Perché la tracciabilità e la preparazione al richiamo sono importanti in SQF

Nell’odierna industria alimentare, la capacità di tracciare i prodotti e rispondere ai richiami non è solo un requisito normativo, ma è una componente fondamentale della protezione del marchio e della fiducia dei consumatori. Il Codice Safe Quality Food (SQF) impone solidi sistemi di tracciabilità e richiamo come parte delle sue aspettative di gestione della sicurezza alimentare.

Una struttura SQF completamente certificata deve dimostrare di essere in grado di tracciare gli ingredienti dalla ricezione alla lavorazione fino alla distribuzione e, se necessario, eseguire un richiamo rapido e ben coordinato.

Con SQF Edition 10 che enfatizza la tracciabilità basata sul rischio e una maggiore preparazione al richiamo, quest’area è sotto esame più che mai.

Requisiti chiave ai sensi del codice di sicurezza alimentare SQF

SQF richiede alle strutture di implementare sistemi che consentano la tracciabilità completa del prodotto in entrambe le direzioni:

• Ritorno a fornitori, materie prime e imballaggi
• Inoltra a clienti, lotti e punti di distribuzione

Le aspettative principali includono:

• Sistemi di identificazione dei lotti per materie prime e prodotti finiti
• Accurati registri di produzione e imballaggio
• Sperimentazioni di tracciabilità eseguite almeno una volta all’anno
• Esercizi di richiamo simulato per testare la prontezza e la documentazione
• Procedure di richiamo che includono protocolli di notifica interni, reporting normativo e piani di comunicazione con i clienti

Le strutture devono inoltre mantenere ruoli e responsabilità chiaramente definiti, tempistiche di escalation e diagrammi di flusso di comunicazione come parte delle loro procedure di richiamo scritte.

In che modo tracciabilità e richiamo si adattano al sistema SQF più ampio

La tracciabilità e la prontezza del richiamo non esistono in modo isolato: si collegano a ogni aspetto del sistema SQF:

• Approvazione del fornitore: Non è possibile risalire in modo efficace senza registrazioni accurate dei fornitori
• Controllo degli allergeni: I problemi di etichettatura errata spesso portano a richiami; la tracciabilità aiuta a individuare rapidamente il prodotto interessato
• Verifica etichetta: Si lega direttamente alla prevenzione del richiamo e alla sicurezza dei consumatori
• Programmi di formazione: I dipendenti devono sapere come riconoscere i codici di tracciabilità e seguire i protocolli di richiamo
• Gestione inventario: Gli strumenti di monitoraggio in tempo reale sono essenziali per effettuare richiami e stime di recupero efficienti

Suggerimento professionale: Durante un audit, non è sufficiente disporre di procedure: dovrai mostrare prove di test di tracciabilità, risultati di richiamo simulati e azioni di miglioramento continuo.

Cosa cercano i revisori nei sistemi di tracciabilità

I revisori SQF valuteranno:

• La tua capacità di risalire agli ingredienti e all’imballaggio alla loro fonte
• La velocità con cui è possibile identificare e isolare il prodotto interessato
• Documenti che mostrano quando sono stati condotti i test di tracciabilità e quali risultati sono stati documentati
• Se la tracciabilità è digitalizzata o dipende da sistemi manuali soggetti a errori
• Prova che tutti i reparti coinvolti nei richiami (QA, produzione, logistica, servizio clienti) sono formati e preparati

I richiami finti devono essere:

• Condotto almeno una volta all’anno (molte strutture lo fanno trimestralmente)
• Tempo monitorato e misurato rispetto agli obiettivi di recupero (ad es. 98%+ recupero entro 2-4 ore)
• Rivisto con la leadership per valutare le lacune sistemiche
• Documentato con piani d’azione per eventuali carenze identificate

Suggerimento pratico: Utilizzare simulazioni di richiamo per testare la velocità di tracciamento del fornitore, non solo il ripristino interno. Ciò rafforza la responsabilità dei fornitori ed espone tempestivamente le lacune.

Insidie comuni e come evitarle

Le strutture spesso affrontano non conformità a causa di:

• Tracciamento incompleto dei lotti o scarso collegamento record tra produzione e distribuzione
• Procedure di richiamo obsolete o eccessivamente complesse che non sono comprese tra i reparti
• Mancanza di coinvolgimento interdipartimentale nei richiami simulati
• Documentazione mancante degli esiti della sperimentazione, delle tempistiche o dei miglioramenti correttivi
• Affidarsi troppo a un singolo individuo per gestire l’intera risposta al richiamo

Soluzioni:

• Implementare raccoglitori centralizzati di richiami (fisici o digitali) con contatti critici, guide alla codifica dei lotti e alberi di escalation
• Assegnare annualmente i coordinatori del richiamo di riserva e il personale di formazione trasversale
• Condurre revisioni post-mock-recall con obiettivi misurabili e debriefing dipartimentali

L’approccio di Registrar Corp al rafforzamento della preparazione al richiamo

Attraverso la formazione SQF e preparazione al richiamo di Registrar Corp, aiutiamo le strutture a:

• Costruire sistemi di tracciabilità che soddisfino le aspettative di SQF, FSMA e dei clienti
• Creare playbook realistici di richiamo simulato con una formazione basata sullo scenario
• Implementare tecnologie e flussi di lavoro che velocizzano l’accesso ai dati
• Preparare il personale di tutti i reparti per il loro ruolo in uno scenario reale

Il nostro approccio enfatizza la resilienza operativa, non solo la documentazione, in modo che la tua struttura possa proteggere i consumatori, mantenere i contratti e stare al passo con i requisiti di conformità.

Il ROI reale di essere pronti per il richiamo

Essere preparati non significa solo superare gli audit, ma anche:

• Proteggere i consumatori
• Evitare azioni normative
• Preservare i contratti con i principali acquirenti
• Limitare le ricadute finanziarie e reputazionali
• Migliorare la trasparenza dei fornitori e la responsabilità interna

Si prevede che le strutture certificate SQF dimostrino un sistema proattivo, testato e resiliente. Quando si verifica l’imprevisto, la tua capacità di rispondere definisce più della tua conformità: definisce la tua credibilità.