết hạn hoặc chưa được xác minh: Nhiều cơ sở không nhận ra rằng đào tạo đã lỗi thời, ngay cả khi hợp lệ, có thể không tuân thủ theo Phiên bản 9. Tồi tệ hơn, một số chứng chỉ không bao giờ đáp ứng được kỳ vọng của Edition 9 để bắt đầu.

Ngay cả khi bác sĩ của bạn có năng lực cao và tích cực tham gia vào việc lãnh đạo an toàn thực phẩm, kiểm toán của bạn sẽ chùn bước nếu tài liệu của bạn không đáp ứng được kỳ vọng. Ngưỡng không được “đủ đào tạo” – nó “được chứng minh với tính cụ thể.”

Đăng ký Corp Làm cho nó dễ dàng để sẵn sàng kiểm toán

Khóa học Thực hành SQF của Registrar Corp không chỉ được xây dựng để giáo dục. Nó được thiết kế để đáp ứng kiểm toán viên. Mọi thành phần của khóa đào tạo—từ chương trình giảng dạy đến tài liệu—đều phù hợp với kỳ vọng của Phiên bản 9 về lưu trữ hồ sơ, tính minh bạch và khả năng truy xuất nguồn gốc.

Mỗi trainee nhận được:

• Chứng nhận có tên với ngày hoàn thành rõ ràng
• Tài liệu có thể tải xuống phù hợp với SQF Phiên bản 9
• Bằng chứng có thể xác minh rằng người thực hành đã bao gồm mọi năng lực cần thiết, bao gồm quản lý kế hoạch an toàn thực phẩm, kiểm toán nội bộ và hành động khắc phục
• Hồ sơ kỹ thuật số có thể dễ dàng truy xuất trong quá trình kiểm toán bàn làm việc hoặc chia sẻ với thanh tra trong thời gian thực

Đây không phải là một khóa đào tạo chung, một kích cỡ phù hợp với tất cả. Đó là chương trình đào tạo được hiệu chuẩn kiểm toán, được cung cấp với các hồ sơ phù hợp với những gì kiểm toán viên muốn xem—được cấu trúc, hoàn chỉnh và phù hợp với tiêu chuẩn.

Hãy cùng chia nhỏ:

Nếu bạn đang tự hỏi liệu tài liệu hiện tại của bạn có thực sự đáp ứng các tiêu chuẩn kiểm toán ngày nay hay không, đừng chờ đợi một thanh tra viên thực hiện cuộc gọi đó. Đây là nơi mà nhiều nhà quản lý QA bị mù. Xem những gì kiểm toán viên hàng đầu mong đợi—và cách đào tạo của bạn xếp chồng lên.

Từ cuối cùng: Đừng để thiếu tài liệu làm suy yếu sự tuân thủ của bạn

Hôm nay là ngày kiểm toán. Kiểm tra viên của bạn yêu cầu hồ sơ đào tạo của bác sĩ SQF của bạn. Bạn với tới tập tài liệu—hoặc thư mục trên màn hình—và mở tập tài liệu đó.

Nhưng một chứng chỉ bị thiếu một ngày. Một người khác không đề cập đến nội dung tất nhiên. Bản sao kỹ thuật số duy nhất bạn có được chôn sâu ba hộp thư.

Bây giờ cô đang giải thích. Tranh giành. Kiểm toán viên chấp nhận những gì bạn có.

Chuyên viên SQF của bạn có thể đủ điều kiện. Nhưng trong thế giới của kiểm toán, bằng cấp mà không có tài liệu mang không có trọng lượng. Và hồ sơ đào tạo là một trong những lĩnh vực đơn giản nhất để bỏ qua – bởi vì chúng dường như không khẩn cấp cho đến khi kiểm toán viên ngồi trước mặt bạn, yêu cầu chúng.

Bạn không có khả năng giả định trong một cuộc kiểm toán. Bạn không thể mua một phần tệp hoặc dấu thời gian bị thiếu. Những gì bạn cần là bằng chứng hoàn chỉnh, được xác thực—rõ ràng, phù hợp và sẵn sàng để kiểm tra.

Nếu bạn không chắc chắn thông tin hiện tại của bác sĩ vẫn đáp ứng được kỳ vọng của Ấn bản 9, thì bạn nên tạm dừng. Xem lại những gì đã thay đổi và cách duy trì đủ điều kiện.

Bạn không cần một chương trình đào tạo khác. Bạn cần bằng chứng tài liệu đáp ứng kiểm toán viên của bạn và rõ ràng kiểm tra mà không cần một cái nhìn thứ hai. Nhận khóa học Chuyên viên SQF cung cấp tài liệu sẵn sàng cho kiểm toán.