Verständnis der Rolle von Audits im SQF-Zertifizierungsprozess

Audits sind die Grundlage der SQF-Zertifizierung. Es ist der formale Mechanismus, der verwendet wird, um zu bewerten, ob die Lebensmittelsicherheits- und Qualitätssysteme einer Einrichtung nicht nur dokumentiert, sondern auch effektiv implementiert, gewartet und kontinuierlich verbessert werden.

Während die Dokumentation die Grundlage bildet und die Implementierung die Struktur aufbaut, validiert die Prüfung die Integrität dieser Struktur. Ohne ein erfolgreiches Audit kann die Zertifizierung nicht erreicht werden. Aber über das Zertifikat hinaus ist der Auditprozess ein leistungsstarkes Tool für betriebliche Einblicke, Risikoidentifikation und Leistungsverbesserung.

Arten von SQF-Audits

Während des gesamten Lebenszyklus der SQF-Zertifizierung werden die Einrichtungen auf verschiedene Arten von Audits treffen. Das Verständnis ihrer Unterschiede – und ihres Werts – ist der Schlüssel zur Vorbereitung.

1. Desk Audit (Überprüfung von Dokumenten)

Vor dem Vor-Ort-Teil Ihres anfänglichen Zertifizierungsaudits wird der zugewiesene SQF-Auditor Ihre Dokumentation zum Lebensmittelsicherheits- und Qualitätsmanagementsystem überprüfen. Dazu gehören:

• HACCP-Pläne
• Richtlinien zur Lebensmittelsicherheit
• Voraussetzungen (PRPs)
• Verfahren und SOPs
• Aufzeichnungssysteme
• Organigramme und Schulungsunterlagen

Ziel ist es, zu überprüfen, ob Ihre Dokumentation mit dem geltenden SQF-Code übereinstimmt und alle erforderlichen Elemente abdeckt. Sollte das Desk-Audit erhebliche Lücken aufdecken, kann das Vor-Ort-Audit im Umfang verschoben oder herabgestuft werden.

2. Audit der Einrichtung (Bewertung vor Ort)

Dies ist der Kern des Zertifizierungsprozesses. Der Auditor wird Ihren Standort physisch besichtigen, den Betrieb beobachten und das Personal befragen, um zu bestätigen, dass Ihre dokumentierten Verfahren konsequent befolgt werden. Zu den wichtigsten Schwerpunkten gehören:

• CCP-Monitoring und Korrekturmaßnahmen
• Hygiene- und Hygienepraktiken
• Allergen-Kontrolle
• Rückverfolgbarkeit und Rückrufbereitschaft
• Lebensmittelverteidigung und Standortsicherheit
• Personalpraktiken und GMP-Einhaltung
• Zustand der Ausrüstung und vorbeugende Wartung

Auditoren werden nach objektiven Nachweisen für die Implementierung suchen: abgeschlossene Aufzeichnungen, konsistente Ausführung und teamweites Verständnis. Sie können Trace-Übungen anfordern, Echtzeitprozesse beobachten und Ihr Lebensmittelsicherheitsteam mit situationsbezogenen Fragen herausfordern.

3. Unangekündigte Audits

Nach der Zertifizierung kann Ihre Einrichtung für ein unangekündigtes Audit ausgewählt werden, normalerweise innerhalb eines Dreijahreszyklus. Dies sind vollständige Audits, die ohne vorherige Planung durchgeführt werden und dazu dienen, den täglichen Zustand Ihres Lebensmittelsicherheitssystems zu bewerten.

Die Vorbereitung auf unangekündigte Audits hängt von der Systemreife ab – Verfahren müssen in Ihren Betrieb eingebettet werden, nicht nur für jährliche Inspektionen.

4. Überwachungsaudits und Rezertifizierungsaudits

Bei Zertifizierungen an mehreren Standorten oder übergeordneten Risikokategorien können Überwachungsaudits während des Zyklus durchgeführt werden, um eine kontinuierliche Compliance zu gewährleisten. Rezertifizierungsprüfungen werden jährlich durchgeführt, um den Zertifizierungsstatus zu erneuern.

Diese Audits spiegeln die Struktur Ihres ursprünglichen Zertifizierungsaudits wider, konzentrieren sich jedoch stark auf die Verbesserung seit dem vorherigen Audit, Änderungen im Betrieb und den Abschluss vergangener Nichtkonformitäten.

Häufige Auditergebnisse – und wie man sie vermeidet

Erfahrene SQF-Auditoren melden häufig wiederkehrende Probleme in allen Einrichtungen. Wenn Sie diese verstehen, kann Ihr Team sie proaktiv vermeiden:

• Unvollständige oder veraltete Dokumentation: Verfahren, bei denen der Revisionsverlauf fehlt oder die nicht den tatsächlichen Betrieb widerspiegeln
• Schulungsdatensätze stimmen nicht mit den Rollen der Mitarbeiter überein: Mitarbeiter, die CCP-Aufgaben ohne dokumentierte Schulung ausführen
• Fehlende Verifizierungsdatensätze: Interne Audits, Hygieneprüfungen oder Lieferantenprüfungen nicht abgeschlossen oder eingereicht
• Inkonsistente Implementierung über Schichten hinweg: Eine Schicht hält sich streng an SOPs, während eine andere abweicht
• Fehlende Dokumentation der Korrekturmaßnahmen: Identifizierte, aber nicht dokumentierte, untersuchte oder gelöste Probleme

Proaktive interne Audits, die Überprüfung von Aufzeichnungen in Echtzeit und eine starke Kultur der Lebensmittelsicherheit sind der Schlüssel zur Vermeidung dieser Probleme.

Was Auditoren suchen

Auditoren suchen nicht nur nach einem polierten Bindemittel, sondern auch nach Beweisen für:

• Engagement der Geschäftsleitung
• Echtzeit-Einhaltung dokumentierter Systeme
• Eine Belegschaft, die ihre Verantwortung für Lebensmittelsicherheit versteht und besitzt
• Kontinuierliche Verbesserungspraktiken und Selbstidentifizierung von Problemen
• Aufzeichnungen, die Compliance-Ansprüche unterstützen, mit Rückverfolgbarkeit und Konsistenz

Kurz gesagt: Auditoren möchten sehen, dass Ihr SQF-System lebendig ist – nicht nur während der Auditwoche.

Wie Registrar Corp die Audit-Bereitschaft unterstützt

Registrar Corp bietet maßgeschneiderte Dienstleistungen an, um Einrichtungen bei der Vorbereitung auf Audits mit Zuversicht zu unterstützen:

• Scheinaudits, die reale SQF-Audits simulieren
• Dokumentationsprüfung und Lückenanalyse
• Vorbereitung des Vorstellungsgesprächs für das Personal für Lebensmittelsicherheit und Vorgesetzte
• Coaching von Korrekturmaßnahmen
• Unterstützung nach dem Audit, um Erkenntnisse zu beheben und Nichtkonformitäten schnell zu schließen

Unsere Spezialisten für Lebensmittelsicherheit verstehen, wie Sie die Lücke zwischen Ihren Richtlinien und Ihrer Ausführung schließen und diese während eines Audits effektiv darstellen können.

Letztes Takeaway: Bei der Prüfung geht es um mehr als nur die Compliance

Obwohl Audits für die Zertifizierung erforderlich sind, sind sie auch eine Gelegenheit. Ein effektiver SQF-Auditprozess zeigt Lücken auf, von denen Sie nicht wussten, dass sie existieren, stärkt die Verantwortlichkeit und bringt Klarheit in Ihr Lebensmittelsicherheitssystem.

Durch die Annäherung an Auditing als kollaborativer, lernorientierter Prozess – nicht nur als regulatorische Hürde – sind die Einrichtungen besser positioniert, um Systeme aufzubauen, die anhalten.