การตรวจสอบ SQF ไม่ได้ให้รางวัลสําหรับการเตรียมการในนาทีสุดท้าย พวกเขาให้รางวัลแก่ระบบที่ทํางานอย่างสม่ําเสมอ สร้างบันทึกที่เชื่อถือได้ และทนต่อการตรวจสอบอย่างละเอียดในระหว่างการประเมินทั้งภายในและภายนอก ด้วยการเปลี่ยนผ่านไปสู่ฉบับที่ 10 ผู้จัดการด้านความปลอดภัยของอาหารและผู้ตรวจสอบภายในได้มุ่งเน้นไปที่ความท้าทายเฉพาะ: วิธีการสร้างความมั่นใจในระบบของตนเมื่อหลักจรรยาบรรณฉบับปรับปรุงเน้นย้ําถึงความคาดหวังด้านพฤติกรรมและการกํากับดูแลที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น
โซลูชันนี้ไม่ต้องรอวันเปลี่ยนผ่านครั้งสุดท้าย เพราะเป็นการเสริมองค์ประกอบหลักที่ SQF ให้ความสําคัญเสมอและ GFSI คาดหวัง ในขณะที่ฉบับที่ 10 เสริมสร้างความสอดคล้อง ความชัดเจน และการกํากับดูแลการบริหารจัดการ แต่เสาหลักด้านความปลอดภัยของอาหารยังคงไม่เปลี่ยนแปลง คู่มือนี้ให้คําแนะนําที่นําไปปฏิบัติได้จริงและมีพื้นฐานมาจากทีมจําเป็นต้องสร้างความพร้อม ลดความไม่แน่นอนในการปฏิบัติงาน และทําให้แน่ใจว่าระบบของพวกเขาทํางานตรงตามที่เขียนไว้
แผนความปลอดภัยด้านอาหารของคุณเป็นศูนย์กลางของการตรวจสอบ SQF – จุดแข็งก่อน
การตรวจสอบ SQF จะไม่ประสบความสําเร็จหากยังไม่มีการพัฒนาและนําแผนความปลอดภัยด้านอาหารที่มีประสิทธิภาพมาใช้ในระดับไซต์งาน ผู้ตรวจสอบคาดหวังมากกว่าแผนการปฏิบัติตามกฎระเบียบ โดยต้องมีเอกสารแสดงความเป็นอยู่ซึ่งสะท้อนถึงการดําเนินงานในปัจจุบันอย่างถูกต้องและสามารถป้องกันได้อย่างสมบูรณ์ภายใต้การตั้งคําถาม แผน “ขาย” ที่ไม่ได้ทันกับการเปลี่ยนแปลงส่วนผสมหรืออุปกรณ์ใหม่มักจะเป็นจุดแรกของความล้มเหลวในระหว่างการตรวจสอบความเสี่ยงสูง
ในการเตรียมตัวสําหรับการย้ายไปยังฉบับที่ 10 สถานประกอบการควรให้ความสําคัญกับประเด็นที่สําคัญเหล่านี้:
- การวิเคราะห์อันตรายในปัจจุบัน: ตรวจสอบว่าการวิเคราะห์อันตรายของคุณสะท้อนถึงส่วนผสมปัจจุบัน ซัพพลายเออร์เฉพาะราย อุปกรณ์ใหม่ และกระบวนการที่อัปเดตแล้ว การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในห่วงโซ่อุปทานจะต้องได้รับการตรวจสอบที่สอดคล้องกันเกี่ยวกับอันตรายที่อาจเกิดขึ้น
- การตรวจสอบการป้องกัน: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการควบคุมเชิงป้องกันได้รับการตรวจสอบด้วยการสนับสนุนทางวิทยาศาสตร์ ทางเทคนิค หรืออุตสาหกรรม คุณต้องสามารถพิสูจน์ได้ว่าการควบคุมของคุณสามารถบรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการได้
- ความถี่ในการตรวจสอบ: ยืนยันว่าได้ดําเนินกิจกรรมการตรวจสอบที่ความถี่ที่ถูกต้องและได้รับการบันทึกอย่างครบถ้วน ช่องว่างในกรอบเวลาของการตรวจสอบเป็นสัญญาณอันตรายที่สําคัญสําหรับผู้ตรวจสอบ
- การดําเนินการแก้ไขแบบปิด: ตรวจสอบบันทึกการดําเนินการแก้ไขเพื่อความถูกต้อง ความสมบูรณ์ และหลักฐานการปิดในเวลาที่เหมาะสม การดําเนินการแก้ไขแบบเปิดคือคําเชิญให้ตรวจสอบอย่างละเอียดมากขึ้น
ช่องว่างในการตรวจสอบความถูกต้องหรือการตรวจสอบความถูกต้องเป็นหนึ่งในความไม่สอดคล้องที่พบบ่อยที่สุด สิ่งอํานวยความสะดวกที่ต้องการเสริมสร้างแผนของตนควรทบทวนโครงสร้างพื้นฐานที่พบในวิธีสร้างแผน HACCP เพื่อให้แน่ใจว่ามีความสอดคล้องกันทั้งหมด
การตรวจสอบภายในต้องสะท้อนถึงเกณฑ์ระดับการรับรอง
การตรวจสอบภายในเป็นตัวคาดการณ์ที่แข็งแกร่งที่สุดสําหรับผลลัพธ์ของการรับรอง สิ่งเหล่านี้ทําหน้าที่เป็น “การทดสอบความเครียด” สําหรับระบบการจัดการ โดยระบุจุดเสียดทานก่อนที่ผู้ตรวจสอบภายนอกจะมาถึง ภายใต้ฉบับที่ 10 ความชัดเจนและโครงสร้างของการตรวจสอบภายในเหล่านี้มีความสําคัญมากยิ่งขึ้นเมื่อหลักจรรยาบรรณเคลื่อนไปสู่ระเบียบวิธีการตรวจสอบแบบบูรณาการในแนวดิ่ง
เพื่อให้แน่ใจว่าการตรวจสอบภายในของคุณผลักดันให้เกิดการปรับปรุงอย่างแท้จริงมากกว่า “ความปลอดภัยด้านเอกสาร” พวกเขาควร:
- ขยายขอบเขต: เน้นด้านต่าง ๆ ที่มีการมุ่งเน้นมากขึ้นในฉบับที่ 10 เช่น แผนวัฒนธรรมความปลอดภัยด้านอาหาร การจัดการการเปลี่ยนแปลง และการฝึกอบรมและการประเมินความสามารถ
- ใช้เอกสารหลักฐาน: จัดทําเอกสารเกี่ยวกับความไม่สอดคล้องอย่างชัดเจนโดยใช้หลักฐานที่เฉพาะเจาะจงและการอ้างอิงของข้อกําหนด โดยไม่มีที่ว่างสําหรับความคลุมเครือ
- การแก้ไขปัญหาด้วยสาเหตุหลักของไดรฟ์: ส่งผลให้เกิดการดําเนินการแก้ไขที่ขับเคลื่อนด้วยสาเหตุรากด้วยการปิดที่ได้รับการยืนยัน เพียงแค่ “การแก้ไข” ปัญหาไม่เพียงพอ ระบบต้องระบุสาเหตุที่เกิดขึ้น
- ระบุแนวโน้มพฤติกรรม: มองหารูปแบบที่แสดงการดําเนินการป้องกัน หากเกิดข้อผิดพลาดเดียวกันในกะงานที่แตกต่างกัน ปัญหาน่าจะเกิดขึ้นในระบบมากกว่าตัวบุคคล
ทีมมักจะค้นพบจุดอ่อนที่เกิดขึ้นซ้ํา ๆ ในขณะที่เตรียมพร้อมภายใน การทบทวนการไม่ปฏิบัติตาม SQF ทั่วไปช่วยระบุรูปแบบที่อาจมองข้ามในระหว่างการเดินสํารวจมาตรฐาน
บันทึกต้องถูกต้อง สมบูรณ์ และตรวจสอบย้อนกลับได้ทันที
การเก็บบันทึกยังคงเป็นประเภทการตรวจสอบที่มีผลกระทบสูงสุดประเภทหนึ่ง เนื่องจากบันทึกเป็นหลักฐานเพียงอย่างเดียวที่แสดงว่าระบบกําลังทํางานในขณะที่ผู้ตรวจสอบไม่อยู่ ผู้ตรวจสอบจําเป็นต้องเห็นเส้นทางการตรวจสอบ การตรวจสอบ และการดําเนินการแก้ไขที่ชัดเจนและต่อเนื่อง กระบวนการเรียกใช้ที่ช้าหรือไม่เป็นระเบียบจะสร้างการรับรู้เกี่ยวกับการควบคุมการดําเนินงานที่ไม่ดี ซึ่งอาจนําไปสู่การถามคําถามที่รุนแรงมากขึ้น
ก่อนที่การตรวจสอบภายนอกจะเริ่มขึ้น ให้ทําตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อรับรองความสมบูรณ์ของเอกสาร:
- ตรวจสอบความสมบูรณ์ของการตรวจสอบ: ยืนยันว่าบันทึกทั้งหมดประกอบด้วยชื่อย่อหรือลายมือชื่อ วันที่ เวลา และผลลัพธ์ที่วัดได้ ช่องว่างมักถูกตีความว่าเป็นงานที่ไม่เคยทํามาก่อน
- การตรวจสอบระบบไฮบริด: ในสถานที่ที่ใช้ทั้งบันทึกแบบดิจิตอลและแบบกายภาพ ให้ตรวจสอบว่าข้อมูลตรงกันทั้งสองระบบเพื่อให้แน่ใจว่ามีความสอดคล้องกันทั้งหมด
- ตรวจสอบช่วงการลงชื่อรับรอง: ตรวจสอบบันทึกการตรวจสอบสําหรับช่วงเวลาที่ขาดไปหรือการลงชื่อที่ไม่ครบถ้วนจากหัวหน้างานที่ได้รับอนุญาต
- บันทึก “เรื่องราว” ของการแก้ไข: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารการดําเนินการแก้ไขประกอบด้วยสาเหตุต้นตอ ผลกระทบทันที การจัดการผลิตภัณฑ์ และขั้นตอนการป้องกันที่ดําเนินการ
ปัญหาเกี่ยวกับเอกสารแทบจะไม่ถูกจํากัดอยู่ที่การรับรอง แต่มักจะสะท้อนความคาดหวังด้านกฎระเบียบที่กว้างขึ้น สําหรับบริบทเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการที่บันทึกข้อมูลบอกเล่าเรื่องราวของการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ทีมสามารถตรวจสอบการแก้ไขการละเมิด FSVP ได้
การฝึกอบรมต้องแสดงให้เห็นถึงความสามารถ ไม่ใช่เพียงแค่การสําเร็จ
ภายใต้ความคาดหวังใหม่ของฉบับที่ 10 ผู้ตรวจสอบไม่ได้ประเมินการฝึกอบรมโดยการดูที่เอกสารการลงชื่อเท่านั้น พวกเขายืนยันว่าพนักงานเข้าใจและสามารถปฏิบัติหน้าที่ความรับผิดชอบของตนได้หรือไม่ การเปลี่ยนจาก “การมีส่วนร่วม” เป็น “ความสามารถ” เป็นจุดเด่นของวัฒนธรรมความปลอดภัยของอาหารที่สมบูรณ์
ในการเตรียมพนักงานของคุณ:
- อัปเดตเอกสารเฉพาะงาน: ตรวจสอบว่าสื่อการฝึกอบรมเป็นปัจจุบันและสอดคล้องกับข้อกําหนด SQF ล่าสุด
- ทดสอบความรู้เชิงปฏิบัติ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคลากรที่ปฏิบัติงานตรวจสอบหรือยืนยันสามารถอธิบายสิ่งที่พวกเขาทํา เหตุผลที่พวกเขาทํา และการดําเนินการแก้ไขที่เฉพาะเจาะจงมีลักษณะอย่างไรหากเกินขีดจํากัด
- ตรวจสอบความลึกของผู้ดําเนินการ: ยืนยันว่าผู้ปฏิบัติ SQF มีการฝึกอบรมที่ตรงกับระดับความลึกของบทบาทของตน รวมถึงการวิเคราะห์อันตรายขั้นสูง การตรวจสอบความถูกต้อง และการตรวจสอบภายใน
การฝึกอบรมเป็นหนึ่งในรูปแบบการตรวจสอบระบบที่แข็งแกร่งที่สุด เนื่องจากพิสูจน์ได้ว่าบุคลากรเข้าใจการควบคุมที่ช่วยให้สถานประกอบการปลอดภัยและใช้งานได้
การดําเนินการแก้ไขควรแสดงสาเหตุหลักและการป้องกัน
ระบบการดําเนินการแก้ไขเป็นการสะท้อนโดยตรงของวินัยในการปฏิบัติงานและความมุ่งมั่นขององค์กรในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ผู้ตรวจสอบมองหาหลักฐานว่าไซต์งานไม่ได้เป็นเพียง “การดับไฟ” เท่านั้น แต่ยังทํางานอย่างแข็งขันเพื่อป้องกันการเกิดซ้ํา
ระบบดําเนินการแก้ไขของคุณควรแสดงให้เห็นอย่างชัดเจน:
- การระบุต้นเหตุที่ถูกต้อง: ดําเนินการนอกเหนือจากคําอธิบายระดับอาการ (เช่น “พนักงานลืม”) ไปยังสาเหตุเชิงระบบ (เช่น “ระยะห่างการฝึกอบรมไม่เพียงพอ”)
- การควบคุมผลิตภัณฑ์: แสดงหลักฐานที่ชัดเจนว่าผลิตภัณฑ์ที่ได้รับผลกระทบใด ๆ ได้รับการกักกันและประเมินผลอย่างเหมาะสม
- การแก้ไขปัญหาในเวลาที่เหมาะสม: แสดงให้เห็นว่ามีการดําเนินการตามขั้นตอนการแก้ไขภายในกรอบเวลาที่เหมาะสมกับความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง
- การปรับโครงสร้าง: หากรูปแบบปรากฏในพื้นที่ที่คล้ายกัน ระบบมีแนวโน้มที่จะจําเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างมากกว่าการแก้ไขข้อผิดพลาดของแต่ละบุคคลซ้ํา
การควบคุมเอกสารต้องสนับสนุนเสถียรภาพและประสิทธิภาพการตรวจสอบ
ปัญหาการควบคุมเอกสารคือ “ผลไม้แขวนต่ํา” ทั่วไปสําหรับผู้ตรวจสอบ และอาจทําให้กระบวนการตรวจสอบช้าลงอย่างรวดเร็ว ระบบควบคุมที่แข็งแกร่งช่วยให้มั่นใจได้ว่าทีมงานทั้งหมดกําลังทํางานจากชุดคําสั่งที่ได้รับอนุมัติเดียวกัน ซึ่งเป็นสิ่งจําเป็นในระหว่างการเปลี่ยนผ่านระหว่าง Code Edition
การควบคุมเอกสารที่มีประสิทธิภาพ ได้แก่:
- ล้างการกําหนดเวอร์ชัน: หมายเลขเวอร์ชันและลายเซ็นอนุมัติจะต้องปรากฏบนเอกสารควบคุมทั้งหมด
- การลบเอกสารที่ล้าสมัย: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเวอร์ชันเก่าถูกลบออกจากพื้นที่การผลิตทั้งหมดเพื่อป้องกันความสับสน
- ความเป็นเจ้าของที่กําหนดไว้: เอกสารควบคุมทุกฉบับควรมีเจ้าของที่ชัดเจนซึ่งรับผิดชอบต่อความถูกต้องและการปรับปรุงเอกสาร
- การควบคุมการเข้าถึง: ต้องมีการจํากัดเพื่อป้องกันการแก้ไขหรือการแก้ไขโดยไม่ได้รับอนุญาตในระบบการจัดการความปลอดภัย
ใส่ฉบับที่ 10 กับแพทย์ SQF ที่เตรียมอย่างครบถ้วน
ผู้ประกอบเวชปฏิบัติ SQF ยังคงเป็นหัวใจหลักของความสําเร็จของการรับรอง ความเข้าใจของพวกเขาเกี่ยวกับการวิเคราะห์อันตราย การตรวจสอบความถูกต้อง การตรวจสอบความถูกต้อง และการตรวจสอบบัญชีภายในโดยตรง เป็นตัวกําหนดความพร้อมของการตรวจสอบและความมั่นใจในระดับสถานประกอบการ เนื่องจากแนวทางของฉบับที่ 10 ความสามารถของผู้ปฏิบัติงานจึงมีความสําคัญมากยิ่งขึ้นสําหรับการเปลี่ยนผ่านที่ราบรื่น
การเตรียมพร้อมสําหรับฉบับที่ 10 นั้น ไม่ใช่แค่เอกสารที่ปรับปรุงใหม่เท่านั้น แต่ต้องมีผู้นําที่ผ่านการฝึกอบรมซึ่งสามารถแนะนําสถานประกอบการได้อย่างมั่นใจ การฝึกอบรมผู้ปฏิบัติ SQF เสริมสร้างทักษะที่แม่นยําที่ฉบับใหม่ต้องพึ่งพา ตั้งแต่การจัดการหลักฐานไปจนถึงตรรกะการดําเนินการแก้ไขที่สอดคล้องตามความเสี่ยง เสริมความแข็งแกร่งให้แพทย์ของคุณในตอนนี้เพื่อให้โรงงานของคุณเข้าสู่รอบการตรวจสอบถัดไปด้วยความเสถียรของระบบที่สร้างขึ้นเพื่อปฏิบัติงานภายใต้ทุกรุ่น
เตรียมทีมของคุณให้พร้อมสําหรับความสําเร็จในการตรวจสอบ:
ผู้แต่ง
