Các nhà xuất khẩu thực phẩm nước ngoài thường không biết rằng họ hiểu lầm sự tuân thủ FDA cho đến khi một lô hàng đã bị giam giữ, trì hoãn hoặc từ chối tại biên giới. Vào thời điểm đó, chi phí không phải là lý thuyết – đó là phí hồi lưu, sản phẩm hư hỏng, hợp đồng bị mất và các cuộc gọi khẩn cấp để sửa chữa một cái gì đó đáng lẽ đã được giải quyết vài tháng trước đó.
Nhiều nhà xuất khẩu tin rằng sự tuân thủ của Hoa Kỳ là vấn đề ghi nhãn chính xác hoặc đăng ký một lần. Thực tế là nhiều lớp hơn, và kỳ vọng của FDA áp dụng lâu trước khi một lô hàng bao giờ đến đất Mỹ. Bài viết này cho thấy các giả định phổ biến nhất dẫn các nhà xuất khẩu vào những sai lầm tốn kém — và tại sao việc dựa vào phỏng đoán, hướng dẫn lỗi thời hoặc lối tắt môi giới sẽ khiến toàn bộ hoạt động xuất khẩu của bạn gặp rủi ro.
Quan niệm sai lầm lớn nhất: “Tuân thủ FDA bắt đầu tại cảng”
Hầu hết các nhà xuất khẩu cho rằng FDA chỉ tham gia vào bức tranh khi lô hàng đến Hoa Kỳ. Trong thực tế, việc tuân thủ bắt đầu từ nơi sản phẩm được sản xuất. Chương trình xác minh nhà cung cấp nước ngoài của FDA (FSVP) áp dụng cho hầu hết các loại thực phẩm xuất khẩu sang Hoa Kỳ, và nó đòi hỏi bằng chứng tài liệu rằng thực phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn của Hoa Kỳ từ lâu trước khi được vận chuyển.
Hiểu rõ FSVP là gì, ai là đối tượng của FSVP và cách các yêu cầu FSVP này giao nhau với các biện pháp kiểm soát mối nguy là trọng tâm để duy trì vận chuyển hàng hóa. Khi việc tuân thủ được coi là một bước vận chuyển thay vì trách nhiệm sản xuất, kết quả có thể dự đoán được: sự chậm trễ biên giới có thể phòng ngừa được và chi phí có thể tránh được.
FSVP không phải là tùy chọn — Và nó không chỉ dành cho nhà nhập khẩu
Một quan niệm sai lầm tốn kém khác là một mình nhà nhập khẩu Hoa Kỳ mang gánh nặng tuân thủ. Mặc dù nhà nhập khẩu chịu trách nhiệm pháp lý theo Chương trình xác minh nhà cung cấp nước ngoài, FDA yêu cầu nhà xuất khẩu chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của tài liệu mà nhà nhập khẩu dựa vào.
Điều này có nghĩa là các nhà xuất khẩu không cung cấp hỗ trợ phân tích mối nguy, kiểm soát quy trình hoặc hồ sơ cần thiết để xác minh FSVP thường khiến người mua ở Hoa Kỳ của họ bị lộ. Và khi một nhà nhập khẩu cảm thấy rủi ro đó, họ chỉ cần chọn một nhà cung cấp khác.
Tài liệu FSVP bị thiếu hoặc không đầy đủ là một trong những cách nhanh nhất để kích hoạt đánh giá lô hàng. Đây cũng là một trong những lý do hàng đầu khiến FDA đưa ra các thư cảnh báo cho các nhà nhập khẩu — các thư thường dẫn đến việc đình chỉ mối quan hệ với các nhà cung cấp nước ngoài.
Ghi nhãn sai lầm được đánh giá quá cao—Đó là các hệ thống bị thiếu gây ra sự chậm trễ
Lỗi ghi nhãn gây ra sự chậm trễ, nhưng chúng hiếm khi là vấn đề đầu tiên hoặc nghiêm trọng nhất. Những gì dừng vận chuyển thường xuyên hơn là những gì đằng sau nhãn:
- Không có phân tích mối nguy hiểm được lập hồ sơ
- Không có biện pháp kiểm soát chuỗi cung ứng bằng văn bản
- Truy xuất nguồn gốc không đầy đủ hoặc hồ sơ lô
- Thiếu tuân thủ đăng ký cơ sở nước ngoài
- Các tuyên bố kiểm soát quá trình hoặc dị ứng không được hỗ trợ
Đây là những lỗ hổng ở cấp độ hệ thống, không phải lỗi văn thư. Và những khoảng trống này thường dẫn đến những gì mà các nhà nhập khẩu trải qua khi biên giới “bất ngờ”. Hướng dẫn nội bộ về Sự chậm trễ Biên giới phổ biến nhất của FDA đi qua các điểm thất bại này một cách chi tiết.
Các nhà xuất khẩu dựa vào môi giới để tuân thủ và trả giá
Các nhà môi giới hải quan đóng một vai trò quan trọng trong việc truyền tải và thông quan, nhưng họ không phải là nhà cung cấp tuân thủ quy định. Họ không:
- Xác thực các biện pháp kiểm soát mối nguy
- Xem lại tài liệu FSVP
- Đảm bảo nhà cung cấp đáp ứng các tiêu chuẩn kiểm soát phòng ngừa của Hoa Kỳ
- Kiểm tra sự sẵn sàng xuất khẩu của một cơ sở
Các nhà xuất khẩu cho rằng các nhà môi giới quản lý việc tuân thủ thường phát hiện ra quá muộn rằng nhà môi giới chỉ đơn giản là đã chuyển bất kỳ dữ liệu nào được cung cấp – chính xác hay không. FDA không coi sự thiếu hiểu biết là một cái cớ, và các lỗi tài liệu do “thông tin sai” vẫn dẫn đến sự chậm trễ hoặc từ chối.
Chi phí ẩn: Niềm tin của Người mua bị Hư hại
Mọi yêu cầu trì hoãn, từ chối hoặc phục hồi đều buộc nhà nhập khẩu Mỹ phải trả lời cho người mua, nhà phân phối và đối tác bán lẻ. Ngay cả một sai lầm cũng có thể thuyết phục nhà nhập khẩu xem xét lại mối quan hệ.
Các nhà xuất khẩu hiếm khi định lượng chi phí này, nhưng nó thường gây thiệt hại nhất:
- Quy trình đặt hàng đã tạm dừng
- Mất vị trí kệ
- Tổn thất danh tiếng trong một danh mục
- Tăng cường giám sát mọi lô hàng trong tương lai
Khi người mua ở Hoa Kỳ nhận thấy rủi ro, họ chỉ cần chuyển doanh nghiệp của mình sang các nhà cung cấp thể hiện sự tuân thủ đầy đủ.
Tại sao nhận được sự tuân thủ của FDA ngay sớm bảo vệ mọi lô hàng
Các nhà xuất khẩu mạnh nhất coi việc tuân thủ là một phần của hệ thống điều hành của họ — không phải là một hình thức vận chuyển. Khi tài liệu FSVP của bạn, phân tích mối nguy, đăng ký cơ sở và đánh giá nhãn mác được hoàn tất trước khi lô hàng được đặt, hoạt động của bạn có thể dự đoán được, có thể lặp lại và rủi ro thấp đối với nhà nhập khẩu.
Đây là vị trí các nhà xuất khẩu hàng đầu chiếm giữ: không phản ứng với các vấn đề tuân thủ, nhưng ngăn chặn chúng.
Bảo vệ mọi hoạt động xuất khẩu với sự tuân thủ tuyệt đối
Các nhà cung cấp nước ngoài muốn tiếp cận thị trường Mỹ một cách nhất quán không thể tránh được những sai lầm có thể ngăn ngừa được. Dịch vụ Tuân thủ Hoàn chỉnh của Registrar Corp thống nhất các yêu cầu mà nhà xuất khẩu gặp khó khăn—sự sẵn sàng của FSVP, đăng ký cơ sở, ghi nhãn, hồ sơ truy xuất nguồn gốc và tài liệu lô hàng—vào một chương trình duy nhất, có cấu trúc.
Nếu mục tiêu của bạn là tránh sự chậm trễ tốn kém, giảm va chạm với nhà nhập khẩu và đảm bảo mọi lô hàng đều đến nơi mà không có vấn đề gì, hãy tìm hiểu Tuân thủ đối với Xuất khẩu Thực phẩm của FDA để xem việc tuân thủ được chuẩn hóa, do chuyên gia lãnh đạo có thể bảo vệ sản phẩm của bạn như thế nào trước khi chúng rời khỏi cơ sở của bạn.
