Il ruolo degli audit interni nella certificazione SQF

Gli audit interni sono uno degli strumenti più preziosi nella tua cassetta degli attrezzi SQF. Sebbene spesso visti come un punto di controllo pre-certificazione, il loro vero scopo è più profondo: valutare in modo proattivo l’efficacia del sistema, scoprire le lacune di conformità e promuovere una cultura di miglioramento continuo molto prima che un revisore esterno intervenga sul posto.

Il Codice SQF impone audit interni come parte delle attività di verifica di una struttura. Ma il modo in cui vengono eseguiti questi audit e il modo in cui si risponde ai risultati possono fare la differenza tra un processo di certificazione regolare e un ciclo di costose azioni correttive.

Che cosa dovrebbe coprire un audit interno efficace

Un audit interno di successo va oltre il controllo di un elenco di conformità. Dovrebbe:

• Valutare ciascuna clausola del Codice SQF applicabile (Sicurezza alimentare, qualità o principi fondamentali), compresi i requisiti specifici del settore.
• Includere colloqui con i dipendenti a tutti i livelli, dai lavoratori in prima linea ai supervisori, per valutare la comprensione e la consapevolezza.
• Condurre osservazioni a livello di piano in diversi turni e reparti per garantire che le pratiche siano in linea con le procedure.
• Esaminare i registri e la documentazione che coprono almeno 30-60 giorni di attività, compresi i registri di monitoraggio, i controlli di verifica e i moduli di formazione.
• Valutare le azioni correttive e preventive (CAPA) da precedenti audit interni, ispezioni normative o reclami dei clienti.

Gli audit devono essere segmentati per elemento di sistema, ad esempio:

• Impegno e revisione della dirigenza
• Controllo e conservazione dei documenti
• HACCP e piani di sicurezza alimentare
• PRP (ad es., servizi igienico-sanitari, controllo dei parassiti, gestione degli allergeni)
• Gestione dei fornitori e delle merci in entrata
• Formazione e competenza del personale
• Procedure interne di tracciamento e richiamo
• Manutenzione di attrezzature e strutture
• Difesa alimentare e gestione delle crisi

Un solido programma di audit interno utilizza anche strumenti come:

• Liste di controllo per clausola allineate all’ultima versione del codice SQF
• Sistemi di valutazione dei punteggi di audit per dare priorità alle aree di rischio
• Mappe di audit visive per monitorare quando e dove si verificano gli audit in tutta la struttura

Lacune comuni nell’ambito dell’audit interno e come evitarle

• I programmi di audit non sono seguiti: Gli audit interni devono essere condotti secondo un programma documentato che rifletta il profilo di rischio della struttura. Le aree ad alto rischio devono essere controllate più frequentemente.
• I revisori non hanno una formazione: I revisori interni devono essere formati sui principi SQF, sulle capacità di intervista e sulla raccolta di prove. Senza formazione, potrebbero perdere gli indicatori chiave o esitare a registrare le non conformità.
• Mancanza di obiettività: Assegnare ai dipendenti la possibilità di controllare i propri reparti introduce pregiudizi. Utilizzare audit interdipartimentali o supporto di terze parti per la neutralità.
• Risultati superficiali: Un basso numero di risultati non significa sempre conformità. Può riflettere una revisione a livello di superficie. Gli audit interni devono identificare i guasti minori prima che si inoltrino.
• Debole follow-up: I risultati devono essere documentati con descrizioni dettagliate, supportate da prove e affrontati attraverso azioni correttive tempestive e convalidate.

Azioni correttive: Chiusura del loop

Le azioni correttive sono più che delle patch. Sono un’opportunità per identificare la causa principale delle non conformità e implementare cambiamenti a livello di sistema che prevengano il ripetersi.

Un solido processo CAPA include:

1. Identificazione del problema, compresa la fonte (ad es., esito dell’audit, deviazione, reclamo del cliente)
2. Contenimento per mitigare il rischio immediato (ad es. isolamento del prodotto, interruzione dell’attività della linea)
3. Analisi della causa principale utilizzando strumenti strutturati come 5 Perché, diagrammi di Ishikawa o analisi dell’albero dei guasti
4. Pianificazione delle azioni correttive, assegnazione delle responsabilità, scadenze e risultati misurabili
5. Implementazione e verifica, che possono includere riqualificazione, aggiornamenti dei documenti, modifiche procedurali o calibrazione delle apparecchiature
6. Convalida dell’efficacia, confermata tramite revisioni, revisioni delle tendenze o verifica di terze parti
7. Documentazione, conservata in un registro CAPA o in un sistema centralizzato di gestione della qualità

Ogni azione correttiva deve essere classificata in base alla gravità e monitorata per la ricorrenza per identificare le debolezze sistemiche.

Come gli audit interni ti preparano per la certificazione

Se eseguite correttamente, le verifiche interne:

• Agire come simulazione del processo di audit di terze parti
• Acquisire familiarità con le domande di audit e la revisione della documentazione
• Identificare i record o le lacune di implementazione prima che i revisori li trovino
• Garantire che le pratiche siano allineate in tutti i turni e i reparti
• Incoraggiare i dipendenti a impegnarsi con il sistema di sicurezza alimentare e parlare con sicurezza dei loro ruoli

Ancora più importante, gli audit interni dimostrano un impegno per l’automonitoraggio e il miglioramento continuo, due principi che pesano molto nella valutazione finale di un revisore.

Il ruolo di Registrar Corp nel rafforzare il vostro programma di audit interno

I nostri specialisti della sicurezza alimentare:

• Condurre audit interni indipendenti con una nuova prospettiva
• Contribuire allo sviluppo di SOP, programmi e strumenti di reporting per la revisione interna
• Fornire formazione pratica per i revisori interni in base agli attuali standard del Codice SQF
• Rivedere i risultati della revisione precedente e i registri CAPA per valutare l’efficacia della chiusura
• Offrire valutazioni di prontezza a livello di sistema prima della certificazione di terze parti

Il nostro obiettivo non è solo quello di prepararvi per l’audit, ma anche di contribuire a costruire la competenza, la proprietà e la struttura necessarie per sostenere la conformità SQF tutto l’anno.

Asporto finale: Gli audit interni impostano il tono per il successo dell’audit

Un audit interno non riguarda solo la cattura di errori, ma è un processo strategico che rivela come appare la tua attività quando nessuno la guarda. Questa intuizione è inestimabile.

Se abbinati a un processo di azione correttiva disciplinato, gli audit interni diventano il motore del miglioramento continuo che guida il successo della certificazione SQF e l’eccellenza operativa a lungo termine.