Hai formato il tuo medico SQF. Hai seguito il protocollo, trattato gli argomenti giusti e ti sei assicurato che comprendessero le loro responsabilità. Ma puoi dimostrarlo?
Perché il tuo auditor non è alla ricerca di conferme verbali. Non sono lì per assumere buone intenzioni o accettare assicurazioni generali. Sono lì per confermare, con prove scritte, che ogni elemento del tuo sistema SQF soddisfa gli standard documentati e verificabili e che la conferma inizia con i tuoi registri di formazione.
Il ruolo della documentazione nelle verifiche SQF
SQF Edition 9 è inequivocabile: i professionisti non devono solo essere formati, ma la loro formazione deve essere documentata. I revisori si affidano a questa documentazione per stabilire la fiducia nella capacità della vostra struttura di mantenere la sicurezza alimentare e il controllo normativo. Senza di essa, anche il professionista più competente diventa una responsabilità, non a causa della sua capacità, ma a causa dell’incapacità del sistema di dimostrarlo.
Perché l’enfasi sulle tracce di carta e le prove? Poiché i registri di formazione sono più di caselle di controllo o formalità, sono uno dei segnali più chiari del controllo istituzionale. Dimostrano che la cultura della sicurezza alimentare è radicata nella responsabilità. Dimostrano che non solo pretendi di essere conforme: hai reso operativa tale conformità. E che hai la documentazione per sostenerlo davanti a qualsiasi auditor, in qualsiasi momento.
Cosa si aspettano i revisori e perché la maggior parte delle strutture lo perdono
I revisori non camminano nella speranza di cogliere gli errori. Ma vengono in cerca di coerenza, completezza e conformità all’Edizione 9. Il loro compito è quello di convalidare, non dare per scontato. Ciò significa che i tuoi record devono controllare più di poche caselle.
Ecco cosa sono addestrati a chiedere:
- La struttura può produrre certificati di formazione denominati e datati?
- La documentazione è in linea con l’elenco delle competenze richieste di SQF Edition 9?
- La fonte della formazione è credibile e il record è verificabile in modo indipendente?
- Esistono procedure in atto per quando la formazione scade, scade o cambia?
È qui che molte strutture non sono all’altezza. Potrebbero credere di essere conformi, fino a quando una richiesta di verifica o documentazione non rivela:
- Un praticante è stato addestrato cinque anni fa, ma non ci sono prove di aggiornamenti
- Un certificato manca di una data o non menziona quali competenze sono state coperte
- Il record vive in un archivio e non è accessibile durante gli audit remoti
Un audit non è solo un test di ciò che sai, è un test di ciò che puoi dimostrare, in modo chiaro e rapido.
Insidie comuni che mettono in difficoltà le strutture
Le strutture raramente falliscono gli audit per mancanza di impegno o investimento. Falliscono a causa di lacune evitabili: sviste sottili ma critiche che erodono la credibilità. E poche lacune sono comuni – o consequenziali – come record di formazione mancanti o inadeguati.
Ecco le bandiere rosse che gli auditor incontrano di più:
- Dichiarazioni verbali di esperienza: Dire che qualcuno “ha anni nel settore” potrebbe essere vero, ma non reggerà senza prove formali e documentate. I revisori vogliono vedere certificati, schemi del corso e credenziali del formatore, non solo per sentito dire.
- File incompleti: Un certificato privo di una data, il nome del formatore o una descrizione di ciò che è stato coperto mettono in discussione l’intero record di formazione. I revisori valutano la completezza e la tracciabilità dei tuoi file.
- Credenziali scadute o non verificate: Molte strutture non si rendono conto che la formazione obsoleta, anche se una volta valida, può non essere conforme all’Edizione 9. Peggio ancora, alcuni certificati non hanno mai soddisfatto le aspettative dell’Edizione 9.
Anche se il tuo medico è altamente competente e attivamente coinvolto nella leadership in materia di sicurezza alimentare, il tuo audit vacillerà se la tua documentazione non soddisfa le aspettative. La soglia non è “sufficientemente allenata” – è “dimostrata con specificità”.
Registrar Corp rende facile essere pronti per l’audit
Il corso SQF Practitioner di Registrar Corp non è solo costruito per educare. È progettato per soddisfare gli auditor. Ogni componente della formazione, dal curriculum alla documentazione, è in linea con le aspettative dell’Edizione 9 in materia di tenuta dei registri, trasparenza e tracciabilità.
Ogni tirocinante riceve:
- Un certificato denominato con data di completamento chiara
- Documentazione scaricabile in linea con SQF Edition 9
- Prova verificabile che il professionista ha coperto tutte le competenze richieste, compresa la gestione del piano di sicurezza alimentare, gli audit interni e le azioni correttive
- Un record digitale che può essere facilmente recuperato durante gli audit alla scrivania o condiviso con gli ispettori in tempo reale
Questo non è un addestramento generico, adatto a tutti. Si tratta di una formazione calibrata per l’audit, fornita con record che corrispondono a ciò che i revisori vogliono vedere: strutturata, completa e allineata allo standard.
Analizziamolo:
| Cosa cercano i revisori | Cosa fornisce il registrar |
| Certificato con nome completo e data | Certificati con data e ora con completamento del corso |
| Formazione in linea con SQF Edition 9 | Curriculum mappato direttamente alle competenze dell’Edizione 9 |
| Veribilità e tracciabilità | Documentazione digitale e scaricabile in archivio |
| Accesso immediato agli audit da remoto | Accesso immediato ai record durante gli audit in loco o da scrivania |
Se ti stai chiedendo se la tua documentazione attuale soddisfa davvero gli standard di audit di oggi, non aspettare che un ispettore effettui quella chiamata. È qui che molti responsabili QA si lasciano ciechi. Scopri cosa si aspettano i migliori revisori e come si accumula la tua formazione.
Parola finale: Non lasciare che la documentazione mancante comprometta la tua conformità
È il giorno dell’audit. Il tuo auditor chiede il file di formazione del tuo praticante SQF. È possibile accedere al raccoglitore, o alla cartella del desktop, e aprirlo.
Ma un certificato manca di una data. Un altro non fa menzione del contenuto. L’unica copia digitale che hai è sepolta in tre caselle di posta in profondità.
Ora stai spiegando. Scrambling. Speriamo che l’auditor accetti ciò che hai.
Il tuo medico SQF potrebbe essere pienamente qualificato. Ma nel mondo degli audit, le qualifiche senza documentazione non hanno alcun peso. E i registri di formazione sono una delle aree più ingannevolmente semplici da trascurare, perché non sembrano urgenti fino a quando l’auditor non si siede di fronte a te, chiedendoli.
Non puoi permetterti ipotesi durante un audit. Non puoi permetterti file parziali o timestamp mancanti. Ciò di cui hai bisogno è una prova completa e convalidata: chiara, allineata e pronta per l’ispezione.
Se non sei sicuro che le credenziali attuali del tuo medico soddisfino ancora le aspettative dell’Edizione 9, vale la pena fare una pausa. Rivedi cosa è cambiato e come rimanere qualificato.
Non hai bisogno di un altro programma di formazione generico. Hai bisogno di una prova documentata che soddisfi il tuo revisore e che cancelli l’ispezione senza un secondo sguardo. Ottieni il corso SQF Practitioner che fornisce documentazione pronta per l’audit.
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