Un’etichettatura chiara, accurata e completa del dispositivo è essenziale per la sicurezza e l’efficacia dei dispositivi medici, come indicato nelle normative FDA ai sensi della norma 21 CFR Parte 801. Agli occhi della FDA, l’etichettatura è molto più di un adesivo su un prodotto: comprende una vasta gamma di materiali e comunicazioni che informano gli utenti sul corretto funzionamento, la conservazione, i rischi e l’uso previsto. Ciò include tutto, dalla confezione e le istruzioni per l’uso (IFU) alle interfacce digitali e ai materiali didattici per i pazienti.

Per garantire coerenza e sicurezza in tutto il sistema sanitario, la FDA applica severi requisiti di etichettatura attraverso 21 CFR Parte 801 e procedure di controllo ai sensi di 21 CFR Parte 820.120. La mancata conformità alle normative sull’etichettatura può comportare azioni esecutive, ritardi nell’accesso al mercato o danni ai pazienti. Questa guida illustra i componenti principali dell’etichettatura dei dispositivi medici della FDA, il contenuto richiesto, le aspettative normative e le migliori pratiche per mantenere il controllo e la conformità.

Che cos’è l’etichettatura dei dispositivi medici?

La FDA definisce l’etichettatura dei dispositivi medici in modo ampio. Ai sensi della norma 21 CFR Parte 801.109(b)(1), include tutte le etichette e altri materiali scritti, stampati o grafici:

• Sul dispositivo
• Su uno qualsiasi dei suoi contenitori o involucri
• Accompagnare il dispositivo in qualsiasi momento

Questa definizione si estende oltre l’etichetta del prodotto per includere:

• Etichette di imballaggio
• Istruzioni per l’uso (IFU)
• Schermate dell’interfaccia utente o messaggistica software integrata
• Inserti e manuali dei prodotti
• Materiali promozionali o formativi che accompagnano il dispositivo

Secondo la norma ISO 13485:2016, l’etichettatura include l’identificazione, le descrizioni tecniche, lo scopo previsto e le istruzioni per l’uso corretto (esclusi i documenti di spedizione). Che si tratti di un ventilatore ospedaliero o di un dispositivo di monitoraggio del glucosio da banco, l’etichettatura è progettata per supportare l’uso sicuro ed efficace del dispositivo fornendo istruzioni e avvertenze essenziali.

Comprendere 21 CFR Parte 801

Questo regolamento delinea i requisiti generali e specifici di etichettatura per i dispositivi medici distribuiti negli Stati Uniti. Le disposizioni principali includono:

• Sezione 801.1: L’etichettatura deve includere il nome e il luogo di attività del produttore, dell’imballatore o del distributore.
• Sezione 801.5: Le istruzioni per l’uso devono essere adeguate per il laico o l’operatore sanitario.
• Sezione 801.15: L’etichettatura deve essere leggibile, prominente e posizionata in modo appropriato.
• Sottoparti B e C: Applicare rispettivamente ai dispositivi da banco (OTC) e soggetti a prescrizione, con regole aggiuntive per i dispositivi sperimentali e soggetti a restrizioni.
• Sottoparte B (801.20 – 801.39): Include regole specifiche sulla formattazione del contenuto, il nome del dispositivo, le indicazioni, le controindicazioni e l’UDI.

Anche la classificazione dei rischi e l’uso previsto influenzano il livello di dettaglio richiesto. Ad esempio, i dispositivi impiantabili di Classe III richiedono in genere un’etichettatura più estesa rispetto agli accessori di Classe I a basso rischio. Alcuni dispositivi di Classe I e non classificati possono essere idonei per esenzioni parziali dall’etichettatura ai sensi del 21 CFR 801.109 o 801.125, a seconda dell’uso previsto o del contesto di distribuzione.

Elementi richiesti sulle etichette dei dispositivi medici conformi alla FDA

Ogni etichetta del dispositivo medico deve fornire informazioni sufficienti per garantire che il dispositivo sia utilizzato in modo sicuro ed efficace. Il contenuto richiesto include:

• Nome del dispositivo e uso previsto: Dichiara chiaramente cos’è il dispositivo e il suo scopo.
• Istruzioni per l’uso (IFU): Fornire istruzioni passo-passo per l’utilizzo, tra cui configurazione, manutenzione e smaltimento.
• Indicazioni, controindicazioni e precauzioni: Definire chi deve utilizzare il dispositivo, chi no e quali rischi possono essere applicati.
• Avvertenze e precauzioni: Evidenziare situazioni in cui un uso non corretto può causare danni.
• Informazioni di contatto del produttore: Includi nome, indirizzo e metodo di contatto.
• Date di produzione e scadenza: Particolarmente importante per prodotti sterili o urgenti.
• Numero di lotto o di serie: Consente la tracciabilità in caso di richiamo.
• UDI (Unique Device Identifier): Un codice alfanumerico obbligatorio che identifica i componenti DI e PI del dispositivo (21 CFR 801.40). Per le specifiche tecniche complete, fare riferimento ai requisiti di etichettatura UDI FDA.
• Simboli standard: I simboli ISO 15223-1 possono essere utilizzati al posto del testo se accompagnati da un glossario o da un riferimento. Se i simboli non sono generalmente riconosciuti, il dispositivo deve essere accompagnato da un glossario o da un inserto esplicativo secondo le linee guida della FDA.

Etichettatura per l’uso da parte del paziente

Alcuni dispositivi destinati all’uso da parte di laici o a casa richiedono particolare attenzione. L’etichettatura rivolta al paziente deve:

• Essere scritti in un linguaggio semplice e non tecnico
• Utilizza caratteri ad alto contrasto e di grandi dimensioni
• Includere ausili visivi o pittogrammi per i passaggi chiave
• Presentare rischi e precauzioni in modo chiaro e tempestivo
• Includi informazioni di contatto per supporto o situazioni di emergenza

La FDA incoraggia i test di usabilità per confermare che i pazienti possono capire e seguire l’etichettatura senza supervisione. Ciò è particolarmente vero per i dispositivi utilizzati da bambini, anziani o pazienti con limitata conoscenza della lingua inglese.

Controlli di etichettatura del dispositivo ai sensi del QSR FDA (21 CFR 820.120)

L’etichettatura dei contenuti non riguarda solo l’accuratezza, ma anche il controllo. Ai sensi del regolamento del sistema di qualità (Quality System Regulation, QSR) della FDA, i produttori devono implementare procedure per gestire l’etichettatura durante tutto il ciclo di vita del prodotto.

Integrità delle etichette

Le etichette devono rimanere leggibili e apposte in tutte le condizioni di conservazione, distribuzione e utilizzo. Le etichette sbiadite, imbrattate o staccate compromettono la sicurezza e costituiscono una violazione del 21 CFR 820.120(a).

Ispezione etichettatura

Prima dell’uso, ogni etichetta deve essere ispezionata per verificarne la correttezza, tra cui:

• Inclusione e formattazione UDI
• Corretti numeri di scadenza e di controllo
• Istruzioni per la conservazione e la manipolazione

Tutte le ispezioni devono essere documentate nel Registro cronologico del dispositivo (DHR) con date e firme di approvazione.

Conservazione delle etichette

Le etichette devono essere conservate in modo da:

• Impedisce confusione tra prodotti simili
• Evita l’uso accidentale di etichette obsolete o errate
• Consente un facile monitoraggio dell’inventario

Operazioni di etichettatura

Il processo di etichettatura deve includere controlli per garantire che l’etichetta corretta sia applicata al dispositivo, al lotto o al lotto corretti. Come per l’ispezione, queste operazioni devono essere documentate anche nel DHR come prova della conformità.

Numeri di controllo

Per i dispositivi soggetti a tracciabilità (21 CFR 820.65), è necessario mantenere un numero di controllo dalla produzione alla distribuzione.

Insidie comuni di conformità e come evitarle

Gli errori di etichettatura rimangono una delle cause più citate delle lettere di avvertimento della FDA. In un recente riepilogo delle osservazioni di ispezione, la FDA ha notato che i problemi di etichettatura erano tra le prime cinque citazioni più comuni del modulo 483 emesse alle aziende di dispositivi medici (fonte: database delle ispezioni della FDA). Gli errori più comuni includono:

• Confusioni delle etichette dovute a conservazione impropria o confusione SKU simile
• Linguaggio off-label nelle istruzioni o nei materiali promozionali
• Omissione delle informazioni richieste (ad es. data di scadenza, UDI)
• Uso di loghi o marchi di certificazione non approvati
• Mancata documentazione delle ispezioni di etichettatura nel DHR

I produttori possono mitigare questi rischi attraverso:

• SOP per la revisione e l’approvazione dell’etichettatura
• Convalida del design delle etichette attraverso test di usabilità
• Verifiche regolari delle procedure di etichettatura e dell’inventario
• Documentazione di controllo delle modifiche per gli aggiornamenti delle etichette dopo l’autorizzazione

Etichettatura del dispositivo e presentazioni normative

L’etichettatura svolge un ruolo fondamentale durante la revisione normativa della FDA e deve essere adeguatamente preparata come parte del pacchetto di presentazione. Che si tratti di presentare una richiesta 510(k), PMA o De Novo, la FDA richiede:

• Bozza di etichette, istruzioni per l’uso e articoli promozionali come parte dell’invio iniziale
• Dimostrazione che l’etichettatura è in linea con l’uso previsto
• Gli aggiornamenti post-autorizzazione devono essere tracciati e inviati tramite i protocolli di modifica stabiliti dalla FDA, come le linee guida su quando inviare un nuovo 510(k) per le modifiche all’etichettatura

L’etichettatura incompleta o non chiara può ritardare o far deragliare l’autorizzazione al mercato. L’invio di materiali di etichettatura di alta qualità che riflettono il rischio e l’usabilità del dispositivo aiuta a dimostrare la prontezza e riduce i cicli di revisione.

Considerazioni internazionali (MDR, MDD e ISO)

I produttori di dispositivi globali devono navigare tra i quadri di etichettatura sovrapposti. Differenze notevoli includono:

• MDR UE (Allegato I, Capitolo III): Richiede un contenuto esteso sulla tracciabilità, sulle condizioni di riutilizzo e su simboli di avvertenza specifici
• MDD rispetto a MDR: L’MDR ha sostituito l’MDD e ha introdotto obblighi di etichettatura più rigorosi
• ISO 13485:2016: Incorpora il controllo dell’etichettatura nei sistemi di gestione della qualità
• ISO 15223-1: Specifica simboli e standard di presentazione accettabili

I produttori che vendono in più giurisdizioni dovrebbero allineare le pratiche di etichettatura con gli standard applicabili più rigorosi, spesso dando priorità all’MDR UE per l’ambito dei contenuti e alla ISO 13485 per i controlli di qualità, garantendo al contempo la conformità localizzata con la FDA e le normative regionali.

Come Registrar Corp potrà assistervi

Registrar Corp offre supporto ai produttori di dispositivi medici nella gestione dei requisiti di etichettatura FDA attraverso servizi di consulenza normativa e revisione delle etichette in linea con 21 CFR Parte 801 e 820.120. I nostri servizi includono:

• Revisione dell’etichetta e delle istruzioni per l’uso per la conformità con 21 CFR Parte 801
• Supporto con formattazione UDI e invio GUDID
• Supporto per i controlli di etichettatura allineati al QSR come richiesto ai sensi della norma 21 CFR Parte 820.120
• Consulenza sulla strategia normativa per le presentazioni pre-commercializzazione che coinvolgono componenti di etichettatura

Registrar Corp non stampa o distribuisce etichette, ma le assiste nella revisione per verificarne la conformità FDA.

Creazione di un programma di etichettatura dei dispositivi conforme

Stabilire un processo di etichettatura conforme è molto più che spuntare le caselle di controllo: è una parte fondamentale del ciclo di vita del dispositivo. Per avere successo, i produttori dovrebbero:

• Integrare l’etichettatura nelle fasi iniziali della progettazione del prodotto e della gestione del rischio (Linee guida FDA per l’etichettatura dei dispositivi medici)
• Implementare SOP e procedure DHR in linea con i controlli QSR
• Condurre test di usabilità per i prodotti rivolti al paziente
• Rimani informato sugli aggiornamenti normativi tramite le linee guida FDA e le revisioni ISO

Per le linee guida complete e aggiornate sull’etichettatura FDA, fare riferimento a 21 CFR Parte 801 e Parte 820.120, o consultare professionisti normativi come quelli di Registrar Corp.