Perché le ispezioni delle strutture sono una funzione critica e come il PCQI svolge un ruolo importante

Le ispezioni delle strutture svolgono un ruolo chiave nel garantire la sicurezza alimentare e la conformità FSMA. Il PCQI può svolgere un ruolo importante nel programma di ispezione. A differenza delle misure reattive adottate dopo che si è verificato un problema, le ispezioni sono proattive: aiutano a rilevare i rischi prima che si trasformino in violazioni o richiami. Un’opzione è quella di assegnare la responsabilità alla Persona Qualificata per i Controlli Preventivi (PCQI) per la pianificazione, la conduzione e la documentazione delle ispezioni regolari delle strutture per verificare che le pratiche di sicurezza alimentare siano seguite in modo coerente.

Le ispezioni possono anche servire come base per una forte cultura della sicurezza alimentare interna. Se eseguite in modo efficace, le ispezioni consentono ai PCQI di identificare le tendenze, migliorare la formazione, perfezionare i processi e migliorare la prontezza operativa complessiva.

Pianificazione di ispezioni efficaci della struttura

Un processo di ispezione efficace inizia con un piano strutturato. I PCQI devono:

1. Stabilire un programma di ispezione

• Impostare intervalli regolari (ad es. giornalieri, settimanali, mensili) a seconda del livello di rischio di aree specifiche.
• Includere ispezioni non annunciate per valutare le pratiche quotidiane.
• Variare i tempi e l’ambito per evitare la prevedibilità e mantenere i team coinvolti.

Suggerimento utilizzabile: Dare priorità alle zone ad alto rischio (ad es., ricezione di materie prime, gestione degli allergeni, aree ad alto umidità) per una revisione più frequente. Considerare i fattori stagionali che potrebbero influenzare i rischi (ad esempio, aumento dell’attività dei parassiti in estate).

2. Definire i punti di controllo per le ispezioni

Ogni ispezione deve prendere di mira punti di controllo specifici, come ad esempio:

• Pulizia e manutenzione delle apparecchiature
• Igiene dei dipendenti e uso dei DPI
• Controllo dei parassiti e servizi igienico-sanitari della struttura
• Precisione di etichettatura e segregazione degli allergeni
• Condizioni di conservazione (temperatura, umidità, separazione)
• Verifica della pulizia e del cambio

Suggerimento utilizzabile: Utilizzare liste di controllo di ispezione personalizzate in linea con il piano di sicurezza alimentare della propria struttura. Le liste di controllo devono essere dinamiche, aggiornate man mano che i processi cambiano o vengono identificati nuovi rischi.

3. Preparare ispettori e team

• Assicurarsi che il PCQI o il personale designato abbiano una profonda comprensione degli standard sia normativi che interni.
• Fornire formazione sulle tecniche di ispezione, valutazione obiettiva e accuratezza della documentazione.

Suggerimento utilizzabile: Ruotate le responsabilità di ispezione tra il personale formato per portare nuove prospettive e promuovere la responsabilità interfunzionale.

Esecuzione delle ispezioni

Le ispezioni devono essere osservazionali, basate sui dati e incentrate sulla correzione, progettate per migliorare i processi, non solo segnalare gli errori.

1. Osservare le pratiche, non solo le condizioni

• Guarda come vengono eseguite le attività, non solo se uno spazio è pulito.
• Valutare se i dipendenti seguono le SOP in modo corretto e coerente.
• Notare la presenza o l’assenza di segnaletica, strumenti o documentazione richiesti.

2. Documentare le osservazioni in tempo reale

• Utilizzare strumenti mobili o digitali per registrare i risultati man mano che si verificano.
• Includere prove fotografiche, marcature cronologiche, nome dell’ispettore e valutazioni della gravità.
• Prendere nota di eventuali comportamenti positivi o pratiche modello, non solo carenze.

Suggerimento utilizzabile: Sviluppare un sistema di punteggio o livello semplice per monitorare la prontezza della struttura nel tempo.

3. Identificare le non conformità

• Indicare qualsiasi deviazione da SOP, protocolli di sicurezza o standard normativi.
• Classificare le non conformità come secondarie, importanti o critiche.
• Determinare se il problema è una tantum o indicativo di una rottura sistemica.

Suggerimento utilizzabile: Mappare le non conformità ricorrenti a reparti o processi specifici per indirizzare meglio gli sforzi correttivi.

Seguire i risultati delle ispezioni

I risultati dell’ispezione sono preziosi solo se portano all’azione. La fase di follow-up è quella in cui si verificano i veri miglioramenti.

1. Avviare azioni correttive

• Affrontare senza indugio le minacce immediate alla sicurezza.
• Implementare misure di contenimento a breve termine e di risoluzione a lungo termine.
• Pianificare nuove ispezioni per verificarne l’efficacia.

2. Condurre analisi della causa principale

• Chiediti “Perché è successo?” Più volte per scoprire la vera fonte.
• Considerare fattori come formazione inadeguata, SOP poco chiare o layout della struttura scadente.
• Documentare i risultati e utilizzarli per informare le future azioni preventive.

3. Revisione e report

• Riassumere i risultati dell’ispezione per categoria e gravità.
• Condividere i rapporti con i responsabili di leadership, QA e reparto.
• Conservare tutti i documenti di ispezione in un sistema centralizzato e verificabile.

Suggerimento utilizzabile: Utilizzare i dati di ispezione per informare le esigenze di formazione, rivedere le SOP o riassegnare le risorse alle aree a rischio.

Utilizzo dei dati di ispezione per un miglioramento continuo

Le ispezioni delle strutture sono molto più di semplici liste di controllo: rappresentano un’opportunità di miglioramento continuo. Analizzando regolarmente le tendenze di ispezione, i PCQI possono:

• Individuare i punti deboli operativi prima che si traducano in non conformità.
• Perfezionare i controlli preventivi in base alle lacune o alle inefficienze osservate.
• Fornire feedback basati sui dati ai team di produzione.
• Dimostrare ai regolatori che il sistema di sicurezza alimentare è attivo, in evoluzione e applicato.

Suggerimento utilizzabile: Tenere riunioni mensili di revisione per discutere le tendenze di ispezione e assegnare la proprietà alle iniziative di miglioramento in corso.

Integrare le ispezioni nella cultura della sicurezza alimentare

Le ispezioni di routine inviano un messaggio chiaro: la sicurezza alimentare è una priorità quotidiana, non solo una casella da controllare. I PCQI svolgono un ruolo di leadership nella creazione di responsabilità e trasparenza attraverso pratiche di ispezione coerenti.

Un solido programma di ispezione aiuta anche a unificare i reparti attorno a un obiettivo condiviso: proteggere la salute pubblica e mantenere la conformità normativa. Quando le ispezioni sono inquadrate come opportunità, non come sanzioni, favoriscono il coinvolgimento e l’apprendimento continuo.

Registrar Corp offre formazione PCQI e supporto alla conformità delle strutture per aiutare i produttori a creare solidi protocolli di ispezione in linea con gli standard FSMA.