La registrazione dell’istituzione farmaceutica è un obbligo fondamentale per le aziende farmaceutiche che cercano di produrre, distribuire o importare prodotti farmaceutici negli Stati Uniti. Lungi dall’essere un semplice passo amministrativo, questo processo costituisce una componente critica del sistema della FDA per garantire la sicurezza, la trasparenza e l’integrità della catena di approvvigionamento dei farmaci della nazione. Che tu sia un produttore nazionale o un fornitore straniero, capire come funzionano la registrazione dello stabilimento e l’elenco dei farmaci, insieme agli obblighi di conformità come i numeri FEI e le presentazioni SPL, è essenziale per il funzionamento legale e l’accesso al mercato a lungo termine.

In questo articolo, esploriamo i requisiti chiave, i processi tecnici e le implicazioni strategiche della registrazione di stabilimento di farmaci ai sensi del CFR 21 Parte 207.

Comprensione della registrazione dell’istituzione di farmaci

La registrazione della struttura farmaceutica è il processo mediante il quale le aziende notificano alla Food and Drug Administration (FDA) statunitense le sedi fisiche (stabilimenti) in cui i farmaci sono fabbricati, preparati, propagati, trasformati o importati per la distribuzione commerciale negli Stati Uniti.

Questo requisito è basato sul Federal Food, Drug, and Cosmetic Act (FD & C Act) e codificato ai sensi del CFR 21 Parte 207. L’obiettivo è quello di creare un sistema centralizzato e trasparente per la FDA per monitorare e regolare le strutture responsabili della produzione o della gestione dei prodotti farmaceutici distribuiti all’interno del mercato statunitense.

A ogni stabilimento registrato viene assegnato un numero FEI ( Facility Establishment Identifier), che la FDA utilizza per condurre ispezioni, tracciare richiami e facilitare le decisioni di importazione. Ad esempio, un’azienda che non riesce a registrarsi potrebbe affrontare un rifiuto di importazione, come si vede in numerose lettere di avvertimento della FDA pubblicate ogni anno.

Chi deve registrarsi presso la FDA?

Qualsiasi entità, straniera o nazionale, che si impegni in attività relative alla produzione o alla manipolazione di farmaci deve registrarsi presso la FDA. Ciò include:

• Produttori di farmaci (ingredienti farmaceutici attivi e prodotti finiti)
• Reimballatori e rietichettatura
• Laboratori di test e sterilizzazione a contratto
• Salvatori
• Importatori di droghe umane

Gli stabilimenti stranieri sono soggetti agli stessi requisiti, ma devono anche designare un agente statunitense. L’Agente statunitense funge da punto di contatto per la FDA ed è responsabile di facilitare la comunicazione, coordinare le ispezioni e garantire che l’azienda risponda prontamente alle richieste normative.

Nota: I composti farmaceutici sono regolamentati in base a disposizioni diverse (ad es., Sezione 503A e 503B della legge FD&C) e non sono soggetti agli stessi requisiti di registrazione ai sensi della 21 CFR Parte 207.

Perché la registrazione è importante

Oltre alla conformità, la registrazione dello stabilimento funge da base per altre funzioni normative:

• Monitoraggio delle origini dei farmaci e delle catene di approvvigionamento
• Dare priorità alle ispezioni in base al rischio
• Abilitare le decisioni di importazione e le azioni di esecuzione
• Migliorare l’accesso del pubblico alle informazioni sui farmaci

La mancata registrazione di uno stabilimento o di un elenco di prodotti farmaceutici associati può comportare azioni esecutive, tra cui rifiuti di importazione, lettere di avvertimento e, nei casi più gravi, sequestri di prodotti. Ad esempio, l’avviso di importazione 66-40 della FDA ha elencato più aziende per il mancato rispetto delle normative di registrazione e di quotazione.

Quali informazioni devono essere fornite durante la registrazione?

La registrazione viene effettuata elettronicamente attraverso il sistema elettronico di registrazione e quotazione dei farmaci (eDRLS) della FDA, che utilizza i file formattati con l’etichettatura strutturata dei prodotti (SPL).

Dati di registrazione principali:

• Nome legale e numero D-U-N-S (Data Universal Numbering System) dello stabilimento
• Tipo(i) di attività (ad es. produttore, riconfezionatore)
• Recapiti del funzionario responsabile
• Dettagli agente e importatore USA (per aziende straniere)
• Un elenco di tutti i prodotti farmaceutici fabbricati o trattati presso il centro

Queste informazioni devono essere accurate, aggiornate e inviate tramite l’Electronic Submission Gateway (ESG) della FDA o più comunemente tramite FDA Direct, che include la propria funzione di convalida integrata. I file SPL devono essere preparati utilizzando strumenti di authoring SPL convalidati. Tuttavia, strumenti come LORENZ docuBridge o eSUBmanager di Extedo, che sono sistemi basati su eCTD, non vengono utilizzati per la registrazione e l’inserimento in elenco.

Che cos’è un numero FEI e perché è importante?

L’identificativo di stabilimento (FEI) è un identificativo univoco, specifico per il centro, assegnato dalla FDA. Si differenzia da altri identificatori come un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) o DUNS, ed è utilizzato internamente dalla FDA per:

• Tenere traccia delle ispezioni e delle cronologie di conformità
• Coordinare le azioni di esecuzione
• Sostenere gli sforzi di sorveglianza e richiamo post-commercializzazione

A differenza dell’EIN, il FEI non è emesso dall’IRS ed è esclusivamente a fini normativi. Le aziende possono richiedere il loro FEI alla FDA o cercarlo utilizzando strumenti FDA pubblicamente disponibili se già assegnati.

Requisiti per l’elenco dei prodotti farmaceutici

Oltre a registrare la struttura, le aziende devono elencare ogni prodotto farmaceutico fabbricato, riconfezionato, rietichettato o importato nel commercio statunitense.

Prodotti che devono essere elencati:

• Farmaci su prescrizione (Rx)
• Farmaci da banco (OTC)
• Prodotti omeopatici (in conformità con il CPG 400.400 della FDA)
• Farmaci che non richiedono un NDA/ANDA se coperti da una monografia
• Farmaci incompleti destinati all’ulteriore trattamento

Ogni prodotto è identificato con un National Drug Code (NDC), che segue una struttura a tre segmenti:

• Codice etichettatrice: Identifica l’azienda (assegnata dalla FDA)
• Codice prodotto: Specifica la formulazione, la forza e la forma di dosaggio
• Codice pacco: Identifica le dimensioni e il tipo del pacco

Questi identificatori vengono utilizzati in tutta la catena di fornitura sanitaria per la tracciabilità, la fatturazione e la verifica. Gli NDC sono richiesti sull’etichettatura dei farmaci su prescrizione, ma sebbene siano raccomandati dalla FDA per altri tipi di prodotti farmaceutici, non sono obbligatori su tutte le etichette.

Tempistiche e responsabilità in corso

La registrazione dell’istituzione e l’elenco dei farmaci non sono eventi una tantum. I registranti devono:

• Rinnovare le registrazioni delle strutture ogni anno tra il 1° ottobre e il 31 dicembre
• Aggiornare gli elenchi dei farmaci ogni volta che si verifica una modifica (ad es. formulazione, etichettatura, interruzione)
• Rispondere tempestivamente alle richieste della FDA o ai risultati delle ispezioni

Il mancato mantenimento di registrazioni accurate e aggiornate può comportare la disattivazione dal registro della FDA, il rifiuto delle importazioni o azioni di esecuzione più gravi.

Accesso pubblico alle informazioni di registrazione e inserzione

La FDA rende disponibili al pubblico i dati relativi all’istituzione e all’elenco dei farmaci attraverso database ricercabili:

• Database di registrazione dell’istituzione di farmaci
• Elenco nazionale dei codici farmacologici

Questi database sono utilizzati non solo dalle autorità di regolamentazione, ma anche da operatori sanitari, grossisti e persino consumatori per verificare la legittimità e l’origine del prodotto.

Insidie comuni e come evitarle

Molte aziende, in particolare aziende straniere o start-up, incontrano problemi di conformità a causa di:

• Invio di file SPL incompleti o imprecisi
• Fraintendere la differenza tra FEI, DUNS ed EIN
• Mancata nomina di un agente statunitense affidabile
• Elenco dei prodotti senza etichette corrispondenti o segmenti NDC mancanti

Coinvolgere professionisti esperti in materia di regolamentazione può aiutare a evitare costosi ritardi e rischi di applicazione.

Valore strategico oltre la conformità

Mentre la registrazione della struttura farmaceutica è un requisito legale, serve anche a scopi strategici:

• Interazioni FDA semplificate durante le ispezioni e le attività di pre-approvazione
• credibilità del mercato per partner e acquirenti
• Accesso facilitato alle organizzazioni di acquisto di gruppo (GPO) e alle reti della catena di fornitura
• Riduzione del rischio di detenzioni e detenzioni all’importazione

Mantenere un profilo normativo pulito, inclusi elenchi aggiornati di stabilimenti e prodotti, segnala la maturità operativa e la prontezza normativa a regolatori, distributori e partner commerciali.

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