Comprensione del ruolo degli audit nel processo di certificazione SQF

Gli audit sono il cardine della certificazione SQF. È il meccanismo formale utilizzato per valutare se i sistemi di sicurezza e qualità alimentare di una struttura non sono solo documentati, ma efficacemente implementati, mantenuti e continuamente migliorati.

Mentre la documentazione pone le basi e l’implementazione costruisce la struttura, l’auditing convalida l’integrità di quella struttura. Senza un audit di successo, la certificazione non può essere raggiunta. Ma al di là del certificato, il processo di audit è un potente strumento per la comprensione operativa, l’identificazione del rischio e il miglioramento delle prestazioni.

Tipi di audit SQF

Durante tutto il ciclo di vita della certificazione SQF, le strutture incontreranno vari tipi di audit. Comprendere le loro differenze e il loro valore è fondamentale per la preparazione.

1. Verifica da banco (revisione dei documenti)

Prima della parte in loco della verifica iniziale della certificazione, il revisore SQF assegnato esaminerà la documentazione del sistema di gestione della qualità e della sicurezza alimentare. Ciò include:

• Piani HACCP
• Politiche di sicurezza alimentare
• Programmi prerequisiti (PRP)
• Procedure e SOP
• Sistemi di archiviazione
• Organigrammi e registri di formazione

L’obiettivo è verificare che la documentazione sia in linea con il Codice SQF applicabile e copra tutti gli elementi richiesti. Se l’audit da scrivania rivela lacune significative, l’audit in loco può essere posticipato o declassato di portata.

2. Audit della struttura (valutazione in loco)

Questo è il cuore del processo di certificazione. Il controllore visiterà fisicamente il vostro sito, osserverà le operazioni e intervisterà il personale per confermare che le procedure documentate siano seguite in modo coerente. Le principali aree di interesse includono:

• Monitoraggio del PCC e azioni correttive
• Pratiche igienico-sanitarie e igieniche
• Controllo degli allergeni
• Tracciabilità e prontezza al richiamo
• Difesa alimentare e sicurezza del sito
• Pratiche del personale e osservanza delle GMP
• Condizioni dell’apparecchiatura e manutenzione preventiva

I revisori cercheranno prove oggettive dell’implementazione: record completati, esecuzione coerente e comprensione a livello di team. Possono richiedere esercizi di tracciamento, osservare processi in tempo reale e sfidare il team di sicurezza alimentare con domande situazionali.

3. Verifiche non annunciate

Una volta certificata, la struttura può essere selezionata per un audit non annunciato, in genere entro un ciclo di tre anni. Si tratta di audit completi condotti senza pianificazione preventiva e progettati per valutare lo stato quotidiano del sistema di sicurezza alimentare.

La preparazione per gli audit non annunciati dipende dalla maturità del sistema: le procedure devono essere integrate nelle operazioni, non solo lucidate per le ispezioni annuali.

4. Audit di sorveglianza e audit di ricertificazione

Per le certificazioni multi-sito o le categorie di rischio di livello superiore, gli audit di sorveglianza possono essere condotti a metà ciclo per garantire la conformità continua. Gli audit di ricertificazione vengono condotti annualmente per rinnovare lo stato di certificazione.

Questi audit rispecchiano la struttura dell’audit di certificazione originale, ma si concentrano fortemente sul miglioramento rispetto all’audit precedente, sui cambiamenti nelle operazioni e sulla chiusura delle non conformità passate.

Risultati comuni dell’audit e come evitarli

I revisori SQF esperti spesso segnalano problemi ricorrenti in tutte le strutture. Comprendere questi aspetti può aiutare il tuo team a evitarli in modo proattivo:

• Documentazione incompleta o obsoleta: Procedure prive di cronologia delle revisioni o che non riflettono le operazioni effettive
• Record di formazione non corrispondenti ai ruoli dei dipendenti: Personale che svolge attività di CCP senza formazione documentata
• Record di verifica mancanti: Verifiche interne, controlli sanitari o revisioni dei fornitori non completate o archiviate
• Implementazione incoerente tra i turni: Un turno aderisce rigorosamente alle SOP mentre un altro devia
• Mancanza di documentazione sulle azioni correttive: Problemi identificati ma non documentati, indagati o risolti

Audit interni proattivi, revisione dei registri in tempo reale e una forte cultura della sicurezza alimentare sono fondamentali per prevenire questi problemi.

Cosa cercano i revisori

I revisori non sono solo alla ricerca di un raccoglitore lucido, sono alla ricerca di prove di:

• Impegno da parte della dirigenza senior
• Rispetto in tempo reale dei sistemi documentati
• Una forza lavoro che comprende e possiede le proprie responsabilità in materia di sicurezza alimentare
• Pratiche di miglioramento continuo e autoidentificazione dei problemi
• Documenti che supportano le dichiarazioni di conformità, con tracciabilità e coerenza

In breve, i revisori vogliono vedere che il sistema SQF è vivo, non solo vivo durante la settimana dell’audit.

Come Registrar Corp supporta la preparazione all’audit

Registrar Corp offre servizi su misura per aiutare le strutture a prepararsi agli audit con sicurezza:

• Audit simulati che simulano audit SQF reali
• Revisione della documentazione e analisi delle lacune
• Preparazione del colloquio per il personale addetto alla sicurezza alimentare e i supervisori
• Coaching delle azioni correttive
• Supporto post-audit per affrontare rapidamente i risultati e chiudere le non conformità

I nostri specialisti della sicurezza alimentare sanno come colmare il divario tra le tue politiche e la tua esecuzione e come presentarlo in modo efficace durante un audit.

Asporto finale: L’auditing è più che conformità

Mentre gli audit sono necessari per la certificazione, sono anche un’opportunità. Un processo di audit SQF efficace rivela lacune che non sapevi esistessero, rafforza la responsabilità e apporta chiarezza al tuo sistema di sicurezza alimentare.

Avvicinandosi all’auditing come a un processo collaborativo e incentrato sull’apprendimento, non solo a un ostacolo normativo, le strutture sono in una posizione migliore per costruire sistemi che durano nel tempo.