Bạn có thể có nhiều năm – có thể là nhiều thập kỷ – kinh nghiệm quản lý các hệ thống an toàn thực phẩm. Nhưng vào ngày kiểm toán, di sản đó không phải lúc nào cũng chuyển thành tuân thủ. Nó không phải là về bao lâu bạn đã làm việc. Đó là về việc bạn có thể chứng minh những gì bạn biết.

Và đó là nơi mà nhiều học viên SQF bị mù.

Bộ Quy tắc SQF về mặt kỹ thuật cho phép trải nghiệm hoặc đào tạo, nhưng kiểm toán viên không đánh giá kỹ thuật – họ đánh giá rủi ro. Họ không chỉ hỏi, “Bạn đã làm điều này bao lâu rồi?” Họ yêu cầu, “Chỉ cho tôi cách bạn đảm bảo điều này phù hợp với Phiên bản 9.”

Đây là nơi mà ngay cả các chuyên gia dày dạn tìm thấy chính mình trên mặt đất run rẩy. Họ nghĩ rằng nền tảng của họ sẽ mang họ. Nhưng kiểm toán viên muốn có bằng chứng: kiến thức hiện tại, kiểm soát bằng văn bản và lệnh bằng lời nói của hệ thống.

Hướng dẫn này dành cho những người thực hành, quản lý QA và lãnh đạo cơ sở, những người muốn loại bỏ sự mơ hồ trước khi nó trở thành một phát hiện kiểm toán. Cho dù bạn đang xác nhận sự sẵn sàng của chính mình hoặc thuê một người mới, điều quan trọng không phải là những gì trên giấy tờ – đó là những gì diễn ra trong thực tế.

Mã SQF nói gì—Và để ngỏ để diễn giải

Bộ Quy tắc SQF không yêu cầu đào tạo chính thức hoàn toàn. Nội dung:

“Người thực hành SQF phải được đào tạo và/hoặc có kinh nghiệm phù hợp trong việc áp dụng các nguyên tắc an toàn thực phẩm có liên quan đến phạm vi chứng nhận của cơ sở.”

Trên bề mặt, trông có vẻ linh hoạt. Kinh nghiệm hoặc đào tạo có thể đáp ứng các nhãn hiệu. Nhưng được nhúng trong sự linh hoạt đó là một cái bẫy: yêu cầu về năng lực. Không hiện diện. Không phải tư thế. Không phải nhiệm kỳ. Năng lực.

Và kiểm toán viên không đánh giá năng lực dựa trên sự tin tưởng. Họ đánh giá nó dựa trên mức độ tự tin và chính xác mà bạn có thể chứng minh hệ thống an toàn thực phẩm của mình dưới áp lực.

Đây là nơi các kiểm toán viên bắt đầu hỏi:

• Làm thế nào để bạn xác minh phân tích mối nguy của bạn đã được cập nhật cho Phiên bản 9?
• Bạn có thể chỉ ra cách thức quy trình hành động khắc phục của bạn ánh xạ vào mệnh đề 2.4.3 không?
• Bằng chứng nào hỗ trợ cho việc xác nhận CCPs của bạn?

Nếu câu trả lời của bạn dựa trên trí nhớ – hoặc các tham chiếu mơ hồ về cách chúng tôi luôn thực hiện nó – bạn sẽ không gặp được thanh.

Tự hỏi liệu thông tin xác thực của bạn vẫn mang trọng lượng hay nếu nó đã bao giờ làm? Sự cố này cho thấy chứng nhận nào thực sự được giữ vững trong quá trình kiểm toán.

Kiểm toán viên tìm kiếm điều gì—Ngay cả khi Bộ Quy tắc không đánh vần

Kiểm toán viên không chỉ đọc tài liệu. Họ đọc người

Họ muốn biết: Bạn có thể tự tin bảo vệ chương trình của mình bằng ngôn ngữ phù hợp với Bộ Quy tắc không? Bạn có thể hướng dẫn họ thông qua các điều khiển phòng ngừa mà không cần tiếp cận với một bảng cheat? Bạn có thể giải thích không chỉ những gì hệ thống của bạn làm, nhưng tại sao nó được thiết kế theo cách đó?

Chúng tôi đã thấy các học viên có hai mươi năm kinh nghiệm bị đánh dấu là “có nguy cơ” chỉ vì họ không thể trả lời một dòng câu hỏi về các cập nhật gần đây. Chúng tôi đã thấy các cơ sở nhận được hành động khắc phục vì người thực hành của họ — trong khi dày dạn kinh nghiệm — không thể ánh xạ các yếu tố hệ thống theo yêu cầu SQF hiện tại.

Nhiều cơ sở hơn hiện đang mặc định cho khóa đào tạo được lập thành văn bản—vì các kiểm toán viên đang yêu cầu điều đó. Không phải vì Bộ Quy tắc yêu cầu điều đó. Đó là bởi vì kiểm toán không hoạt động vì lợi ích của sự nghi ngờ.

Khi không bắt buộc phải đào tạo—Ngay cả khi không bắt buộc

Trải nghiệm rất quan trọng. Nhưng nó không phải luôn luôn báo hiệu sự sẵn sàng kiểm toán. Dưới đây là các kịch bản mà đào tạo trở nên hữu ích hơn-nó trở nên cần thiết:

• Bạn là người mới sử dụng Mã SQF hoặc chuyển đổi từ một chương trình GFSI khác
• Bạn đã kế thừa một hệ thống chưa được làm mới để phù hợp với bản cập nhật Mã mới nhất
• Bạn đang bước vào vai trò người hành nghề lần đầu tiên tại một cơ sở mới
• Cơ sở của bạn đã nhận được hành động khắc phục vì thiếu sự rõ ràng hoặc tài liệu của bác sĩ

Mỗi tình huống này đều dẫn đến sự mơ hồ—và sự mơ hồ là những gì kiểm toán viên gắn cờ.

Đào tạo đóng vòng lặp giữa kiến thức giả định và chuyên môn có thể chứng minh. Nó chuyển cuộc thảo luận từ “chúng ta tin rằng điều này đáp ứng Bộ Quy tắc” sang “đây là cách chúng ta đã chứng minh điều đó”.

Nếu bạn không chắc liệu kinh nghiệm của mình có kiểm tra tất cả các ô trong Bộ Quy tắc hôm nay hay không, nếu bạn đang bước vào lần kiểm tra SQF đầu tiên của mình — hoặc vẫn dựa vào trải nghiệm ‘thực hành’ — bài viết sắp tới của chúng tôi sẽ cho thấy chính xác những điểm mà hầu hết các học viên mới bị mù.

Tại sao các học viên có kinh nghiệm vẫn chọn đào tạo

Đào tạo không chỉ dành cho những người thiếu kinh nghiệm. Dành cho người bị lộ.

• Nó xây dựng sự lưu loát về kiểm toán—vì vậy bạn nói được ngôn ngữ mà kiểm toán viên mong đợi
• Nó thể hiện sự cải tiến liên tục—là nguyên tắc SQF cốt lõi
• Nó cung cấp bằng chứng được chứng nhận – vì vậy năng lực của bạn được xác thực, không giả định

Chúng tôi thường xuyên thấy các học viên kỳ cựu tìm kiếm đào tạo chính thức khi:

• Họ đang chuẩn bị cho cuộc kiểm tra SQF đầu tiên của cơ sở
• Họ đang mở rộng sang các danh mục hoặc phương pháp xử lý mới
• Họ muốn đảm bảo kiến thức hiện tại của họ phù hợp với phiên bản Code mới nhất

Nếu bạn đang hỏi liệu nền của bạn vẫn còn “đếm”, bạn không đơn độc. Nếu bạn chưa xem lại trình độ của người hành nghề của mình kể từ lần cập nhật Bộ Quy tắc gần đây nhất, chúng ta sẽ tìm hiểu những gì có thể đã thay đổi bên dưới bạn với Ấn bản 10 trong bài viết tiếp theo.

Đào tạo học viên của Registrar Corp được xây dựng để kiểm toán

Đào tạo học viên SQF của Registrar Corp không chỉ dạy các nguyên tắc. Nó xây dựng sự tín nhiệm của kiểm toán.

• Được cấu trúc xung quanh các tình huống và câu hỏi kiểm toán thực tế
• Bao gồm các mẫu, biểu mẫu và công cụ xác thực có thể tải xuống mà bạn có thể sử dụng ngay lập tức
• Được phát triển bởi các cựu kiểm toán viên và chuyên gia quản lý, những người biết những gì đã qua và những gì không thành công
• Các khóa học được hỗ trợ bởi hơn 30.000 chuyên gia được đào tạo và 1.300 đánh giá được xác minh

Cho dù bạn đang cố gắng chứng minh sự sẵn sàng của chính mình hay đảm bảo người bạn thuê sẽ vượt qua ngày kiểm toán, khóa đào tạo này sẽ thu hẹp khoảng cách giữa niềm tin và bằng chứng.

Bạn đã làm việc quá chăm chỉ để mất uy tín vào thời điểm quan trọng nhất. Đừng để sự mơ hồ về kiểm toán làm suy yếu hàng thập kỷ làm việc – tự trang bị cho mình với Đào tạo Người thực hành SQF của Nhà đăng ký.